Объекты и цели информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в ре­зультате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государствен­ного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

комплектование архива и экспертиза ценности документов;

создание и ведение информационно-поисковых архивных спра­вочников по всем документам архива в целях ускорения процес­сов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

комплектование, хранение и поиск документов на машиночи­таемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственно­го архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

учет документов архива и контроль за обеспечением сохранно­сти документов;

создание страхового фонда и фонда пользования документами;

информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, ис­следователей и граждан;

контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

контроль за внедрением автоматизированных систем делопро­изводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива).

Целями информатизации работы архива являются:

избавление труда архивиста от рутинных операций;

повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

повышение исполнительской дисциплины, скорости и точно­сти поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).