Отличия электронного документооборота от бумажного

Согласно закону «об информации, информатизации и защите информации» (№ 24-ФЗ, 20.02.95), документированная информация (документ) - это информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под понятием "бумажный документ" мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. К особенностям бумажного документа можно отнести его привязку к материальному носителю. Для примера, в случае уничтожения носителя - теряется и непосредственно документ.

Электронный же документ не осязаем и не имеет привычного для нас набора осязаемых реквизитов (обычная подпись, печать и пр.). Он может существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом.

Ежедневное использование документов на бумажных носителях не требует каких-либо правил, за исключением необходимости наличия набора реквизитов, благодаря их привычности для обывателя.

Несколько по-другому обстоит ситуация с электронными документами. И это обусловлено прежде всего указанными особенностями. Исходя из этих особенностей следует иметь правила, определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу не менее чем закон.

К настоящему моменту в России готовятся два закона, определяющих правила использования и требования к электронным документам - это закон об «Электронном документообороте» и закон об «ЭЦП». Может показаться странным, но второй закон уже прошел большую часть пути к утверждению, был одобрен на заседании Правительства 22.03.01 и, вероятно, будет утвержден первым.

В упомянутом выше законе «об информации, информатизации и защите информации» указывается, что документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

И если подпись бумажного документа не требует особых правил, то с подпись электронного документа дело обстоит несколько иначе.