Анализ материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.

Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.

В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в управлении.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

· Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

· Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

· Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

· Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств Глава администрации города Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности руководителя, способность использовать все возможности современных технических средств.

В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в город и район.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации города Георгиевска.

Таблица 4

Характеристики работы телефонной сети

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет, осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администрации. Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установить себе в подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых сомнительна.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работе администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои сотовые и домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, большинство необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет. Сократить временные издержки

Повысить актуальность информации.

Локальной называется компьютерная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу, являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение получает система Linux. Важно отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является free — ware программным обеспечением.

Топология — это схема соединения каналами связи компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений: общая шина, звезда, кольцо.

Но в реальности использование глобальной сети затронуло только один аспект – финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений администрации и единственный специалист в области информационных систем и программирования – системный администратор находиться в подчинении главного бухгалтера, что, по меньшей мере, странно.

Но исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

Рассмотрим состояние парка технических средств информационного обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 5

Анализ технического оснащения непосредственно направленного на информационное обеспечение руководителя

Анализируя данную таблицу (представлены данные на 01.01.11), следует сказать, что в динамике идет явное увеличение технической оснащенности. Степень износа высока, но при коротком жизненном цикле такой техники и снижением ее стоимости не является проблемой.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в администрации также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры изначально за свои деньги.

Рисунок 6. Техническая поддержка информационного обеспечения принятия управленческих решений

Администрация как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии развития местной власти и федерального оперативного управления, уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения как основы информационного обеспечения принятия управленческих решений явно видно, что в администрации есть все предпосылки внедрения комплекса мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений, позволяющего существенно снизить управленческие затраты и повысить эффективность управления.

Для проведения оценки информационного обеспечения деятельности руководителя воспользуемся анкетным методом экспертных оценок, что позволит дополнить проведенный анализ и выявить наиболее существенные недостатки и достоинства, а также позволит сформировать первичное задание на совершенствование.

Достоинством этих методов является простота, относительно малая стоимость, возможность одновременного охвата больших групп экспертов, возможность получения количественных результатов на основе статистического анализа экспертных данных. Недостатки этих методов следующие: незнание отношения опрашиваемого (серьезное или нет, заинтересованность в результатах и т.п.); неуверенность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в анкете; субъективность интерпретации вопросов; неполнота и возможность частичных ответов на вопросы.

Наиболее распространенными из анкетных методов являются ранжирование. Метод ранжирования состоит в том, что эксперту предлагается присвоить числовые ранги каждому из приведенных в анкете факторов. Ранг, равный единице, приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, фактору, ранг, равный двум, присваивается следующему по важности фактору и т.д.

При большом числе оцениваемых факторов их «различимость», с точки зрения эксперта, уменьшается. Поэтому число факторов не должно быть более 20, а наибольшая надежность процедуры ранжирования обеспечивается при n < 10.

Для повышения степени объективности обычно проводят анкетирование нескольких экспертов. В случае, если ранжирование производится несколькими экспертами, то наивысший ранг присваивается фактору, получившему наименьшую сумму рангов, и наоборот, фактор, собравший наибольшую сумму рангов, получает самый низкий ранг N. Для формализации этой процедуры удобно воспользоваться относительными весами факторов, которые можно вычислить путем следующей обработки анкет.

Результаты опроса m экспертов относительно n факторов сводятся в матрицу размерности m*n (см. таблицу 11), которая называется матрицей опроса. Здесь Aij - ранг j-го фактора, данный i-м экспертом.

Таблица 6

Сводная таблица анкетирование экспертов

При обработке матриц опроса переходят к преобразованным рангам по формуле

Sij = Amax - Aij. (1)

При этом матрица опроса преобразуется в матрицу преобразованных рангов (таблица 6), для каждого столбца которой определяется сумма

(2)

Таблица 7

Оценочная таблица

По данным таблицы 6 определяется относительный вес каждого фактора по всем экспертам:

, (3)

Рассмотрим анализируемую ситуацию: четыре эксперта оценили и проранжировали по важности функциональную сторону информационного обеспечения руководителя.

Полученная согласно приведенным выше формулам матрица преобразованных рангов приведена в таблице 9. Найдем суммарный вес каждого фактора (по всем экспертам) Rj, после чего вычислим относительный вес факторов и запишем их в последней строке этой же таблицы.

Таблица 8

Матрица опроса

Таблица 9

Матрица преобразованных рангов

Таким образом, самый большой относительный вес имеет контроль фактор (0.375), который и получает наивысший ранг R=1, а наименьший ранг R=6 получит планирование с самым низким весом (0,125).

При анализе оценок, полученных от экспертов, часто возникает необходимость выявить конкордацию - согласованность их мнений по нескольким факторам. Коэффициент конкордации определяется по формуле

V=S/Smax, (4)

где S - сумма квадратов разностей рангов (отклонений от среднего), определяемая по формуле

(5)

Smax-максимальное значение S, которое имеет место в случае, когда все эксперты дают одинаковые оценки.

Можно показать, что суммарное квадратичное отклонение от их среднего значения для суммарных (по всем экспертам) рангов факторов при наилучшей согласованности будет определяться значением

(6)

Величина коэффициента конкордации может меняться в пределах от 0 до 1, причем его равенство единице означает, что все эксперты дали одинаковые оценки, а равенство нулю означает, что связи между оценками, полученными от разных экспертов, не существует. Коэффициент конкордации удобно рассчитывать по формуле, предложенной Кендаллом:

(7)

В случае V < 0.2 - 0.4 говорят о слабой согласованности экспертов, а большие величины V > 0.6 - 0.8 свидетельствуют о сильной согласованности экспертов.

Найдем сумму квадратов отклонений в соответствии с приведенной выше формулой:

S = (15-10)² + (10-10)² + (10-10)² + (5-10)² = 50,

в этой формуле среднее значение определяется как m(n+1)/2 = 10.

Полученная величина коэффициента конкордации V = 0,625 показывает высокую степень согласованности мнений экспертов.

Таким образом, по экспертным оценкам получаем эффективное обеспечение контроля, удовлетворительное календарно – планового руководства и оперативного управления и низкий уровень планирования.

Произведем интегральную оценку информационного обеспечения принятия управленческих решений, используя нижеследующую таблицу и качественный уровень базовых характеристик.

Таблица 10

Бальная оценка информационного обеспечения

Интегральная оценка (Iо) будет равна сумме произведений отдельных функций (О) деленных на их количество:

Iо = (7)

Максимальное значение в нашем конкретном случае будет равно 5, то есть информационное обеспечение управления функционирует на высоком уровне. В исследуемом предмете получаем: Iо = 3, 2

Если исходить из оценки 64 % от максимально возможного уровня – это допустимо, но, по мнению ряда экспертов – в подобных системах минимальная оценка должна быть не ниже 70% - то есть – Iо = 3,5.