Экспертиза практической ценности документов

4.3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значимости документов в целях отбора их для дальнейшего хранения.

4.3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел и документов создается Экспертная комиссия (ЭК) организации.

4.3.3. Создание ЭК и организация ее работы проводится в соответствии с Положением об экспертной комиссии (приложение № 14).

4.3.4. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные в вопросах делопроизводства работники организации. Возглавляет работу комиссии один из заместителей генерального директора Общества.

4.3.5. ЭК назначается приказом генерального директора, в приказе определяется количественный и качественный состав комиссии.

4.3.6. Экспертиза ценности дел и документов проводится путем полистного просмотра дел.

4.3.7. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются на хранение в архив организации. Форма описи приведена в приложении № 15.

4.3.8. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт о выделении документов на уничтожение. Форма акта приводится в приложении № 16. Акт подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором общества.

4.3.9. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист. Для дел с особо ценными документами, а также сложных по составу, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется внутренняя опись документов дела.

4.3.10.Уничтожение документов производится после передачи дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии, как минимум, двух членов ЭК.

4.3.11.Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

Приложения:

1. Форма акта о повреждении почтового отправления.

2. Форма общего бланка организации.

3. Форма бланка для писем.

4. Форма бланка приказа по основной деятельности.

5. Формы журналов регистрации документов.

6. Форма листа согласования документа.

7. Форма листа ознакомления с документом.

8. Образец оформления обложки дела.

9. Форма номенклатуры дел Общества.

10. Форма внутренней описи документов дела.

11. Форма листа-заместителя.

12. Форма карты-заместителя.

13. Форма заверительной надписи дела.

14. Положение об экспертной комиссии.

15. Форма описи дел, передаваемых на архивное хранение.

16. Форма акта о выделении дел и документов на уничтожение.

17. Форма списка рассылки служебного письма.

18. …

Приложение 3

Приложение 4

Схема движения входящего документа

в небольшой организации

Приложение 5

Приложение 6

Схема движения исходящего документа

в небольшой организации

Приложение 7