Мы строили, строили и наконец. Интервью с кандидатом.

Цели главы

· Описать технологию проведения интервью, его этапы и шаги.
· Акцентировать внимание интервьюеров на важных деталях собеседования.

Содержание главы:

В этой главе - пять больших частей.

В Первой части рассказывается о начальном этапе интервью, об установлении контакта с кандидатом и выборе стиля собеседования. Именно этот этап закладывает основу дальнейшей эффективной беседы.

Вторая часть посвящена основному этапу интервьюирования. Эта часть занимает центральное место в книге, она - одна из самых важных и объёмных.

В свою очередь эта часть состоит из четырёх разделов:
- В первом разделе описано то, на что необходимо обратить внимание при первом опыте взаимодействия с кандидатом, показана информативность первого опыта взаимодействия.
- Второй раздел этой части называется "Получение и проверка информации". Это название раскрывает суть раздела.
- В третьем разделе мы рассказываем, какие вопросы о вашей компании и будущей должности могут задавать вам кандидаты, и помогаем сформулировать ответы на эти вопросы.
- Последний, четвёртый раздел акцентирует внимание читателей на обсуждении и поиске альтернатив сотрудничества с кандидатом.

Третья часть называется "Завершение интервью" и подробно описывает процесс завершения собеседования с кандидатом, рассказывает как подвести итоги разговора, закончить беседу в тот момент, когда вы этого захотите или посчитаете нужным; какие шаги вам необходимо предпринять перед словамит:"Спасибо. До свидания!"

В четвёртой части детально и подробно рассказывается о том, на что необходимо обращать внимание в разговоре с кандидатом, чтобы составить точный портрет вашего собеседника: детали поведения и речи, которые несут наиболее полную и достоверную информацию о кандидате, его потенциале и/или ограничениях и могут дать внимательному собеседнику гораздо больше сведений, чем те, которые содержатся в словах.

Последняя, пятая часть описывает методы и техники получения информации о кандидате в ходе собеседования.

Часть 1. Первый этап интервью.

В начале разговора об интервью еще раз обозначим основные цели его проведения:

· Определить, может ли кандидат успешно выполнять сформулированные на этапе экспертизы вакансии должностные обязанности с необходимым нам результатом и качеством, то есть определить способности кандидата.

· Выяснить, может ли он работать в компании, то есть определить соответствие его личных качеств корпоративной культуре вашей компании.

· Решить, хочет ли кандидат успешно работать в предлагаемой должности и в вашей организации, то есть определить мотивацию кандидата.

· Проанализировать совместимость кандидата и его будущих коллег, подчиненных и руководителей.

Вы не забыли о психологической подготовке к интервью? Посмотрите еще раз последнюю часть третьей главы. Готовы?
Но до того, как ваш будущий собеседник войдет к вам в кабинет, давайте еще раз посмотрим ваши "заготовки" к интервью, какие сведения о кандидате и в каком виде лежат у вас перед глазами:

· Резюме или справка на кандидата, где указано: его половозрастные характеристики, места учебы и работы, название должностей, которые он занимал и основные должностные обязанности, которые он выполнял на каждой должности.

· Бланк оценки кандидата (Приложение 4), где есть характеристики сотрудника, желательного для организации.

· Список подготовленных вопросов, которые вы будете задавать кандидату.

· Бумага для заметок.

· Тексты заданий, если вы их используете в собеседовании.

Желательно не вносить в "Бланк оценки" сведения из резюме до собеседования, так как науку грамотно и красиво составлять резюме многие кандидаты освоили уже давно, приукрашивая и несколько искажая детали, особенно состав выполняемых должностных обязанностей. Эти сведения следует тщательно проверить в ходе интервью.

В "Бланк оценки" имеет смысл заранее занести только информацию о поле и возрасте кандидата и заполнить шапку Бланка: название вакантной должности, фамилию, имя и отчество кандидата, дату собеседования, фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, проводящего собеседование.

Кроме того, обратите внимание еще на три графы. Первая это - оценка первого впечатления от кандидата. Обычно она имеет три градации: хорошее впечатление (положительное, "+"), плохое (отрицательное," -") или нейтральное ("+\-").

Эта характеристика очень важна для должностей, где необходимо непосредственное общение с клиентами. Советуем, фиксировать свое впечатление от кандидата сразу, как только он вошел. Известно, что первое впечатление создается в течение 30-40 секунд. Чувства, аналогичные тем, которые вы испытали, впервые увидев своего собеседника, скорее всего, будут испытывать ваши клиенты и партнеры при первом знакомстве с ним. Если ваше первое впечатление негативное, а опыт и квалификация кандидата вас устраивают, то стоит проверить в ходе собеседования - можно ли изменить его имидж и манеру держаться.

Еще две графы в сравн при сравнении друг с другом дают нам информацию. Занесите в одну графу назначенное время прихода. В другую - фактическое время прихода. Если кандидат опоздал и объяснил свое опоздание, укажите заявленную причину. Это необходимо для последующего анализа.

! Обозначим основную цель предстоящей вам встречи с кандидатом. Это - получение достоверной информации о кандидате для определения его соответствия выдвинутым профессиональным и психологическим требованиям.

Поэтому главной задачей первого этапа интервью является создание таких условий беседы, такой атмосферы, чтобы кандидат смог и захотел раскрыться.

Итак, ваш собеседник прибыл, секретарь известил вас о его приходе. Если вы не успели закончить подготовку или у вас возникло срочное дело (неотложное!), то определите то время, которое вам нужно для его завершения. Предупредите кандидата о задержке через секретаря или лично. Подобная организованность и уважительное отношение к посетителю продемонстрирует возможному будущему сотруднику стиль взаимодействия в компании с наилучшей стороны.

Наконец, вы свободны и готовы встретиться с соискателем лицом к лицу. Пригласите его войти.

Если это - мужчина, первый протяните ему руку для рукопожатия. Так положено по правилам делового этикета, первым подает руку хозяин кабинета. Если женщина - инициатива протянуть руку для приветствия на ее стороне. В этом месте книги до нас доносятся возражения: мы руку первыми подавать не будем, проверим кандидата на воспитанность и знание этикета. Можно. Но помните, ваша основная задача на этом этапе интервью - установить контакт, сделать так, чтобы ваш собеседник не "закрылся", не почувствовал себя неловко или неуверенно. Ваша задача как хозяина кабинета и хозяина положения - создать для посетителя, будущего партнера по переговорам обстановку комфорта и доверия. Это необходимо для того, чтобы ваш собеседник, почувствовав себя в безопасности и в атмосфере подлинного интереса к нему, раскрылся и захотел рассказать о себе более полно и подробно.

После приветствия и рукопожатия (обратите внимание на то, как действовал при этом ваш визави, о "расшифровке" данных читайте в главе 5) пригласите собеседника присесть и укажите жестом место, где он может расположиться.

Лучше всего проводить собеседование по найму не в вашем рабочем кабинете, а, если это возможно, в комнате для переговоров. Это, во - первых, является дополнительной возможностью для вас отключиться от текущих дел и забот, чтобы сосредоточиться на предстоящем разговоре. Во - вторых, само приглашение в специально оборудованное для встреч с партнерами или клиентами помещение настроит вас и вашего собеседника на конструктивный лад. Это также поможет установить контакт с кандидатом и заложит еще один камень в фундамент начала равноправных партнерских переговоров. В этой ситуации можно предложить кандидату расположиться там, где ему удобно.

Хотелось бы предостеречь вас от тенденции делать вывод о кандидате по первому впечатлению, с первых минут беседы. Да, зафиксировать свою первую реакции необходимо (вспомните о специальном пункте в "Бланке оценки кандидата"), но, для того, чтобы оценить профессиональные навыки и личностные характеристики соискателя необходимо проделать серьезную работу. Основная ее часть - грамотное интервью.

Теперь настало время познакомиться с кандидатом. Даже если вы предполагаете, что собеседник информирован о вашем имени, отчестве и должности, назовите их и, если это не затруднительно для вас, дайте ему свою визитную карточку. Это не просто дать вежливости. Такими действиями вы поможете кандидату избежать неловкой ситуации, когда он от волнения, вполне естественного для данного момента (скорее должна насторожить полная расслабленность кандидата!), может забыть ваше имя и, лихорадочно пытаясь его вспомнить, будет чувствовать себя не в своей тарелке.

Знакомство состоялось, начинается беседа. Ваши действия подчинены все той же задаче: снять естественную для момента знакомства напряженность, дать возможность кандидату расслабиться и полностью продемонстрировать свои качества.

Будет уместно спросить у собеседника: "Что Вы будете пить (что Вам предложить)- чай или кофе?".
Опытные специалисты по переговорам начинают разговор с вопросов на нейтральную тему, например, "Легко ли Вы нашли наш офис?". Таких ничего не значащих вопроса может быть один или два и постарайтесь сделать так, чтобы они не подразумевали долгих рассуждений и пространных ответов. Не стоит спрашивать, например, "Что вы думаете об этой картине (известном фильме или событии)?". Лучше использовать стандартную тему о погоде в нестандартной обработке: "Как там, трамваи еще не смыло?" или "Хорошая погода для собеседования - совсем не хочется выходить на улицу, не правда ли?". Уместная легкая шутка чаще всего является лучшим средством разрядить обстановку. Маленькая забавная история или анекдот, подходящий к ситуации, могут сыграть аналогичную роль.

Вспомним о том, что информацию наш собеседник получает не только из слов, но и из наших жестов, мимики, позы, тона и громкости голоса.
Быстрее всего мы располагаем к себе собеседника с помощью улыбки и спокойного голоса средней громкости. Проследите, пожалуйста, как вы сидите за столом переговоров.

Скажем несколько слов о том, как нужно расположиться за столом и как держаться, чтобы задача установления контакта с соискателем была достигнута в максимально короткие сроки.
В вашем рабочем кабинете тоже может быть стол для переговоров, за который желательно пригласить кандидата. Итак, ваш собеседник выбрал себе место. Расположитесь так, чтобы сидеть под прямым углом к нему. Если вы сядете напротив, то стол между вами будет восприниматься как барьер. Если сядете рядом, то наблюдать за реакцией собеседника будет очень трудно. Если у вас в кабинете только рабочий стол, и посетитель не имеет возможности выбрать себе комфортное место, то перед его приходом желательно расположить стул для собеседника в торце стола, таким образом, вы будете сидеть под углом друг к другу. Для удобства стоит немного повернуться в сторону кандидата. Постарайтесь организовать "переговорное пространство" так, чтобы со стороны ваше взаиморасположение не выглядело как ситуация экзаменов или общение чиновника и просителя.

Место выбрано. Обратите внимание на то, как вы сели. Представьте себя на месте собеседника.

Что вы почувствуете, если ваш потенциальный работодатель откинулся на спинку стула, удобно вытянул ноги и прикрыл глаза? А если скрестил руки на груди и привычно сгорбился за столом, не глядя на вас? Оптимальная поза интервьюера для начала собеседования следующая: придвиньтесь к столу, удобно и свободно расположите на нем руки, чуть - чуть наклонитесь в сторону собеседника.

Последите за своими жестами.

Привычные повторяющиеся жесты: щелканье шариковой ручкой, постукивания кончиком карандаша, снимание и одевание очков или кольца может быть бессознательно истолковано собеседником как признак неуверенности или раздражения. Вам это надо?

Можно начинать беседу. Для повышения эффективности разговора сообщите кандидату о том, сколько времени вы готовы посвятить разговору с ним.

Опытные кандидаты обычно сами задают этот вопрос, формулируя его примерно так: "Сколько времени вы планируете отвести нашей беседе?". Если такого вопроса нет, то сами проинформируйте кандидата о том, что у нас есть полчаса (сорок минут и т.д.) на разговор, затем у вас назначена другая встреча (переговоры, совещание и т.п.). Эти сведения помогут кандидату четче отвечать на вопросы, "не растекаться мыслью по древу", а вам - закончить интервью тогда, когда вы сочтете это нужным.

После того, как вы уточнили продолжительность встречи, дайте возможность собеседнику увидеть картинку предстоящего разговора в целом.
Для этого расскажите в, общих чертах, о чем пойдет речь на собеседовании. "Позвольте мне сказать несколько слов о плане нашего собеседования" или "Мне бы хотелось начать нашу встречу с рассказа о том, как она будет проходить". "Сначала мы поговорим о …, затем я расскажу вам о …, задам вопросы о …, в конце буду готов ответить на ваши вопросы". Такое гласное структурирование ближайших событий не только придаст уверенности вашему собеседнику, но и покажет ему, что вы здесь контролируете ситуацию.

Перед тем как начать диалог с кандидатом, желательно, немного рассказать о компании.
Рассказ можно предварить фразой: "Теперь я вкратце расскажу о нашей фирме". Обычно этот рассказ воспринимается соискателем как показатель серьезных намерений, жест доброй воли и открытости. Вас воспринимают как представителя стабильной организации, а не компании - однодневки. Какую информацию надо предоставить кандидату, не перегружая его пока ненужными сведениями и не выдавая коммерческую тайну непроверенному человеку? В вашем вводном слове коснитесь трех пунктов: сколько лет существует ваша компания (если она образовалась недавно, то, по возможности, скажите несколько слов о предыстории ее создания), масштабы ее деятельности (численность персонала и региональная распространенность) и основные направления деятельности. Ваш рассказ может звучать приблизительно так:

"Наша фирма существует уже 7 лет, она была зарегистрирована в мае 1992 года. Мы торгуем продуктами питания большого ассортимента в Москве и еще в шести регионах России. Если у вас есть вопросы о нашей фирме, я готов ответить на них в конце беседы".

Приглашая своего собеседника к разговору о нем, можно сказать пару слов о себе.

Например: "Я являюсь Генеральным директором этой компании вот уже три года. Пришел сюда на должность коммерческого директора пять лет назад. А теперь давайте поговорим о вашем профессиональном опыте".
Такое предисловие в некоторых случаях может избавить вас от выслушивания заранее заготовленной и заведомо искаженной информации. Вы ведь дали понять, что имеете опыт практической работы в ключевых областях деятельности компании.

Индикаторами того, что контакт с собеседником установлен, служат изменения в темпе его речи, позе, дыхании, мимике и жестикуляции.

Дыхание выравнивается, поэтому голос начинает звучать ровнее и увереннее. Как правило, несколько снижается бывший слишком быстрым и суетливым темп речи. Собеседник начинает говорить свободнее. Садится удобнее, меняется положение его рук и ног. Кандидат ставит ноги прямо, опираясь в пол всей ступней, разжимает руки. Уходит "неподвижность зажатости", когда вы можете наблюдать статичную позу и отсутствие естественных жестов. Ваш собеседник начинает улыбаться, смотреть вам в глаза, подкреплять свои слова соответствующими жестами.

После того, как контакт установлен, можно переходить к основной части интервью, однако, важно помнить о необходимости сохранять атмосферу доверия и доброжелательности в течение всей беседы.
Достигается это за счет поощрительных реплик интервьюера, одобрительных кивков, улыбки. Эти приемы являются элементами техники активно слушания. Ею должны владеть все профессиональные интервьюеры и другие специалисты по работе людьми (торговые представители, рекламные агенты, менеджеры по работе с клиентами и поставщиками, менеджеры по персоналу и т.д.). Эта техника подробно описана в литературе, посвященной искусству переговоров. Скажем несколько слов о ее принципиальных моментах.

Основная задача этой техники - поддерживать контакт с собеседником и помогать ему говорить, высказывать свои мысли, соображения, описывать свои чувства. При этом интервьюер мало говорит, много и внимательно слушает. "Кто много говорит, тот мало узнает". (Рудольф А. Шнаппауф "Практика продаж")

Улыбка - сильнейший инструмент конструктивных диалогов, если она выражает искреннюю заинтересованность в собеседнике и его словах. Иногда стоит кивнуть или использовать другое подтверждение, что ваше внимание направлено на то, о чем сейчас рассказывает собеседник, а не занято собственными мыслями и проблемами. Воздержитесь на время диалога от перелистывания и чтения документов или просмотра информации с компьютерного экрана. Это воспринимается как признак неуважения и незаинтересованности.

Стоит фиксировать данные на бумаге, но не чертите фигурки или каракули. Это воспринимается собеседником как потеря интереса к разговору и сосредоточенность на темах, которые не касаются текущей беседы. Не торопите кандидата, "Тот, у кого мало времени, должен все делать медленно, но планомерно и размеренно, так как ему слишком дорого время, чтобы тратить его на выявление недоразумений" (Рудольф А. Шнаппауф "Практика продаж")

Рассказывая о первом этапе интервью, хотелось бы предупредить о некоторых объективно возникающих феноменах в ситуациях, когда вам приходиться встречаться с несколькими кандидатами на одну вакансию. И они проявляются тем сильнее, чем меньше промежуток между этими встречами. Это так называемые ошибки по контрасту. При встрече с новым соискателем вы можете находиться под впечатлением от предыдущих заявителей. Если просто квалифицированный кандидат следует за выдающимся, ярким претендентом на место, то его характеристики, скорее всего, покажутся бледными в ваших глазах. Вы можете отказаться от хорошего квалифицированного работника, по контрасту выглядевшего слабым. Аналогичная ситуация возникает при встрече с посредственным кандидатом после откровенно слабого претендента - есть опасность "ухватиться", кто лишь чуть-чуть лучше "плохого".

Пора сказать несколько слов о выборе стиля интервью. Вернее - об окончательном выборе. Предварительное решение о том, из каких элементов разных стилей будет состоять это собеседование - "испытания" или "допроса", "соло" или "пряток", а может быть - "партнерских переговоров", принимается, конечно же, при подготовке к встрече с соискателем. Как вы помните, в третьей главе, мы говорили о том, что самым оптимальным является сочетание элементов разных стилей. Разница в их удельном весе. Например, стиль собеседования - "партнерские переговоры" оптимален при приеме на работу будущих членов вашей команды, уникальных специалистов и руководителей высшего и среднего звена. Элементы "испытания" присутствуют практически во всех собеседованиях. Но при разговоре с претендентом на должность, где важны прикладные навыки (машинопись, владение иностранным языком на уровне переводчика, умение работать с определенными компьютерными программами) удельный вес стиля "испытание" превалирует над остальными. Если вы переманиваете кандидата из солидной фирмы и с хорошей должности, то исполните для него "песню" о своей компании, при этом в основном применяя, конечно же, стиль партнерских переговоров. Если вы заранее знаете, что на вакантной должности должен быть "толстокожий носорог" смело испытайте кандидата пыткой в стиле "допрос".

Первый этап - самый подходящий момент для утверждения или изменения предварительного решения о дальнейшем стиле собеседования.
Если внешний вид или поведение кандидата вас насторожили, включите в беседу элементы "игры в прятки", при этом проверяйте свои ощущения с помощью коротких и точных вопросов из стиля "допрос". Если же при первом знакомстве вы поняли, что кандидат на "носорожью" должность тонкокож, раним и больше смахивает на трепетную лань (волнуется, краснеет, потеет и заикается при встрече с вами), но при этом по предварительно полученным данным является высококлассным специалистом, который может очень пригодится вашей компании на другой должности, то скорее откажитесь от "допроса". Партнерские переговоры - вот то, что вам надо в такой ситуации.

Мы рассказали о первом и очень важном этапе интервью, об эффективных действиях, которые помогают установить контакт и "разговорить" кандидата, о возможных ошибках этого этапа и коррекции выбранного стиля собеседования.

Следующая часть этой главы посвящена основному этапу интервью.

Часть 2. Основной этап интервью.