Нужно ли удерживать НДФЛ, если нет части подтверждающих первичных документов (ст. ст. 209, 226 НК РФ)?

В соответствии со ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды.

В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным работником в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Данное правило установлено в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Налоговый кодекс РФ не дает разъяснений, должен ли работодатель удержать НДФЛ с подотчетных сумм, если работник не представил часть подтверждающих первичных документов.

Официальной позиции нет.

Есть судебные акты, в которых указывается, что непредставление части первичных документов о расходовании подотчетных средств еще не подтверждает факт получения дохода сотрудником. Есть работа автора, содержащая аналогичный вывод.

Подробнее см. документы

Постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 по делу N А40-125078/09-126-900

По мнению налогового органа, подотчетные средства являются доходом работника, поскольку у организации частично отсутствуют документы, подтверждающие приобретение товаров (работ, услуг) или возврат неизрасходованных сумм в кассу. Суд отклонил довод инспекции, указав, что данные денежные средства не являются доходом работника, поскольку не переходят в его собственность. Следовательно, доначисление НДФЛ неправомерно.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Центрального округа от 27.11.2009 по делу N А36-681/2009

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.02.2012 по делу N А82-3116/2011

По мнению инспекции, при отсутствии оправдательных документов суммы неподтвержденных расходов по авансовым отчетам являются доходом физических лиц и облагаются НДФЛ. Суд установил, что работодатель принял и утвердил авансовые отчеты, подтверждающие расходование подотчетных сумм. На этом основании суд сделал вывод о том, что квалифицировать подотчетные суммы как доход физических лиц нельзя.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.01.2009 по делу N А05-6350/2008

Суд установил, что расходование подотчетных сумм в производственных целях подтверждено авансовыми отчетами и чеками ККМ. Отсутствие иных первичных документов не свидетельствует о получении дохода работниками.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2008 по делу N А56-4753/2007

Суд отклонил довод налогового органа о том, что организация неправомерно не удержала НДФЛ с сумм, выданных работнику под отчет и списанных по авансовым отчетам, при наличии накладной и копии приходно-кассового ордера. Суд указал, что данные денежные средства не являются доходом сотрудника, поскольку использовались в интересах компании.

Постановление ФАС Поволжского округа от 03.07.2008 по делу N А65-23485/2007

Суд указал, что факт непредставления части первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, не свидетельствует о получении дохода в виде указанных средств физическим лицом и не изменяет основания выдачи денег.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Поволжского округа от 22.03.2006 по делу N А55-13741/05

Консультация эксперта, 2012

Автор указал, что денежные средства, выдаваемые работнику под отчет, не переходят в его собственность, а становятся задолженностью перед работодателем. Если работник не приложил к авансовому отчету проездные документы, однако фактически совершил поездки, подотчетные средства не являются его доходом. Такие суммы не облагаются НДФЛ.