Инструкция по выдаче и принятию отчетов у курьеров

Раздел 1. Выдача корреспонденции.

Выдача осуществляется утром, по некоторым филиалам также существует вечерняя выдача.

Раздел 2. Выдача корреспонденции в присутствии курьера

1. Открываем программу.

2. Вводим логин и пароль ранее присвоенный Вам.

3. Переходим на вкладку «Сотрудники», считываем штрихкод с удостоверения курьера (не в коем случае не принимайте и не выдавайте курьеру без удостоверения, направляйте их в отдел кадров)

4. Ели курьер не заблокирован, то вы перейдете на закладку Выдача, в случае если программа выдает окно:

В этом случае Курьер сразу же отправляется в отдел кадров или руководителю.

5. В появившейся вкладке «Выдача», ставим метку «Выдача», при этом обращая внимание, что в поле «Дата выдачи» стоит текущее число. После осуществления данных действий можно осуществлять выдачу корреспонденции сегмента, закрепленного за курьером.

6. Для осуществления выдачи района курьеру необходимо считать штрих коды писем (см. Рисунок ниже) сканером для закрепления этих писем за курьером.

Если на письмо уже прикреплено «Уведомление о вручении», то выдаем по этому штрихкоду, при этом сверяя номер на наклейке и на уведомлении. Они должны быть одинаковы.

7. После выдачи всех писем курьеру необходимо пересчитать и сверить фактическое количество писем с количеством «На руках», они должны совпадать, иначе делаем перевыдачу и проверяем, какое письмо не было выдано на курьера. На момент выдачи у курьера на руках недолжно быть писем, если после приема у курьера остались письма на руках то оператор должен проверить где это письмо если не курьер не может его найти не оператор, то до выдачи курьер отправляется в кадры писать объяснитльную.

8. После проверки выдачи распечатываем отчет с помощью комбинации клавиш «Ctrl»+«F12». В появившемся окне нажимаем «ОК». Акт приемки передачи будет напечатан на указанном принтере.

9. Акт вместе с письмами передается курьеру для подписи, акт, который отдается курьеру, должен быть подписан оператором.

Раздел 3.Прием отчетов у курьеров.

Прием отчетов очень важная и ответственная функция в работе производственного отдела. При приеме отчета следует проверять оформление «акта приема-выдачи», что позволяет выявлять ошибки курьеров по недоставке крупных организаций. Что бы принять отчет необходимо:

1. Считать штрих код с удостоверения курьера.

2. После того, как курьер будет открыт в окне «Выдача», выбираем метку «Прием».!!Нужно осуществлять именно тот порядок, который приведен в инструкции ниже!!

!!ВНИМАНИЕ! ПИСЬМА У КУРЬЕРОВ НЕ ХОДИВШИХ ИЛИ НЕ УСПЕВШИХ ПРИНИМАЮТСЯ СО СТАТУСОМ «НЕ ОТРАБОТАННО», а также письма НЕТ ДОСТУПА, СОБАКИ, И ВСЕ ОСТАЛЬЬНОЕ ЕСЛИ НЕ ОСТАВЛЕНО ИЗВЕЩЕНИЕ!!

3. Автоматически в раскрывающемся списке подставиться поле «Доставлено» - это все письма, которые доставил курьер. Считываем общий штрих код с акта приемки- выдачи как доставлено.

ВНИМАНИЕ! ЕСЛИ У КУРЬЕРА ОСТАЛИСЬ НА РУКАХ НЕ ДОСТАВЛЕННЫЕ ПРОСТЫЕ ПИСЬМА ИЗ НЕОБХОДИМО СНИМАТЬ ОТДЕЛЬНО, ИНАЧЕ ОНИ ВСТАНУТ АВТОМАТИЧЕСКИ ДОСТАВЛЕННЫМИ ПРИ СЧИТЫВАНИИ ШТРИХ-КОДА С АКТА!!!

4. Считываем штрих коды с «Уведомлений о вручении», которые были доставлены, обращая внимание на правильность заполнения уведомления: в поле Фамилия Имя Отчество должны быть, указаны фамилия имя отчество полностью адресата или лица, имеющего право на получение корреспонденции за него, с указанием степени родства или доверенности на вручение за адресата. В поле «Должность» должна быть указана должность лица для Юридического адресата, или паспорт для Физического лица. В поле Телефон указывается контактный телефон адресата. В поле Дата и Время указывается дата и время получения. Подпись в графе Подпись строго обязательна. Также обязательна печать организации, если получателя юридическое лицо или прилагаемая доверенность, если печати нет.

5. Считываем корреспонденцию, на которую было оставлено извещение как «Не доставлено». Корреспонденция считывается по штрих коду, указанному на наклейке письма.

6. Считываем штрихкоды писем, не доставленных по причинам, для этого выбираем в раскрывающемся списке «Не доставлено по причине», выбирать причину можно мышкой. Причина должна быть указана на «уведомлении о вручении», если это заказное письмо, или на обратной стороне, если это простое письмо.

7. Если курьер «не донес» корреспонденцию сообщаем об этом начальнику отдела и, если необходимо, снимаем эти письма как «не отработанные».

ВНИМАНИЕ! ЕСЛИ У КУРЬЕРА НЕ ОТРАБОТАННЫХ ПИСЕМ БОЛЬШЕ 25% ОТ КОЛИЧЕСТВА, КОТОРОЕ БЫЛО У НЕГО НА РУКАХ – НЕОБХОДИМО ОТПРАВИТЬ ЕГО В ОТДЕЛ ПЕРСОНАЛА ЛИБО К РУКОВОДИТЕЛЮ! ПИСЬМА, СНЯТЫЕ КАК НЕ ОТРАБОТАННЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВОЗВРАЩЕНЫ В СЕГМЕНТ НА ВЫДАЧУ(под красную резиночку), В ОТЧЕТЫ ТАКИЕ ПИСЬМА ОТДАВАТЬ ЗАПРЕЩАЕТСЯ!

8. После принятия отчета «на руках» у курьера не должно быть писем.

9. Если на руках у курьера осталась не снятая корреспонденция, сообщаем об этом руководителю и новую корреспонденцию не выдаем пока руководитель не подтвердит, что этому курьеру можно выдавать корреспонденцию.

10. Если курьер заблокирован, то на закладке сотрудники он выделен, синим цветом, выдача данному курьеру не возможна!