Ввод единиц корреспонденции в заказ

При вводе корреспонденции в заказ необходимо быть внимательным и собранным. Правильно и быстро вводить корреспонденцию.

a. После нажатия кнопки F3 курсор находится в поле «Компания» и вводим Наименование фирмы (Рога и Копыта ООО) или фамилию адресата с инициалам в именительном подеже(Иванов И.И.), или выбираем из появившегося ниже списка, обращая внимание на адрес получателя.

b. Далее переходим в поле «Адрес» с помощью 1ого нажатия кнопки «Enter» и «Вниз» на клавиатуре. В поле адрес необходимо указать название улицы, номер дома, корпус, квартиру или комнату, исходя из адреса на конверте. Улица в программе Courier вводится автоматически при вводе начальных букв названия улицы, если необходимо нажатием на клавиатуре кнопок «Вниз», «Вверх» можно выбрать нужную улицу из листа автоподстановок.

После определения улицы нужно нажать на клавиатуре клавишу «Запятая», после чего вводить другие реквизиты адреса через запятую. Если это необходимо пояснять их: комната - ком., корпус – корп.

c. После ввода адреса, вводим поле «Вложение»,только у заказной корреспонденции. Во вложение, указываются данные с конверта заказчика или с его реестра для заказных писем, если вложение отсутствует, то пишем «без описи» или б/оп.

d. Если заказчиком является ООО ГКС или ООО ФПС другого города, то во вложении обязательно!!!! у казываем номер письма города отправителя и заказчика в этом городе. (Данные письма забиваются вручную тольков случае если по какой то причине невозможна конвертация между филиалами)

e.

f. Если поставить галочку в поле «Режим добавления» (см. рисунок выше), то ввод последующих писем осуществляется без нажатия клавиши F3.

g. После правильного ввода всех полей нажимаем кнопку «OK» или кнопку Enter на клавиатуре.

7. Правильный ввод поля «Компания» очень важен. При правильном вводе информации письмо будет получено адресатом. В противном случае оно правится или не будет получено адресатом, т.к. фамилия не соответствует Фамилии адресата на письме. При вводе физического лица следует соблюдать ряд правил: фамилия адресата вводится в именительном падеже, через пробел следуют его инициалы.

Если данный адресат ранее был введен в базу, то фамилия и адрес будут введены через автоподстановку, но всегда следует их перепроверять, сверяя с адресатом и адресом на письме. Если данные не соответствуют исправить адрес.

Если данный адресат ранее был введен в базу, то фамилия и адрес будут введены через автоподстановку, но всегда следует их перепроверять, сверяя с адресатом и адресом на письме. Если данные не соответствуют исправить адрес. В случае если при вводе получателя высвечиваются два адреса в юридический и фактическом (см. рисунок ниже) выбираем строку где юридический соответствует адресу на конверте, а фактический может отличаться, это связано с тем что сделана переадресация.

На рисунке ниже показан случай когда адресат отсутствует

При вводе юридического лица следует соблюдать следующие правила:

a. Формат ввода юридического лица: «Наименование компании в сокращенном виде», «Организационно-правовая форма», например: АВИКОН,ООО; ГКС,ООО. Суды вводятся в базу так: «Район» РАЙОННЫЙ СУД. Приставы: ССП «район» РОСП. Мировые судьи: С/У «номер участка» «район», например С/У №1 КРАСНОПЕРЕКОПСКОГО.». Приложение 1

b. Следует учитывать, что письма заказчикам и некоторым организациям доставляют мобильные курьеры.

c. При вводе крупных организации, такие как банки, государственные учреждения нужно иметь в виду, что они находятся всегда на одном адресе и редко переезжают. Поэтому при вводе таких организаций следует по возможности запоминать правильные адреса и вводить их при регистрации письма. В программе предусмотрена закладка Получатели, где можно посмотреть доставлялось ли письмо по адресам.

d. При неуверенности ввода правильного адреса следует обратиться к руководителю.

e. В программе существуют районы, которые не выдаются на сегмент, такие как 900, 800. Если у корреспонденции определился 800 район «по звонку», то эта корреспонденция передается для обзвона секретарю. Если 900, то по данному адресу адресат отсутствует. Данные письма передаются менеджеру по отчетам.

f. При переадресации, которая осуществляется адресатом по заявлению, в поле Юр. адрес определяется старый адрес, в поле «Адрес» - новый адрес.

8. Распечатываем заказ на наклейках с помощью комбинации клавиш «Ctrl» +«F12», в появившемся окне выбираем «Наклейки» и нажимаем «OK».

a. В случае необходимости распечатать только одну наклейку нужно сначала выбрать ПКМ на этом письме меню Выбрать только выбрано

9. После печати всех наклеек наклеиваем их на письмо в левом нижнем углу конверта, как показано на рисунке. При этом проверяем название организации и адрес с теми же полями на наклейке. На рисунке обозначены одинаковыми цифрами области проверки, которые должны быть одинаковы при посылке писем на районы.

10. На письма, поступающие из других городов, наклейка наклеивается таким образом, чтобы информация с города отправителя была считываема.

11. На неадресной стороне конверта на обороте письма в левом вернем углу ставится оттиск печати для обозначения причины недоставки ПО курьером и штамп извещения с двумя датами обозначения месяца и года.