Библиографическое описание документа

«Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа» (ГОСТ 7.1-2003, с. 2).

Объектами составления библиографического описания (БО) являются все виды опубликованных (в том числе депонированных) и неопубликованных документов на любых носителях – книги, сериальные и другие продолжающиеся ресурсы, картографические, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, микроформы, электронные ресурсы, другие трехмерные искусственные или естественные объекты; а также составные части документов (так называемое аналитическое БО описание – см. 4.4). БО документа или его составной части носит название библиографической записи (БЗ).

В процесс составления описания входят: анализ документа; выявление библиографических сведений о документе; определение необходимого набора элементов БО и приведение их по установленным правилам в том виде, который позволяет осуществить идентификацию документа и его поиск.

БО состоит из элементов, объединенных в области, и заголовка. Элементы в области располагаются в строго определенной последовательности, установленной государственным стандартом. Отдельные области и элементы могут повторяться. Элементы описания подразделяются на обязательные и факультативные (необязательные). Однако, согласно стандарту, набор факультативных элементов должен быть постоянным в каждой конкретной работе. Если факультативный элемент указывают в каком-либо документе списка литературы, то необходимо это сделать во всех других источниках этого списка.

В состав БО документа входят следующие области: 1) область заглавия и сведений об ответственности; 2) область издания; 3) область специфических сведений; 4) область выходных данных; 5) область физической характеристики; 6) область серии; 7) область примечания; 8) область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности.

Для разграничения областей и элементов в БО приняты следующие обязательные знаки предписанной пунктуации или условные разделительные знаки (УРЗ):

. – точка и тире

. точка

, запятая

: двоеточие

; точка с запятой

… многоточие

/ косая черта

// две косые черты

() круглые скобки

[ ] квадратные скобки

+ плюс

= знак равенства

Эти УРЗ не несут грамматической нагрузки, а служат только для формализации описания. Поэтому, например, после двоеточия, запятой, точки с запятой и т.п. следующее слово может быть написано с прописной буквы. Внутри же элементов области пунктуация и орфография должны соответствовать нормам языка, на котором составлено описание. Каждой области описания, кроме первой, предшествует знак точка и тире, который ставится перед первым элементом области. Если первый элемент отсутствует, знак точку и тире ставят перед последующим элементом, предписанный знак которого в этом случае опускают. Если элемент не приводят в описании, опускают и предписанный ему знак. Для более четкого разделения областей и элементов, а также для различения предписанной и грамматической пунктуации применяют пробелы в один печатный знак до и после предписанного знака. Исключение составляют точка и запятая – пробелы оставляют только после них. Каждой области БО, кроме первой (после заголовка), предшествует знак точка и тире.

При составлении БО в целях обеспечения его компактности можно применять сокращение слов и словосочетаний, объединение различных записей в одну библиографическую запись и другие приемы сокращения. Сокращения приводят в соответствии с ГОСТ 7.12–93 «Библиографическая запись, Сокращения слов на русском языке. Общие требования и правила» и ГОСТ 7.11–78 «Сокращения слов и словосочетаний в библиографическом описании».

Главными условиями сокращения слов являются однозначность их понимания и обеспечение расшифровки сокращенных слов. Не следует сокращать слова в тех случаях, когда это может исказить или сделать неясным смысл текста описания, затруднить его понимание.

Сокращения применяют во всех областях БО. Не допускается сокращать любые заглавия в любой области (за исключением случаев, когда сокращение имеется в самом источнике информации) и общее обозначение материала. Исключение составляет аналитическое БО описание – см. 4.4.

Числительные в описании приводят римскими или арабскими цифрами, т.е. в том виде, в каком они даны в документе. Римские цифры и цифры в словесной форме переводят в арабские при обозначении года или дат выхода издания, повторности издания, классов и курсов учебных заведений, номеров (выпусков, частей) многотомных, сериальных или других продолжающихся изданий, юбилейных дат. При этом количественные числительные обозначают арабскими цифрами без наращения окончаний, порядковые числительные – с наращением окончаний.

Основное требование к БО – достоверность, поэтому описание составляется de visu, непосредственно по документу. Главный принцип БО – указывать библиографические сведения в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации.

Источником сведений для составления БО является документ в целом и в первую очередь те его элементы, которые содержат выходные сведения. Сведения, вызывающие сомнение, приводят в описании с вопросительным знаком, заключенным в квадратные скобки. Также в квадратные скобки заключают те сведения, которые установлены не по основным источникам информации.