Microsoft Access

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. Основные функции:

1. Определение данных (Data definition), т.е. определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой.

2. Обработка данных (Data manipulation), включающаяпоиск, фильтрацию, сортировку, вычисление: обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией.

3. Управление данными (Data control), т.е. указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных - текст, числовые данные, даты. время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В Access база данных включает все объекты, связанные с хранением данных, в том числе и те, которые определены для автоматизации работы с ними, что отличает Access от других СУБД, в которых термин "база данных" относится обычно только к файлам, где хранятся данные. Назначение основных объектов:

Таблица - объект, используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Для каждой таблицы могут быть определены: первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов в целях увеличения скорости доступа к данным.

Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для формирования запроса можно использовать: или QBE (запрос по образцу), или инструкции SQL (структурированный язык запросов). С помощью запросов можно осуществлять выбор, обновление, удаление или добавление данных; кроме того, можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих.

Форма - объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или для управления работой приложения. С помощью форм могут быть реализованы требования пользователей к представлению данных из запросов или таблиц. Формы могут быть распечатаны.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и, кроме того, при необходимости включить в документ другого приложения.

Макрос - структурированное описание одного или нескольких действий, которые выполняются в ответ на определенное событие, т.е. на любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. Возможно даже из одного макроса запустить другой.

Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаруживать ошибки, которые нельзя найти при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно привязаны к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Access имеет мощное средство - набор "Мастеров по разработке объектов". Его можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, что значительно облегчает работу пользователя.

Задание 1. Создание базы данных.

1. Для создания новой базы данных:

- загрузить Access, в появившемся окне выбрать пункт Новая база данных;

- в окне «Файл новой базы данных» задать имя базы Преподаватели;

- щелкнуть по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

- в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем щелкнуть по кнопке <Создать>;

- в окне «Новая таблица» выбрать пункт Конструктор и щелкнуть по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

- ввести в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

- в строке столбца «Тип данных» щелкнуть по кнопке списка и выбрать тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставить такими, как предлагает Access.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соот­ветствии с таблицей выполнить действия, аналогичные указанным выше.

4. Сохраните таблицу.

Задание 2.

Заполните таблицу в соответствии с таблицей.

Задание 3. Ввод и просмотр данных с помощью форм.