Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать неотразимый комплимент Как противостоять манипуляциям мужчин? Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?

Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Виды и классификация документов





Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций.

Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям.

С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы.

Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию.

Делопроизводство принято разделять на общее (административное), систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.)

Однако, при всем многообразии документов, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие группы документов:

 

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. Информационно-справочные - документы общего информационного характера (акты, служебные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и т.п.)

2. Организационно-регламентирующие – устав, штатное расписание, положение, должностная инструкция и т.д.

3. Распорядительные – приказы, решения, указания, распоряжения, протоколы.

4. Документация по личному составу – заявления, приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, трудовые контракты, трудовые книжки.

 

5. Планово-отчетные документы – различные виды планов, отчетов, анализы, обзоры.



6. Нормативные документы государственных органов – документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, экология и т.д.)

7. Коммерческие документы – относящиеся к предпринимательской деятельности.

8. Финансово-бухгалтерские документы – сметы, годовые отчеты, и т.д.

9. Банковские документы – связанные с работой банков.

 

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя организации или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

 

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

 

Документы классифицируются по следующим признакам:

1.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют­ся на:

· письменные (рукописные и печатные);

· технические- это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Ос­новная часть технических документов выполняется графическими приема­ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

· фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

· кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной

аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

· фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых пере­дано фотографическим способом;

· аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

· черновик(предварительная редакция документа);

· беловик (чистовик);

· подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

· копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизи­ты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

· отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

· дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори­гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

· выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

· автограф - документ, написанный рукой автора.

5. По срокам хранения:

· документы постоянного (бессрочного) хранения,представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.

· документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - лич­ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;



· документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет).

 

6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден­циально и др.).

7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), под­ложные.

8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению:

· именные, или личные (удостоверяющие личность);

· служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по

личному составу).

12. По срокам изготовления: срочные, несрочные.

13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

15. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (де­лятся на входящие и исходящие).

 








Date: 2015-09-24; view: 1127; Нарушение авторских прав

mydocx.ru - 2015-2018 year. (0.009 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию