Раздел 1.Получение корреспонденции от заказчика Обработка накладных

1. Забор корреспонденции от клиентов осуществляют мобильные курьеры, после чего принятую корреспонденцию они передают Делопроизводителям. Принятая корреспонденция сопровождается накладной, в которой указана дата заказа, заказчик, оттиски штампов и подписи заказчика и нашей организации. Регистрация принятой корреспонденции в Информационной системе производится в следующем порядке: суды, судебные участки, судебные приставы, все остальные заказчики. Регистрация и раскидка по секторам корреспонденции должна осуществляться в день привоза.

2. Прием привезенной корреспонденции:

a. Берем пакет писем от заказчика, привезенный мобильным курьером

b. Проверяем наличие накладной

c. Сравнить наименование Компании в накладной и штамп на письмах.

d. Определяемся с типом корреспонденции, простое и заказное, на заказных письмах, как правило, есть пометка о его принадлежности: штамп, пометка ручкой, опись вложения. А так же учитываем пометки по количеству в накладной.

Данные пометки свидетельствуют о том, что письма являются заказными.

e. После ввода всей корреспонденции в заказ, следует сравнить количество писем в заказе с количеством в накладной, если они совпадают, то записываем на накладной заказ в формате: «номер заказа» «тип письма» - «количество писем». Если же число корреспонденции не совпадает, записываем на накладной заказы, но правим карандашом заявленное количество на фактическое, обязательно сделав копию исправленной накладной, для отправки информации о фактическом количестве заказчику.

3. После ввода всей корреспонденции в заказ, следует сравнить количество писем в заказе с количеством в накладной, если они совпадают, то записываем на накладной заказ в формате: «номер заказа», «количество писем», «подпись»