Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд - это лицо фирмы, поэтому к его оформлению необходимо относиться как можно внимательнее. Почему-то на нашей российской «рекламной ниве» часто встречаются руководители, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректируют их по нескольку раз, и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция.

Для многих потенциальных покупателей или партнеров чтение газет с рекламой - занятие каждодневное, а посещение выставки и вашего стенда может стать событием. Поэтому нужно сделать это событие запоминающимся, приложив к этому смекалку, опыт и интеллект.

Особое, если не главное, значение при проведении выставки играет подготовка выставочного стенда. Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых иностранными компаниями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить (см. Список исп. ист. п. 13).

Гораздо большую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и крупную фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

Умение оригинально оформить ваш стенд, сделать его интересным для посетителя - это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Старайтесь шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

При наличии у вас нестандартного оборудования, предназначенного для работы или демонстрации продукции, мебели, предусмотрите возможность доставки ею на ваш выставочный стенд.

План стенда, как правило, соотносится с составленным вами перечнем продукции. Остается лишь предусмотреть место для каждого экспоната, место для рекламных и информационных материалов.

Расположение экспонатов - дело вкуса. Их можно располагать на одном уровне или на нескольких - все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана вашего стенда.

Располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее: прежде чем планировать расположение экспонатов, отследите по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы были они видны основному потоку посетителей; работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов; а если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде; поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда (см. Список исп. ист. 15).

Всю выставочную экспозицию можно разделить на несколько условных зон:

- выставочная - та площадь, на которой, собственно, располагаются, ваши экспонаты (с учетом их функционирования и места для работы стендистов);

- офис - место для заключения договоров, ведения переговоров, отдыха сотрудников;

- вспомогательная - место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса готовой продукции (см. Список исп. ист. п. 19).

Как компоновать эти зоны, какие из них нужны вам на данной выставке, вы должны определить сами -- это зависит от вида вашей продукции, специализации выставки и пр.

Есть несколько вопросов по организации работы стенда, которые иногда остаются без внимания и «выплывают» в последний момент, разрушая предварительно намеченные планы.

Место для одежды. Одежда стендистов, ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду -- не лучшее его украшение. В комплект выставочного оборудования обычно предлагаются навешивающие на стены модуля вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, учитывайте сезон: зимой места под одежду понадобится больше, в теплый сезон - можно ограничиться минимумом.

Место для отдыха. При длительной работе выставки, нестабильности потоков посетителей необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников. Кроме того, далеко не на всех выставках есть буфеты или столовые для питания стендистов. Даже при их наличии очереди и высокие цены могут вынудить ваших сотрудников оставаться голодными, что не лучшим образом скажется на их работоспособности. А вид жующих или распивающих чай стендистов может негативно отразиться на мнении о вашей фирме посетителей выставки.

Если есть возможность, лучше предусмотреть возможность питания ваших стендистов в недоступном посетителям месте.

Место для посуды, приготовления напитков. Если вы ведете переговоры, и у вас на стенде заключаются контракты, договоры, вам необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе.

Склад. Плохое впечатление производит стенд, загруженный пустыми коробками, портфелями и чемоданами сотрудников и посетителей.

Если ваши экспонаты или продукция, которую вы собираетесь реализовать в период проведения выставки, упакована в картонные коробки и вы намерены хранить их на вашем выставочном стенде, обязательно предусмотрите на стенде место для их хранения, закрытое от посетителей.

Место для переговоров. При наличии у вас шумных экспонатов, или шумных экспонатов, принадлежащих другим фирмам, непосредственно рядом с вашим стендом, следует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от этих экспонатов может свести на нет ваши усилия при переговорах с представителями фирм.

В комнате переговоров должны быть варианты договоров, ваших коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы вашей продукции, чистая бумага.

Место для рекламных и информационных материалов. На руках у стендистов должны находиться папки с необходимой информацией. Обычно такая папка находится на рабочем месте стендиста, но это отвлекает внимание посетителей от экспонатов (иногда у некоторых посетителей возникает желание захватить ее на память). Желательно, чтобы такие папки имели постоянное место, но не были видны посетителям.

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу.

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих ваш стенд. Такие материалы лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров (см. Список исп. ист. п. 3).

Тем, кто работает на стенде, следует быть предельно внимательным к каждому своему поступку, слову, поведению в целом, во всех видах перечисленных выше деловых отношений.

Обсуждая возможные условия договора, разумно сначала выслушать предложения предполагаемого партнера, а затем выдвигать свои, но с учетом его пожеланий, - такая схема общения дает менее всего поводов для разногласий и деловых противоречий.

Отношения с посетителями должны строиться индивидуально, исключительно доброжелательно.

Не следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) - "орудия труда" сотрудников фирмы - участницы выставки.

Хотелось бы указать на еще одно необходимое качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год кормит", так и выставочный день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год.

Ваше согласие в участии оформляется либо договором, либо подписанием заказа-договора. В любом случае вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ: предоставление аренды выставочной площади (открытой, закрытой); аренда и монтаж выставочного оборудования (стен, выставочного модуля в соответствии с вашим планом выставочного стенда); установка розеток (если вам необходимо нестандартное напряжение, укажите обязательно), дополнительных светильников; аренда и установка подиумов под экспонаты; предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев; надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией); публикация сведений в каталоге выставки; при необходимости закажите услуги грузчиков или автопогрузчика.

Часть оборудования и услуг вы получаете бесплатно, за счет аренды выставочной площади определенного размера. Чем больше арендуемая площадь, тем шире оказываемые услуги и больше объем дополнительного оборудования. Специфика ваших экспонатов, организация работы и ваши финансовые возможности определяют, какие заказать услуги и оборудование.

Оформление выставочного стенда должно быть выдержано в едином стиле и концентрировать внимание посетителей на экспонатах, выставленных на стенде. Не увлекайтесь идеями оформления стенда, помните, что самое основное - это ваши экспонаты, все остальное должно оттенять, обрамлять, дополнять, но, ни в коем случае не отвлекать внимание от основного.

Естественно, если на выставке представлена новинка или ваша основная перспективная продукция, предусмотрите для нее наиболее выгодное, хорошо просматриваемое посетителями место.

Надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами, должны взаимно дополнять друг друга. Насколько удачна ваша комбинация из этих трех составляющих - будет ясно в первые часы работы выставки: неправильное расположение или неполная информация вызывают много дополнительных вопросов со стороны посетителей. Простой анализ вопросов покажет вам, что вы не учли при размещении экспонатов и поясняющих надписей.

Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты, по возможности, в действующем виде. Если это невозможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстрационные табло, фильмы. Даже самая хорошая фотография не заменит оборудование или продукцию. Фотография может демонстрировать область применения или, например, гамму возможных расцветок и т.д. Если, кроме фотографий и плакатов, вам нечего представить на выставке - вам лучше в ней не участвовать. Подумайте о другой форме рекламы, например, прямой почтовой рассылке рекламных проспектов (см. Список исп. ист. п. 18).

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы и растения не всегда удобны: выставочные залы не лучшая среда обитания, а полив может испортить экспонаты или рекламу. Композиции из искусственных цветов и зелени более удобны, практически не требуют ухода, их можно подвесить, разместить на любом уровне и в любом месте.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки, хотя бы на будущее, и не повторяйте их на следующих выставках. Как говорится, не ошибается тот, кто ничего не делает.

Помните, что любая выставка - это одновременно и процесс учебы: учитесь вы, учатся ваши конкуренты и партнеры. С каждым разом меняются оформление и дизайн выставок. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей. Появляются и исчезают, потому что на одном-двух стендах, они интересны, но установленные на всех - уже не привлекают внимание посетителей.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов: тематика выставки; цели участия в выставке; перечень продукции, услуг, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т.д.); план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей; формы регистрации посетителей; формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют связь с представителями прессы. Если намечается такое поручение, то специалиста необходимо предупредить заранее, чтобы он имел время для надлежащей подготовки (разработки пресс-релиза).

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать, сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки заказов, коммерческие прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.д.

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, - все зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста (см. Список исп. ист. п. 11).

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости, в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов и наилучшего ознакомления посетителей с экспонатами).

Особое значение в период работы на выставке приобретает охрана изобретений, технологий и ноу-хау. К сожалению, большинство изобретателей, хорошо зная предмет изобретения, склонны забываться и во всех подробностях и деталях рассказывать всю суть своего изобретения посторонним людям и даже конкурентам.

Во избежание разглашения коммерческих секретов их следует привлекать к работе на выставке с большой осторожностью.

Организация выставки существенно изменяет характер работы руководителя фирмы в период выставки. Желательно, чтобы руководитель присутствовал на стенде во время работы выставки. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее (за день-два) становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения и т.д. (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Лучшее, что может сделать руководитель - это наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие товары или услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Посещение других выставочных стендов руководителю поможет уловить тенденции в развитии того или иного направления производства товаров или услуг, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Помните, что выставка - удобный повод (почти нейтральная территория) посетить не только партнеров по бизнесу или производству, но и конкурентов, При этом учтите возможность ответных посещений как тех, так и других (см. Список исп. ист. п. 4).

Выводы по 2 главе

В отличие от обычной рекламы, выставки устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей – покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте.

Проведение полномасштабной презентации товара требует немалых интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго до её проведения.

Заключение

В настоящее время выставочно-ярмарочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест.

В ходе проделанной работы мы выяснили, что выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения - и что самое важное - строить отношения с вашими потенциальными покупателями напрямую. Главная задача во время работы выставки - обеспечение нужной нам реакции по отношению к вашей экспозиции со стороны целевых групп. Во время проведения выставок конкретизация отдельных мероприятий зависит прежде всего от маркетинговой стратегии. На высокую эффективность выставок производитель может рассчитывать лишь в том случае, если: они, во-первых, подготовлены и проведены на основе предварительных исследований с учетом динамичной природы рынка; во-вторых, создана обоснованная, запоминающаяся и должным образом воздействующая на заранее выбранную потребительскую аудиторию рекламная продукция; в-третьих, направленность кампаний обеспечена достаточно широкой по объему публикацией в наиболее целесообразных для решения поставленных задач и учитывающих специфику рекламной аудитории средствах распространения рекламы; в-четвертых, мероприятия в разных местах и на разных уровнях сбытовой деятельности скоординированы. Этот комплекс условий возникает вне зависимости от того, рекламируется ли товар массового спроса или промышленного назначения.

Независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу.

Немаловажный этап это определение эффективности выставки. Большинство специалистов считает, что затраты на рекламу должны рассматриваться как неизбежные расходы, подобно расходам на исследования, обучение, оборудование, т.е. для достижения запланированного объема реализации необходимо поддерживать определенный, выработанный рыночной практикой процент отчислений на рекламу, зависящий от этого объема.

Тем не менее относительную эффективность выставки установить можно: во-первых, соотношением объемов продаж или прибыли до и после проведения выставки и затраченной на нее суммы, а во-вторых, изменением процента информированности заданной рекламной аудитории о рекламодателе, его товарном знаке, продукции и услугах. В последнем случае эффективность оценивается тем, насколько она выполняет свою информационную функцию.

Библиографический список:

1. Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2010 г.

2. Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2011 г.

3. Барежев В.А., Малькевич А.А. Организация и проведение PR-кампаний Издат.: Питер, 2010 г.

4. Без бюджета. 57 эффективных приемов маркетинга. Эконом. Журнал.

, 2013 г.

5. Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности. Издат.: Дашков и К°, 2012 г.

6. Выставки как инструмент ускорения бизнеса. Журнал РБК №9 – 2011 г.

7. Дотлер Ф. Десять смертных грехов маркетинга, Ф. Дотлер, Изд.: Альпина, 2014 г.

8. Журнал Бизнес и Выставки №1 (43-44), Издат.: КРОКУС ИНТЕРНЭШНЛ, 2012

10. Захаренко Г. «Выставка. Техника и технология успеха» Изд.: Вершина, 2014 г.

11. Зырянов А.В. «Основы коммерческой деятельности» - 2010г.

12. Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации.

13. Петелин В. Г. «Основы менеджмента выставочной деятельности»
Изд.: Юнити-Дана, 2015 г.

14. Синецкий Б.И. «Основы коммерческой деятельности: Учебник для вузов» - 2013 г.

15. Синицын М.В. Создание логотипов. Самые современные разработки /М.В. Синицын, Изд.: Питер, 2013 г.

16. Синдстро М. «Увлекательное путешествие в мозг современного потребителя» Мартин Синдстро, Изд.: Эксмо, 2010 г.

17. Федько В.П. «Маркетинговые коммуникации» - 2013 г.

18. Шарков Ф. И. «Выставочный коммуникационный менеджмент. Управление выставочными коммуникациями»
Изд.: Альфа-Пресс, 2011 г.

19. http://dic.edu.ru/exhibition/

20.http://www.vistavki.ru/

21. http://www.expocentr.ru/

22. http://www.artstyle-expo.ru

23. http://www.cfin.ru/

ПРИЛОЖЕНИЕ

Таблица 1