Структура текста делового письма

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Уважаемая Ирина Петровна, я крайне редко обращаюсь к Вам за поддержкой.

Но в данном случае чувство ответственности перед ветеранами, перед нашими потомками побуждает меня обратиться к Вам за помощью.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации:

С наилучшими пожеланиями,

Генеральный директор Л.И. Сидоров

В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается:

С наилучшими пожеланиями, Л.И. Сидоров

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого-получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование предшествует изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас предоставить…Просим Вас сообщить и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола просить. Например: Надеемся на положительное решение вопроса…Надеемся в скором времени получить положительный ответ.

Акционерный коммерческий банк

«ПРОМЭКСИМ» Исполнительному директору

Институт проблем инвестирования российско-швейцарского

Загородная ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия

Тел.: 241901 Факс: (095) 243000 «Russian Trust & Trade Ltd»

ОКПО ОГРН ИНН/КПП г-ну Г,П. Сидорову

22.04.2004 №01-17/10 Волоколамское ш., 10,

На №_____ от _____ Москва, 215080

О предоставлении документов

Уважаемый господин Савельев!

В связи с поручением президента Банка «Промэксим» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.

С уважением,

директор института Личная подпись Е.Б. Коновалов

И.К. Сабанеев

143-22-87

Инструктивные (циркулярные) письма. Такие письма направляются вышестоящими организациями и содержат указания и разъяснения подведомственным организациям.

Герб субъекта Российской Федерации

ГУБЕРНАТОР

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011

Тел.: 231-16, факс: 231-00-16,

е-mail: ld@lic/ru

30.09.2004 № Т / 4419 Главам муниципальных

На № _____ от ______ образований области

О проведении осенней уборки

территорий

5 октября 2004 г. в г. Новосибирске проводится санитарный день по очистке территории.

В целях улучшения санитарного состояния и благоустройства населенных пунктов территорий, руководствуясь статьей 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» и поддерживая инициативу мэрии Новосибирска, прошу Вас совместно с органами местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций, представителями общественных организаций наметить план мероприятий по организации осенней уборки территорий, установить срок осенней уборки с 1 по 31 октября 2004 г. Рекомендую провести 5 октября санитарный день во всех населенных пунктах районов области.

Для освещения подготовки и проведения мероприятий по благоустройству и санитарной очистке населенных пунктов прошу привлечь средства массовой информации.

Личная подпись В.А. Толоконников

Анисимов

222-38-06

Письмо-извещение, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:

• информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;

• приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;

• другие сведения организационного характера.

Письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.

Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый…».

Главное архитектурное управление Генеральному директору

Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП ОАО «Стройинвест»

Триумфальная пл., д. 1, г-ну И.Е. Николаеву

Москва, 123001 ул. Гарибальди, д.23,

Тел. / факс 000-00-00 Москва, 119335

23.05.2005 № 0-0 / 00

На № ______________ от _____________

Уважаемый Игорь Евгеньевич!

Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 30 мая 2005 г. по адресу: Триумфальная пл., д. 1

Время регистрации участников – 9.30 – 10.00.

Начало конференции – 10.30.

Справки по тел. 000-00-00.

Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз.

Начальник организационного отдела Подпись И.О. Фамилия

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…

Гарантийные письма – это письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подпись заверяется печатью.

ЗАО «Каскад» Государственное учреждение

«Всероссийский научно-

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Московская ул., д. 33,

Санкт-Петербург, 730002

Тел. / факс: 731-00-01, е-mail: sachf@sts. ru

ОКПО ___, ИНН / КПП ___, ОГРН ___

15.03.2005 № 154-12 / 01

На № ________ от __________

О направлении перечня

Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.

Оплату гарантируем.

Управление делами ЗАО «Каскад»:

ИНН / КПП _____,

БИК _______,

Р / С _______, К / с ______, ОГРО ______,

Код по ОКПО ______

Управляющий делами Личная подпись Д.Б. Пономарев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.Л. Суворова

Н.Ю. Анохина 181-14-36