Информационное обеспечение предприятия

Виды и классификация документов.

Особенности управленческой документации.

Конфиденциальная информация.

Международные стандарты по делопроизводству.

Информационное обеспечение предприятия.

Делопроизводство координирует все этапы деятельности предприятия – от проектирования до практической реализации управленческого решения. Делопроизводство определяется как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Одной из важных частей управленческого труда является информация, которая дает совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды.

Любая информация должна быть, по-возможности, цельной, точной, краткой, но с достаточной степенью полноты, достоверной, удобной к восприятию и оценке, с высокой степенью анализа, надежной и, главное, своевременной. Это необходимо для выработки и принятия правильного решения. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.е. такой чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Одним из видов информационного обеспечения управления является документация.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

1. Прием входящих документов;

2. Предварительное рассмотрение (секретарем);

3. Регистрация документов;

4. Рассмотрение документов руководством;

5. Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;

6. Контроль за исполнением документов;

7. Формирование документов в дела;

8. Использование документов в информационно-справочной работе;

9. Определение сроков хранения документов:

9.1. передача в архив,

9.2. дальнейшее использование,

9.3. уничтожение документов.

Степень совершенства работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.