Требования к информационному обеспечению

Информационное обеспечение - информация, найденная в ходе работ по удовлетворению информационных потребностей пользователя и представленная в виде удобном для потребителя. Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде. Основной источник первичной информации – это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие. Другой источник информации – сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы, постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

В практике управления используется информация различных видов: экономическая, организационная, социальная и социально-психологическая, технологическая; оперативная, текущая и стратегическая; по отдельным функциям управления — плановая, статистическая, по кадрам и пр. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. В современном менеджменте используются комбинированные варианты. Выбор комбинаций определяют многие факторы организации управления: профессионализм и ответственность персонала, наличие достаточного количества технических средств, характер решаемых проблем, конкретная ситуация, действующая система контроля, стиль управления. Часть используемой информации оформляется документально, что необходимо для осуществления контроля исполнения, а также для анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

3.2 Проектирование содержания и форм входных и выходных документов.

Для определения содержания и формы входных и выходных документов рассмотрим порядок приема рабочих и служащих:

С поступающим на работу заключается трудовой договор, как правило, в письменной форме (оформляется в виде заявления на имя руководителя предприятия, учреждения, организации, фирмы) о должности или рабочей функции, о месте работы, сроках (постоянная, временная, сезонная работа) и т.п.м. Трудовые договоры с рабочими и служащими могут быть заключены: на неопределенный срок (стороны заранее не устанавливают определенный срок (стороны заранее устанавливают время действия договора); на время, в течении которого будет действовать договор); на время выполнения определенной работы (разновидность срочного трудового договора, срок работы по которому устанавливается в зависимости от времени, которое устанавливается на выполнение определенной работы). По достижении соглашения по условиям трудового договора кадровая служба или работник по кадрам готовит приказ о приеме на работу работника (назначение на должность). До начала работы по заключенному договору кадровая служба или работник по кадрам с участием других структурных подразделений обязаны:

§ разъяснить работнику его права, обязанности и существенные условия труда;

§ ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором;

§ определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;

§ проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

К учетным кадровым документам ОАО «Московское речное пароходство» относятся:

ü Личная карточка

ü Личное дело

ü Штатно-должностная книга

ü Алфавитная книга

ü Алфавитные карточки

ü Учетная книга бланков трудовых книжек

ü Учетная книга движения трудовых книжек

ü График отпусков

ü Журнал учета отпусков

Личную карточку можно распечатать:

- Входные данные

Входными данными являются:

· Паспортные данные

· Сведения об образовании

· Сведения трудовой книжки

· Сведения о партийности

· Выходные данные

· Выходные данные:

· Ведение личных карточек

· Вывод общего стажа

· Вывод непрерывного стажа

· Ведение трудовых книжек

· Ведение общих сведений работника

· Ведение справочников

· Организация интерфейса пользователя

Личная карточка формы № П-2 — заводится на каждого сотрудника организации и заполняется на основании паспорта, документа об окончании учебного заведения, трудовой книжки, военного билета, все записи производятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указывают полное наименование организации, табельный номер сотрудника, пол, номер личной карточки, а в графе «алфавит» – начальная буква фамилии сотрудника. Личные карточки сотрудников комплектуются согласно штатного расписания по структурным подразделениям, а внутри подразделений — по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. Записи личной карточки заверяет подпись сотрудника.

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

· опись документов

· заявление о приеме на работу

· копия приказа о приеме на работу

· личный листок по учету кадров

· автобиография

· копии документов об окончании учебных заведений

· копии свидетельств о рождении детей

· копии трудового контракта и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в хронологическом порядке в личном деле. Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.

Штатно-должностная книга ведется согласно штатного расписания организации для отслеживания вакантных должностей, как правило, заполняется карандашом. Учетная книга движения трудовых книжек формы № П-10, в которой регистрируются трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые при трудоустройстве от сотрудников, а так же новые трудовые книжки. Так же в этой книге указывается данные о выдаче трудовых книжек при увольнении, при этой выдаче сотрудник обязан поставить подпись и дату получения трудовой книжки.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

• ввод оперативной информации из внешних и внутренних источников;

• обработка входной информации и представление её в удобном виде;

• вывод требуемой информации и предоставление её потребителям;

• обратная связь – это информация, переработанная управленческим персоналом данной организации для коррекции входной информации.

При проектировании и разработке ИО АРМ наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии решения задач и выполнения управленческих функций.

На рис. 3.1.показана структура взаимодействия форм.

Рис. 3.1. Структура взаимодействия форм.

Рассмотрим более подробно их содержание.

ü Форма Кадры - главная форма, она дает доступ к формам Личные данные персонала, Общие справочники, а также к справочной подсистеме.

ü Форма Личные данные - форма для ввода информации о работнике. Дает возможность для редактирования, добавления, удаления данных, а также просмотр отчета. Возможно просмотреть общие справочники. Доступ к форме «Дополнительные данные».

ü Форма Дополнительные данные - форма для ввода данных трудовой книжки, а также для назначения и перевода работника на работу.

ü Форма Отчет - вывод отчета.

ü Справочная подсистема - вывод справки.

На рис. 3.2 показана схема работы с внутренними документами.

Рис.3.2. Работа с внутренними документами.