Информационное обеспечение управленческой деятельности

Информационное обеспечение менеджмента осуществляется предоставлением

необходимой информации в требуемое место на основе установленных процедур с заданной периодичностью.

В любой организации имеются данные, информация и знания, сохраняемые на материальных носителях и в знаниях сотрудников. Первую часть относят к формализованным, вторую - к неформализованным информационным ресурсам организации. Часть формализованной информации оформляется в виде документов (планы, заявки, приказы, отчеты и т п) либо имеет недокументированный вид (звуковая информация, программы для Эвм, фото, кино, видеоинформация и т п)

Рис. Информационные ресурсы организации

В широком смысле под документом понимают материальный носитель с ин-

формацией, зафиксированной на нем в любой форме — в виде текста, звукозаписи,

изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его

идентифицировать, — и предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [15] в практике управления документ определяется не так широко документ — информационное сообщение в бумажной или электронной форме, оформленное по определенным правилам

и заверенное в установленном порядке, подтверждающее какой-либо факт или

право на что-то, используемое для управления

сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются сово-

купностью показателей любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали, когда) на основе показателей составляются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей Перемещение документов и работа с ними в организации — ее документооборот Документооборот — система

создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т е процедуры формирования и использования документов для управления)

Под процедурой понимается обусловленная последовательность действий с до-

кументами менеджер использует и недокументируемую информацию, для чего

устанавливаются соответствующие процедуры в информационном обеспечении

менеджмента документы различают:

1) по наименованию:

• письма;

• инструкции;

• телеграммы, телефонограммы;

• заявления;

• приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

• предписания;

• записки, акты, расписки;

• характеристики;

• справки;

• удостоверения и т п;

2) по типу материального носителя:

• бумажные (письменные, графические и т д);

• электронные документы

По принадлежности к системе документации определенного вида деятельно-

сти (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились

определенные документные комплексы — системы документации) можно указать

на наличие следующих систем документации: система управленческой документа-

ции, система обеспечивающей документации, система документации по основной

деятельности и т п система распорядительной документации (часть системы

управленческой документации), например, состоит из документов, фиксирующих

управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение), а обеспечивающая — из документации по бухгалтерскому учету и отчетности, включающих документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей, и документации по личному составу, состоящей из документов, отражающих кадровую деятельность множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено,

во-первых, для реализации внешних связей,

во-вторых, используется сугубо для внутренней ее деятельности во всех разнообразных аспектах

Таким образом, информационное обеспечение менеджмента осуществляется

в рамках информационной системы организации (информационного контура)

путем использования недокументированной и документированной информации, а также на основе неформализованных (личностных) знаний сотрудников, с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации (рис)

Рис. Информационное обеспечение управления

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учиты-

вать существующие законодательные и нормативные ограничения, необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности нормативно-методическая база информационного обеспечения Менеджмента — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации [6]

Нормативно-методическая база менеджмента включает в себя:

- законодательные акты российской Федерации в сфере информации и до-

кументации;

- указы и распоряжения Президента российской Федерации, постановления

и распоряжения Правительства российской Федерации, регламентирующие

вопросы работы с документами на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств,

комитетов, служб, агентств и др) как общеотраслевого, так и ведомствен-

ного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъек-

тов российской Федерации и их территориальных образований, регламен-

тирующие вопросы организации работы с документами;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также мето-

дические материалы по работе с документами учреждений, организаций

и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления

Основные требования к документам и службам документационного обе-

спечения (Гсдоу);

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.