ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно любому управлению. Для решения тех или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение ее составляет сущность информационного обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб управления, объектов и субъектов управления.

Информационное обеспечение, таким образом, не только предмет труда — информация, но и, прежде всего, деятельность.

В настоящей работе под термином «информационное обеспечение управленческой деятельности» мы представляем, в первую очередь, область профессиональной деятельности, которая включает операции оформления, сбора, аналитико-синтетической переработки, поиска и распространения информации, с целью обеспечения релевантной информацией управляющих различного ранга для принятия управленческих решений.

Категория информации получила широкое употребление в разных науках, поэтому её содержание исключительно емкое и неоднозначное. Сетования на то, что до сих пор не выработан единый взгляд на понятие информации, часто бытующие в литературе, спорны. На наш взгляд, такого единства не может быть, однако существенно важно применять аппарат исследования информации, адекватный ее определению. В кибернетике, или, пользуясь современной терминологией, в теории информатики, под информацией, как известно, понимается соотношение между совокупностью данных (сведения о чем или о ком-либо) и получателем (потребителем) этих данных. Здесь явное отличие информации от данных (сведений).

Данные – это сообщения, находящиеся в распоряжении лица, которое принимает решения, однако до настоящего момента их важность в конкретной ситуации принятия решения еще не оценена.

Информация представляет то, что заключает в себе какое-либо сообщение. Более правильно информацией надо считать только такие данные, на основании которых принимаются решения.

Если данные используются для решения сразу, то они становятся информацией. Данные, которые непосредственно не используются в принятии решений, но накапливаются для возможного использования в конкретных ситуациях, которые можно предвидеть, называют потенциальной информацией. Данные, которые не используются, и их применение в дальнейшем не предусмотрено, являются избыточными данными – информационный «шум».

Информация должна позволять вести экономический анализ социально - экономической деятельности и служит базой управленческих решений. Для ее получения требуются первичные аналитические данные, формируемые на основе различных исходных данных, аккумулируемых из разных источников. Для формирования первичных аналитических данных необходимы различные по содержанию исходные данные: учетные, плановые, нормативные и т.д.

Принципиальная схема показывает путь трансформации исходных данных, собираемых из разных источников, в первичные аналитические данные, а затем — в аналитическую информацию. Потом формируются управленческие решения, содержащие аналитическую информацию, и осуществляется воздействие на производство путем их принятия.

Проведенный анализ степень ответственности за принятие решений позволяет сделать следующие выводы:

· высокий уровень централизации власти

· отсутствие делегирования полномочий

· предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам

· номинальная ответственность руководителей отделов

· жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Виды, источники и получатели информации, поступающей в администрацию:

От муниципальных служащих – поступает делопроизводителю и далее по назначению - руководителю:

- служебные записки;

- докладные;

- заявления;

- обращения и т.п.

От организаций и предприятий – поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений:

- социальная – информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних);

- экономическая – информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

- юридическая, правовая – законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;

- организационная;

- справочная – реестры, справочники, перечни.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений – базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант - Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации для принятия решений идут через финансово – экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

Произведенная интегральная оценка информационного обеспечения принятия управленческих решений показывает низкий уровень данной подсистемы управления в администрации города Георгиевска.

Цели совершенствования информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации:

- информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений;

- информационное обеспечение функций подразделений местной власти;

- информационное обслуживание горожан.

Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения деятельности руководителя:

- подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства;

- системный подход к процессам информатизации городского хозяйства;

- установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам;

- ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений;

- обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации;

- правовая защищенность информационных продуктов.

Основными компонентами предлагаемой системы:

1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений.

2. База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота.

3. База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы.

4. База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона.

5. Система экономического моделирования Economics для прогнозирования.

Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой.

В нашем случае предложены следующие минимально необходимые базы данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска.

Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им.

Все предложенные рекомендации закреплены локальным нормативно-правовым актом - положением об организации информационного обеспечения управления для администрации.

Также разработана информационная система, предназначенная для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе).

В работе проведена оценка эффективности предложенных мероприятий.

Таким образом, поставленная цель достигнута.