Нормативно-правовая база работы архива

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра­тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави­тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное по­ложение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители струк­турных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов разли­чен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Таблица 13

Самым важным документом, определяющим деятельность ар­хива, является его Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Ус­тав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканс­кий, объединенный ведомственный), профиль архива (источни­ки комплектования, состав документов, принимаемых на хране­ние); задачи, функции, права и обязанности архива, организаци­онные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделение архива определяет за­дачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанно­сти, права и ответственность сотрудников архива. Они составля­ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­тителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­низации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­писываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­верждается соответствующим органом управления архивным де­лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

Планирование в архиве

Планирование - деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра­ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде­лений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та­ким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях — источниках комплектования.