Организация выставки

Планирование проведения выставки

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать:

- федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

- выставочные организации;

- торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

- ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

- прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Основной метод организации реализации товара на выставке - по представленным образцам. Образцы доставляются на выставку предприятиями-поставщиками за свой счет. Руководство выставкой осуществляет выставочный комитет, в состав которого включены ответственные представители органов государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий - изготовителей товаров, коммерческих структур - покупателей и других предпринимателей. Решения выставочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для экспонентов выставки.

Основные функции выставочного комитета:

- Определяет время и место проведения выставки;

- Создаёт рабочие органы выставки (дирекцию, арбитраж, бюро по учету договоров и другие органы необходимые для выполнения перед выставкой её задач);

- Определяет графики встреч поставщиков и покупателей;

- Утверждает смету доходов и расходов выставки, размер средств на её прохождение и источники их получения;

- Определяет порядок, режим работы выставки;

- Разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров, в том числе при согласовании, изменении и уточнении спецификаций к договорам, либо поручает решение таких споров арбитражу выставочного комитета и в этих случаях утверждает решения арбитража после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы на его решения;

- Решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением выставки.

Решения выставочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем выставочного комитета или его заместителем.

Дирекция выставки:

- Осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением выставки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, определение регламента работы и т.д.);

- Обеспечивает приём и хранение представленных на выставку образцов товаров, оказывает техническое содействие участникам выставки в заключении договоров, ведет необходимую отчетность.

Группа по учету договоров:

- Ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на выставке;

- Анализирует ход заключения договоров и согласования спецификаций, готовит по поручению выставочного комитета или дирекции выставки соответствующие аналитические справки, записи, предложения.

Арбитраж выставочного комитета:

- Обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;

- Консультирует участников выставки по правовым вопросам;

- Рассматривает возникающие на выставке преддоговорные споры.

Основные этапы проведения выставки:

Планирование выставки можно разделить на три этапа:

1) планирование подготовки выставки;

2) планирование проведения выставки;

3) планирование работы после окончания выставки.

1) Планирование подготовки выставки должно включать:

- составление перечня выставляемой продукции;

- составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;

- изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; подготовка информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;

- подготовка стендистов и персонала;

- составление сметы затрат.

2) Планирование работы выставки включает:

- составление расписания работы персонала; инструктаж персонала;

- закрепление экспонатов за сотрудниками;

- завоз и вывоз оборудования; организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;

- организация учета посетителей, интересующихся вашей продукцией.

3) Планирование работы после окончания выставки включает:

- регистрацию посетителей, покупателей, интересующихся вашей продукцией в результате посещения выставки;

- подведение итогов выставки (затрат, дохода);

- разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы».

Составив перечень продукции, вы легко можете составить перечень необходимых для ее рекламы материалов. Хорошо, если на каждый вид выставляемой продукции у вас разработан информационный лист. В некоторых случаях для технически сложной продукции целесообразно иметь даже два листа: один с общим описанием назначения и функций, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся вашей продукцией - с подробными техническими характеристиками (см. Список исп. ист. п. 22).

Несколько видов товаров, продукций, близких по назначению, можно объединить на одном информационно-рекламном листе.