Проектирование электронных документов. Особенности, дополнительные возможности и проблемы

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню и списки выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Основные функции электронного документа: ввод информации(для удобства), внешний вид формы должен макс-но копировать форму первичного документа.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт).

Основные достоинства электронных форм:

• доступны в режиме on - line; печать осуществляется по требованию;

• легко модифицируются благодаря графическим инструментам проектирования форм;

• не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков;

• включают интеллектуальные элементы, в т. ч. проверку правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников;

• могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяются количество и размер полей и т. д.)

Недостаток ЭД - неполная юридическая проработка процесса <подписи формы> - отсутствие подписи документа.

К средствам создания ЭД можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать процессы заполнения и вычисления полей, отсылку по электронной почте. Помимо них в настоящее время используются специализированные программные продукты, например "1C. Документооборот", которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота.