Управл коммуникациями

Коммуникации в организационном контексте включают взаимо­действие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организацион­ная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководи­тели развивают систему предоставления информации большому ко­личеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструмен­том в координации деятельности подразделений организации, по­зволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управ­ления.

Принято различать четыре основные функции коммуникатив­ности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью кото­рого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выра­жению работников и позволяет реализовывать социальные потреб­ности. Существенное значение имеет и функция коммуникативно­сти, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуу­мам и группам для принятия решений, посредством передачи инфор­мации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонталь­ном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемешается от одного уровня в группе или организации к друго­му, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, ин­формирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, тре­бующие внимания, предложить варианты обратной связи по резуль­татам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена.

Восходящее направление. Восходящая информация в организа­циях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования сред­них и высших руководителей при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с предста­вителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой комму­никационный процесс называется горизонтальным. Данный про­цесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить скоординированность действий. В одних случаях такое общение яв­ляется формальным и обязательным, в других - происходит спон­танно.

Коммуникации состоят из определенных элементов, отсутствие хотя бы одного из них нарушает или разрушает коммуникации. Общепринято выделять следующие элементы коммуникаций.

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информа­цией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от ис­пользуемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источ­ника к приемнику. В организациях это может быть устное обраще­ние друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, груп­повые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завер­ной, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый полу­чатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закоди­рованный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эф­фективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сиг­нал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной свя­зи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуни­кации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осу­ществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная ин­терпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам раз­ными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организаци­оной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникацион­ный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит толь­ко то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает инфор­мацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

Таким образом, коммуникация в организациях - это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодей­ствие и как собственно процесс.

В зависимости от того, как формируются и реализуются коммуникации, выделяют несколько типов. Так, внутриличностная коммуни­кация — это коммуникация, которая возникает внутри самого ин­дивидуума. Обратная связь - это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действу­ем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона.

Коммуникация в малой группе отличается тем, что каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 человек.

В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудито­рии (получателям информации). Общественная коммуникация воз­никает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе.

Внутренняя оперативная коммуникация - это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направ­ленная на достижение целей организации. Структура подразумева­ет, что коммуникация является частью деятельности организации.

Внешняя оперативная коммуникация - эта коммуникация связа­на с достижением организацией своих целей или межорганизаци­ной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная коммуникация оп­ределяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как не вся связь в организации осно­вывается на получаемых заданиях. Люди ощущают постоянную потребность в общении.

Мотивация

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Старые концепции мотивации:

1. «Метод кнута и пряника» известен на протяжении веков. Долгое время считалось, что этот метод имеет большую силу, но «простой пряник» не всегда заставляет человека трудиться усерднее.

2. Психологический метод. Э.Мэйо считает, что человеческие факторы, особенно социальное взаимодействие и групповое поведение, сильно влияют на производительность труда.

Современные теории мотивации:

1. Содержательные теории мотивации основываются на идентификации тех внутренних побуждений, называемых потребностями, которые заставляют людей действовать так, а не иначе. (Маслоу А. Ф.Герцберг).

2. Процессуальные теории мотивации основываются на представлениях о том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания (теория ожидания, теория справедливости) и эффективно используются в решении задач побуждения людей к эффективному труду.

Мотивационное поведение состоит в том, что потребности человека (первичные и вторичные) служат мотивам к действию.

Первичные потребности – есть, спать, дышать, общаться.

Вторичные – социально-психологические, культурные, т.е. потребность в успехе, уважении, власти и т.п.