Место составления или издания

Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь;

Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" размещается в правом верхнем углу документа, т.е. в заголовочной части документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения", но не выше наименования организации на бланке.

Грифы ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" (официальный), "Не подлежит оглашению", "Не для печати", "Конфиденциально" проставляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и располагаются всегда на первом листе документа без кавычек.

Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Например: Для служебного пользования

Экз. № 2

Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра. На обратной стороне последнего листа в правой нижней части проекта документа делается запись с указанием адресатов, которым направлены соответствующие экземпляры документа с грифом ограничения доступа.

Например:

Экз. № 1 - В дело. Подпись. 03.10.2005

Экз. № 2 - В ФПБ. Подпись. 04.10.2005

Адресат

Реквизит "Адресат" используется преимущественно в различных формах
переписки. Поэтому важным является знание порядка адресования документа.
Адресование указание получателя предназначаемой документной информации, производится на документах, отправляемых в другие организации, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилия с инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации - должна печататься в правом верхнем углу страницы флаговым способом.

Реквизит "Адресат" максимально может состоять из следующих составных частей: наименование организации, указание должности получателя, фамилии и инициалов.

При оформлении реквизита "Адресат" на документах, направляемых организациям, их названия указываются в именительном падеже.

Например: Могилевское областное

объединение профсоюзов

Допускается адресование документов конкретному должностному лицу. В этом случае наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.

Например:

Могилевское областное

объединение профсоюзов

Заведующему финансово-

экономическим отделом

Столярову М.В.

Если документ адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например: Председателю Могилевского областного

объединения профсоюзов

Чиканову Л.Г.

Конкретному лицу документ адресуют в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с его содержанием.

Под наименованием адресата должен указываться его полный адрес: улица, номер дома без знака "№" и сокращенного слова "дом" (д.), почтовый индекс, город, область (государство). Адрес не проставляется на документах, направляемых в Федерацию профсоюзов Беларуси, республиканские органы отраслевых профсоюзов, областные (Минское городское) объединения профсоюзов, а также постоянным корреспондентам Республики Беларусь.

При отправке документов за пределы республики обязательно указывается полный адрес с названием страны ниже основного адреса.

Например: Директору Всероссийского научно-

исследовательского института

документоведения и архивного дела

Ларину М.В.

ул. Профсоюзная, 82

117393, г. Москва-393

Российская Федерация

При рассылке документов нескольким однородным организациям адрес может быть обозначен обобщенно. При отправке документов адресатам прилагается на отдельном листе список с наименованием республиканских органов отраслевых профсоюзов и их почтовым адресом.

Например: Республиканские органы

отраслевых профсоюзов

(по списку)

Адресование документов гражданам осуществляется в соответствии с почтовыми правилами: вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его полный почтовый адрес: улица, номер дома с сокращенным словом "дом" - д., номер квартиры с сокращенным словом "квартира" - кв., почтовый индекс, город, область (государство).

Например: Иванову И.И.

ул. Красная, д. 3, кв. 48

220113, г. Минск-113

Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Справки, докладные записки, подготовленные работниками организации ФПБ, адресуются должностному лицу с обязательным указанием его должности.

Например: Заместителю председателя Могилевского

областного объединения профсоюзов

Исаченко Т.Н.

Гриф утверждения

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.

Утверждение документа производится посредством применения грифа "УТВЕРЖДАЮ" или издания соответствующего распорядительного документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Брестского областного

объединения профсоюзов

(Подпись) Н.И.Басалай

17.01.2006

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", заголовка распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление Президиума Совета

Федерации профсоюзов Беларуси

27.10.2005 №178

Резолюция

Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. Резолюция должна содержать решение вопроса, а не порядок его подготовки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других.

Резолюция переносится работником, ответственным за ведение делопроизводства, в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции;

Заголовок к тексту

Составной частью документа является заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся необходимым элементом любых

документов, выполняемых на бумаге формата А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на бумаге формата А5.

Заголовок не составляется к телеграммам.

Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" ("об") и должен отвечать на вопрос "о чем?" (например: "Об установлении...", "Об утверждении...", "О предоставлении...", "О мерах...", "Об увеличении...", "О ходе...").

В протоколах, актах, правилах, инструкциях заголовок чаще всего отвечает на вопросы "кого?" или "чего?" (например: протокол - заседания президиума, акт - приема дел, правила - трудового распорядка, инструкция - главного специалиста и др.).

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Заголовок составляется специалистом, готовившим документ, и размещается в левом верхнем углу документа над текстом, что значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как, не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение;

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" или слово "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может быть нанесена штемпелем или написана от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется;

Текст

Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Текст должен быть правильно составлен. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

Текст документа не должен отражать никаких субъективных эмоций составителя. В нем должна содержаться исключительно фактографическая информация, тон изложения в документе должен быть нейтральным.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную убедительно, кратко, без сложных грамматических построений.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

разных понятий (терминов) в одном и том же смысле;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов;

аббревиатур, кроме общеизвестных;

ненормативной лексики.

Перечисляемые в тексте фамилии (список, состав делегаций), географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.

Текст документа может подразделяться на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы.

Пункты документа основные структурные элементы документа, содержащие законченные положения. Они обозначаются арабскими цифрами с точкой и названия не имеют.

Главы документа - структурные элементы документа, объединяющие в себе его пункты. Они, как правило, обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется строчными буквами и размещается в левой части строки. В случаях, когда главы документа незначительны по объему, допускается не обозначать их номерами.

Разделы документа - структурные элементы документа, объединяющие его главы. Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Пункты документа могут включать в себя абзацы, подпункты и части. В случаях, когда текст документа не подразделяется на пункты, он состоит из абзацев и частей.

Абзац часть текста, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Подпункты - абзацы, являющиеся составной частью пункта и обозначаемые несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Часть состоит из абзаца (нескольких абзацев) и представляет собой смысловое единство. Она начинается, как правило, с прописной буквы и заканчивается точкой. В случае если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой. Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.

Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего документа.

Нумерация структурных элементов должна быть единообразной для всего документа.

Использование в документах структурных элементов с несвойственными им цифровыми или иными обозначениями допускается в исключительных случаях и при наличии в документах специальных оговорок.

Отдельными структурными элементами текста документа могут быть подстрочные примечания к нему. Подстрочные примечания используются в тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта.

Текст документа (постановления, приказа, докладной записки и др.), как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой - указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется изложить основание или причины составления документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

Текст документа может содержать только заключительную часть: постановление, приказ - постановляющую часть без констатирующей, письмо - просьбу без пояснений и т.п.

В справках приводится только информация (без выводов и предложений). Этим они отличаются от докладных записок. По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).

Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предписываемых действий (например: "Поручить организации...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (например: "Финансово-экономическому отделу (М.В.Столяров) предусмотреть...").

Если в пункте распорядительного документа не предусматривается определенный исполнитель, то он начинается с глагола в неопределенной форме (например: "Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").

Структура распорядительного документа должна обеспечивать последовательное изложение его сути, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.) либо содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: "Организация осуществляет...", "Главный технический инспектор труда имеет право...", "Комиссия установила...", "Комиссия предлагает...", "Институт разработал...", "В состав названного управления входят...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица

множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что...").

Если в тексте проекта документа требуется неоднократно указать наименование профсоюзного органа либо иной организации ФПБ, а равно если неоднократно употребляется то или иное понятие, выражаемое группой слов, то наименование этого органа (организации) или понятие при первом упоминании

полностью, при этом в скобках в именительном падеже указывается сокращенное наименование (условное обозначение), которым оно обозначается в дальнейшем.

В текстах документов, которые не рассылаются (не направляются) за пределы организации, допускается использование сокращенных наименований членских организаций, организаций, созданных на основе профсоюзной собственности. В случаях, предусмотренных в настоящем абзаце, в качестве сокращенных наименований юридических лиц используются приводимые в их уставах (положениях) сокращенные наименования.

В заголовках документов и в реквизите "адресат" наименования юридических лиц приводятся полностью.

В документе, как правило, должны быть определены реальные сроки исполнения, для обозначения которых необходимо использовать конкретные даты (например: "до 01.07.2005", "к 01.10.2005").

В случаях, когда невозможно точно определить дату предполагаемого подписания (принятия) документа, либо начало предписываемого действия предваряет другое обстоятельство с неопределенным сроком, допускается указание сроков исполнения применительно ко дню подписания (издания) документа либо наступления требуемого обстоятельства (например: "в десятидневный срок", "не позднее пяти дней с момента утверждения акта").

В тексте телеграммы по возможности опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные во избежание искажения пишутся словами. Знак "№" обозначается: "НР". Исправления и переносы слов не допускаются;