Джон Раскин

5.1. Головне завдання й складові виробничого плану

Інвесторів цікавлять не тільки ринкові, а і виробничі аспекти нового бізнесу. Водночас, виробничий план відіграє дуже важливу роль, полегшуючи у майбутньому управління фірмою. Виробничий план ґрунтується на маркетингових прогнозах обсягів продажу продукції. Кожен вид продукції має відповідати певним стандартам, вимогам щодо організації виробництва, матеріальних витрат, запасів тощо. Інформація виробничого плану надалі використовується для підготовки виробничих графіків, складання кошторису, планування доходів і грошових потоків. Використання різних виробничих систем, зміни в забезпеченні товарно-матеріальними запасами впливають на ефективність операцій і можливості управління грошовими потоками. Отже, у бізнес-плані має міститися детальний план виробничої діяльності. Це дає змогу розв’язати багато проблем фірми ще заздалегідь, на папері, раніше, ніж підприємець перейде до практичних дій.

Основне завдання виробничого плану – цедовести, що фірма:

─ спроможна організувати виробництво;

─ здатна виготовляти необхідну кількість товарів відповідної якості;

─ може придбати необхідні ресурси.

Отже, виробничий план має відповісти на такі запитання:

─ Які операції будуть застосовуватись при виготовленні продукції (наданні послуг)?

─ Які матеріально-технічні ресурси потрібні для виготовлення продукції (надання послуг)?

─ Які зовнішні фактори впливатимуть (або можуть вплинути) на виробничий процес?

Виробничий план слід розпочати зі стислої характеристики виробничого процесу, тобто з опису основних виробничих операцій.

Характеристика технологічного процесу виготовлення продукції визначає:

─ які машини, обладнання та інструменти необхідні у виробничому процесі;

─ яка сировина, матеріали і комплектуючі вироби будуть використовуватися для виготовлення продукції;

─ робітників яких професій і кваліфікацій необхідно найняти;

─ необхідні приміщення;

─ які роботи будуть виконуватися фірмою самостійно, а які – на договірній основі.

У виробничому плані необхідно також вказати і на зовнішні фактори, які впливатимуть на виробничий процес.

У складі виробничого плану виділяють такі блоки (підрозділи):

1) основні виробничі операції;

2) машини та устаткування;

3) сировина, матеріали і комплектуючі вироби;

4) виробничі та невиробничі приміщення;

5) зовнішні фактори.

Обсяг і ґрунтовність виробничого плану залежать від сфери та масштабів бізнесу. Зрозуміло, що цей розділ бізнес-плану буде найдокладнішим для виробничого підприємства. Більше того, в окремих випадках саме виробничий процес (особливості технологій, унікальність обладнання тощо) може бути одним із найпривабливіших факторів для зовнішніх інвесторів. Навпаки, фірми, які займаються оптовою або роздрібною торгівлею, можуть взагалі обійтися без цього розділу.

При підготовці виробничого плану треба пам’ятати, що зайві технічні подробиці ускладнюють розуміння змісту бізнес-плану, і тому потрібно представляти тільки важливу інформацію.

5.2. Зміст виробничого плану

Розробка виробничого плану починається зі складання переліку основних виробничих операцій та інших робочих процесів, послідовне виконання яких і забезпечує випуск продукту. У підрозділі “Основні виробничі операції” рекомендується навести схему виробничих потоків, яка інформує про:

1) джерела постачання сировини, матеріалів, комплектуючих виробів;

2) послідовність переробки сировини на готову продукцію;

3) напрями збуту продукції.

Часто підприємці для зменшення стартової потреби в капіталі передають виконання окремих технологічних операцій іншим організаціям.

У такому разі в підрозділі “Основні виробничі операції” необхідно:

─ надати пояснення того, які роботи будуть виконуватися самою фірмою, а які - на стороні (субпідрядниками);

─ стисло охарактеризувати кожного субпідрядника (місцезнаходження, причини їх вибору, витрати на їх залучення);

─ додати копії укладених контрактів або протоколів про наміри.

У підрозділі “Машини та устаткування” подають:

─ перелік машин та устаткування, необхідних для виробничого процесу;

─ розрахунки витрат на придбання (оренду) машин та устаткування;

─ інформацію про строки експлуатації та амортизацію.

Підрозділ “Машини та устаткування” рекомендується доповнювати відомостями про основні техніко-експлуатаційні параметри устаткування. Інформацію про машини та устаткування виробничого процесу зручно надати у вигляді таблиці (табл. 5.1).

Таблиця 5.1. Машини та устаткування

У підрозділі “Сировина, матеріали та комплектуючі вироби” необхідно:

─ навести перелік усіх видів сировини, матеріалів та комплектуючих виробів, які будуть використовуватися у виробничому процесі;

─ вказати постачальників;

─ закупівельні ціни (за одиницю);

─ дати пояснення щодо фінансових та інших умов поставок, місцезнаходження постачальників;

─ визначити необхідні обсяги запасів, умови їх зберігання.

Відомості про сировину, матеріали та комплектуючі вироби можна також звести в таблицю (табл. 5.2). Питання про необхідні запаси матеріальних ресурсів, умови їх зберіган­ня розглядаються окремо.

Таблиця 5.2. Сировина, матеріали та комплектуючі вироби

Підрозділ плану “Виробничі та невиробничі приміщення” містить інформацію про потреби фірми у виробничих і невиробничих при­міщеннях. У цьому розділі треба описати приміщення: їх розміри, місцезнаходження, наявність майданчиків для вантажно-розвантажувальних робіт, забезпечення транспортними комунікаціями тощо.

Додатково у виробничому плані можна охарактеризувати:

1) принципи контролю виробничих процесів, мате­ріально-технічних запасів, запасів готової продукції, якості продукції. При цьому слід указати, які процедури контролю якості продукції буде використовувати фірма, на які стандарти (інші вимоги) вона буде орієнтуватися;

2) вплив зростання випуску продукції на виробничі операції – можливість розширення виробництва у найближчий час; купівля додаткового устаткування; отримання додаткового фінансування.

Наприкінці виробничого плану слід окреслити вплив зовнішніх факторів на виробничу діяльність фірми. Це пов’язано з тим, що фірма неспроможна повністю контролювати зовнішні фак­тори.

До основних зовнішніх факторів, що впливають на виробничу діяльність фірми, належать:

ü зростання вартості виробничих ресурсів (наприклад, ціна на матеріальні ресурси може змінюватися з ініціативи постачальників, під впливом економічної або політичної нестабільності тощо);

ü імовірність появи нових технологій виробництва даної продукції;

ü юридичні обмеження.

Останнє є досить впливовим фактором, тому що існує багато міжнародних, загальнодержавних і місцевих нормативних актів, які безпосередньо стосуються виробничих процесів (санітарні норми, нормативи органів охорони довкілля, вимоги до утилізації відходів виробництва і безпеки праці тощо).

Розглядаючи вплив зовнішніх факторів на виробничу діяльність фірми, треба стисло сформулювати:

─ характер і джерела такого впливу;

─ можливі позитивні й негативні наслідки такого впливу;

─ способи подолання негативних наслідків.

Перелік контрольних запитань до розділу “Виробничий план” наведено в таблиці 5.3.

Таблиця 5.3. Контрольні запитання до розділу “Виробничий план”

ü Які виробничі операції будуть застосовуватися фірмою при виготовленні продукції?

ü У якій послідовності здійснюватимуться виробничі операції?

ü Відповідність технології виробництва сучасним вимогам?

ü Передбачається виробнича кооперація з іншими фірмами? З якими саме і на яких умовах?

ü Які машини, обладнання та інструменти необхідні для виробництва?

ü Скільки коштуватиме їх придбання або оренда? Якими будуть амортизаційні відрахування?

ü Які види сировини, матеріалів і комплектуючих виробів потрібні для виробництва продукції?

ü Які запаси матеріально-сировинних ресурсів необхідні для безперервного здійснення виробничого процесу? Чи потребують вони особливих умов зберігання?

ü Які виробничі та невиробничі приміщення необхідні?

ü Як здійснюватиметься контроль критичних факторів виробничого процесу? Контроль якості? Контроль дисципліни поставок? Як буде забезпечено дотримання санітарних вимог?

ü Як виробничий процес залежатиме від постачальників сировини?

ü Чи існують обмеження щодо придбання (оренди) приміщень, машин та устаткування, постачання сировини та матеріалів?

5.3. Цілі та структура організаційного плану

Успіх бізнесу багато в чому залежать від ділових навичок і професіоналізму персоналу фірми. Досвідчені керівники і кваліфіковані виконавці можуть вивести підприємство з кризи, а безпорадні, нав­паки, здатні зіпсувати найліпше діло. Тому організаційний план, де розглядаються кадрові питання, займає особливе місце серед інших розділів бізнес-плану.

Розробляючи організаційний план, підприємець має на меті:

─ по-перше, переконати потенційних інвесторів і кредиторів у тому, що обрано оптимальну організаційно-правову форму бізнесу;

─ по-друге, охарактеризувати менеджерів, які гра­тимуть провідні ролі в процесах становлення та управління фірмою;

─ по-третє, довести здатність персоналу фірми реалізувати бізнес-план.

Розробку цього розділу бізнес-плану рекомендується починати з обґрунтування організаційної форми бізнесу, так як вона позначається на подальшій підприємницькій діяльності, визначає інші організаційно-правові аспекти бізнесу.

Далі в організаційному плані слід охарактеризувати потреби в трудових ресурсах, тобто визначити, які працівники (основні, допоміжні, спеціалісти) потрібні для справи.

Принципово важливо представити в організаційному плані відо­мості про власників та провідний управлінський персонал фірми. Загальну характеристику команди менеджерів варто доповнити інформацією про використання зовнішньої допомоги в управлінні бізнесом. Багато малих фірм залучають для виконання окремих функцій сторонні підприємства, і тому організаційний план треба доповнити описом консалтингових потреб.

Після того, як в організаційному плані будуть представлені власники, основні менеджери та зовнішні консультанти фірми, доцільно навести організаційну схему, яка показує зв’язки між підрозділами і розподіл повноважень.

Кінцевий розділ організаційного плану містить пояснення щодо кадрової політики та стратегії фірми. У ньому має пояснюватися, як буде здійснюватися добір та підготовка, оплата праці та стимулювання робітників.

Організаційний план складається з таких підрозділів:

─ організаційна форма бізнесу;

─ потреба в персоналі;

─ власники, менеджери і зовнішні консультанти фірми;

─ організаційна структура управління;

─ кадрова політика і стратегія.

5.4. Зміст організаційного плану

Розробка організаційного плану починається з обґрунтування форми організації бізнесу. На вибір форми організації бізнесу впливає багато різних факторів - від особливостей сфери бізнесу і до ділових якостей підприємця. Найважливішими факторами є такі:

1) відповідальність (як підприємець ставиться до ризику втрати особистого майна, захисту інтересів інших учасників бізнесу в разі невдачі);

2) податки;

3) фінансові потреби (співвідношення обсягів необхідного започаткування стартового капіталу з власними коштами підприємця);

4) можливості розширення бізнесу;

5) управлінські здібності підприємця (достатність знань, досвіду для управління бізнесом);

6) оперативність управління;

7) складність ліквідації фірми.

В організаційному плані необхідно:

─ вказати на основні причини вибору форми організації бізнесу;

─ наголосити на потенційних вигодах такого рішення;

─ охарактеризувати можливі зміни юридичного статусу фірми на перспективу.

Коли фірма створюється як господарське товариство, обов’яз­ково треба пояснити умови його заснування. Коли йдеться про акціонерне товариство, то необхідно навести інформацію про кількість і тип акцій, указати прізвища й адреси членів ради директорів. Копії юридичних документів подаються у додатках до тексту бізнес-плану.

Далі в організаційному плані треба охарактеризувати потребу в персоналі. Для цього всю роботу на фірмі слід розді­лити на складові: функції, види діяльності та завдання.

Це можна зробити за допомогою “дерева цілей” фірми: спочатку визначають загальні цілі, а потім їх конкретизують. Склавши повний перелік видів діяльності і завдань, можна визначити, скільки робітників, якого фаху і кваліфікації потрібно для їх виконання. На основі цієї інформації складають кваліфікаційні характеристики, посадові інструкції і штатний розклад.

Потребу фірми у персоналі можна представити у формі таблиці (див. табл. 5.4).

Таблиця 5.4. Потреба фірми в персоналі

Особливу увагу в організаційному плані слід звернути на характеристику власників бізнесу і керівників фірми. У підрозділі “ Власники бізнесу, команда менеджерів і зовнішні консультанти” треба визначити, кого саме слід охарактеризувати і як це зробити. До таких осіб належать:

1) підприємці - засновники бізнесу;

2) інвестори;

3) провідні менеджери (керівники відділів та ін.);

4) зовнішні консультанти, експерти.

Часто виникає питання, кого і чому бажано залучити до роботи. Для відповіді на це запитання складають матрицю управлінських здібностей (табл. 5.5), що дозволяє визначити функції управління, для виконання яких необхідно залучати зовнішніх консультантів.

Таблиця 5.5. Матриця управлінських здібностей

Надалі в організаційному плані потрібно з’ясувати, які відомості про керівників фірми бажано подати у бізнес-плані. Тут можливі варіанти:

1) іноді достатньо включити лише загальні відомості про рівень кваліфікації та професійні досягнення основних керівників;

2) в інших випадках на кожного з керівників необхідно підготувати коротку біографічну дові­дку і зазначити посадові їх обов’язки. У біографічній довідці слід особливо підкреслити кваліфікацію, досвід і виробничі досягнення кандидата. Ґрунтовні характеристики основних керівників і перелік посадових обов’язків, як правило, подаються в додатках. Те саме стосується й рекомендацій з попередніх місць роботи, переліку досягнень і нагород.

При складанні підрозділу “Власники бізнесу, менеджери і зовнішні консультанти”, слід мати на увазі, що потенційні інве­стори оцінюватимуть не стільки здібності ке­рівника, скільки збалансованість знань, кваліфікації та досвіду команди менеджерів фірми в цілому, їх сумісність для ефективної співпраці.

У цьому розділі бізнес-плану обов’язково треба надати орга­нізаційну схему управління, за допомогою можна зрозуміти підпорядкованість підрозділів фірми.

Опрацювання організаційної схеми управління фірмою охоплює чотири етапи.

Спочатку формується перелік основних функцій (вироб­ництво, маркетинг, фінанси, облік, управління персоналом тощо). За необхідності ці функції можна деталізувати.

На другому етапі складають перелік організаційних одиниць фірми (цехів, відділів, служб тощо).

На третьому етапі розробляють матрицю типу “функції - орга­нізаційні одиниці фірми”. Це означає побудову таблиці, де по вертикалі записано функції, а по горизонталі - організаційні одиниці фірми. Якщо організаційний підрозділ фірми виконує певну функцію - в таблиці роблять позначку.

У результаті кожну функцію буде “спроек­товано” на відповідний структурний підрозділ, що і відповідатиме за її реалізацію. При цьому необхідно дотримуватися таких правил:

─ усі визначені функції мають бути розподіле­ними (за окрему справу відповідає певна особа);

─ за виконання певної функції має відповідати лише один під­розділ (інакше виникатиме дублювання діяльності підрозділів);

─ у процесі деталізації функції (розподілу функції на під­функції) не слід забувати про діапазон контролю (одному керів­нику має бути підпорядковано не більше 5–6 підрозділів).

На четвертому етапі варто накреслити схему організаційної структури управління, на якій показати всі організаційні одиниці фірми, їх ієрархію і зв’язки. До креслення додається текст, що пояснює особливості організаційної побудови фірми.

У підрозділі “Організаційна структура управління” слід звернути увагу на таке:

1) організаційна схема узгоджується з положеннями попередніх розділів бізнес-плану. Так, в організаційній схемі мають знайти відображення рішення щодо структури служби збуту (маркетинговий план), технології виробництва й виробничих підрозділів (виробничий план);

2) організаційна схема має відбивати розподіл повноважень і обов’язків між власниками фірми і менеджерами. Вона має відповідати принципам системи управління фірмою, що зафіксовані в установчих документах.

Підрозділ організаційного плану “Кадрова політика і стратегія” має надати уявлення про філософію фірми з вирішення кадрових питань. У цьому розділі необхідно роз’яснити, як будуть вирішуватися проблеми добору, підготовки та оплати праці співробітників фірми. Зокрема, мають висвітлюватися питання:

─ строків комплектації штатів;

─ стандартів і процедур добору персоналу;

─ структури заробітної плати, пакета пільг, премій, участі в прибутках тощо.

Перелік контрольних запитань до розділу “Організаційний план” наведено у табл. 5.6.

Таблиця 5.6. Контрольні запитання до розділу “Організаційний план“”