Комплекс автоматизированных задач специалиста по управлению персоналом

Все задачи по управлению персоналом были разделены исходя из их сущности на следующие типы: слежения и контроля (СК), учетно-аналитические (УА), прогнозирования (ПР), плановые (ПЛ), регулирования (Per), информационно - справочные (ИС), статистического учета и отчетности (СУО).

Каждой задачи была присвоена степень автоматизации - полная, либо частичная. При полной - все фазы преобразования информации в процессе решения задачи автоматизированы, а именно: сбора, передачи, обработки и выдачи. При частичной - фаза сбора или передачи информации выполняется вручную, либо автоматизирована не полностью.

Была определена очерёдность задач, намеченных для автоматизированного решения на АРМ, с присвоением порядкового номера: 1, 2, 3, и т.д.

Ниже рассмотрим более подробно каждую из представленных в таблице задач.

1) Прием/увольнение работников. Настоящие рекомендации определяют общие правила приема, перевода и увольнения персонала. Данные рекомендации должны рассматриваться в плотном взаимодействии с «Концепцией кадровой политики организации» и системой управления персоналом. Оформление всех документов по приему, увольнению, передвижению осуществляется кадровой службой через приказы за подписью директора. Копия приказа передается руководителю структурного подразделения для ознакомления работника под роспись;

2) Подготовка приказов. Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты. Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др. Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника. Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству;

3) Учет работников. Учёт персонала предприятия и оплаты труда ведется по установленным группам работников. В зависимости от того, где используется труд работников, выделяются промышленно-производственный персонал (работники цехов и отделов, участвующие в производстве, обслуживающие его и управляющие им) и непромышленный персонал (работники жилищно-коммунальных служб, столовых, медицинских и учебных учреждений предприятия);

4) Аттестация работников. Должностная аттестация — это определение квалификации работника с целью проверки соответствия занимаемой должности. Также аттестацию можно охарактеризовать, как процедуру систематической формализованной оценки соответствия деятельности конкретного работника стандарту выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности. Оценка аккумулирует результаты работы конкретного сотрудника за конкретный период. Аттестация предполагает сопоставление «сотрудник - стандарт работы», а не сравнение сотрудников между собой. Сравнивать можно только то, насколько один сотрудник больше/меньше соответствует стандарту работы, чем другой.

Аттестация работников должна обладать следующими признаками:

—применяется в рамках трудовых отношений;

—распространяется на четко определенный (нормативно) круг работников;

—осуществляется в специальной организационно-правовой форме;

—проводится строго периодически;

— вызывает определенные правовые последствия.

5) Повышение квалификации кадров. Повышение квалификации направлено на последовательное совершенствование профессиональных знаний, умений и навыков, рост мастерства по имеющейся у работника профессии. Особенность повышения квалификации состоит в том, что слушатели, уже обладая определенными знаниями и практическими навыками выполнения работ, могут в силу этого критически относиться к учебному материалу, стремясь получить именно то, что им прежде всего нужно для производственной деятельности;

6) Подготовка отчетов. Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки. Об особенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем в соответствующих разделах данной главы. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой целью готовится отчет.

7) Архивная и справочная работа. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки организаций и структурных подразделений организации – источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива;

8) Организация труда. Организация труда - приведение трудовой деятельности людей в определенную систему, характеризующуюся внутренней упорядоченностью, согласованностью и направленностью взаимодействия для реализации совместной программы и цели. Организация труда имеет как статический аспект, т. е. структуру труда, так и динамический, т. е. функционирование, поведение, взаимодействие людей в процессе трудовой деятельности.

9) Контроль за состоянием трудовой дисциплины и правил трудового распорядка. Трудовая дисциплина как социальный феномен характеризуется известной двойственностью, представляя собой, с одной стороны, зафиксированный в локальных нормативных актах свод определенных правил поведения, с большей или меньшей полнотой и адекватностью отражающихся в сознании персонала, а с другой - фактическое поведение людей на работе в данной конкретной организации. Эта двойственность проявляется при характеристике деятельности какого-либо предприятия или структурного подразделения, менеджеры которых среди основных показателей, как правило, отмечают высокую или низкую трудовую дисциплину;

10) Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов. Для эффективного использования мотивации персонала в целях усиления управленческого воздействия необходимо хорошо представлять ее сущность, то есть потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценностные ориентации, установки. В основе мотивации лежат потребности. Они выступают внутренними источниками развития личности и ее деятельности. Более заметную роль в мотивации играет интерес – глубоко осознанная и воспринятая человеком потребность, обеспечивающая направленность личности на осознание и достижение определенных целей. На основе этих ценностей работник принимает решение, что делать и как. Также важное место в мотивации занимает цель – осознанно предсказуемый результат деятельности.