Подготовка и оформление служебных писем

3.3.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем (см. приложение № 3).

3.3.2. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно и обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Письма, как правило, должны затрагивать только один вопрос, что обеспечивает более оперативное рассмотрение их в организации – получателе документа. В крайнем случае служебное письмо может освещать два взаимосвязанных вопроса.

3.3.3. Внесение в подлинник служебного письма добавлений или изменений после его подписания не допускается.

3.3.4. Письма передаются на подпись генеральному директору через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены с нарушением существующих правил.

3.3.5. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части бланка, например:

Директору ЗАО «Весна»
г-ну О. Н. Кравцову

ул. Сибирская, д. 12, к. 2, офис 12, Пермь, 614000

3.3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки (см. приложение № 17). В этом случае на каждом экземпляре документа либо следует указать только один адрес.

3.3.7. Дата документа и его исходящий номер проставляются на отведенных для этих реквизитов местах:

_____________ № ____________

При составлении ответного письма должен быть заполнен реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного документа»:

На № ______ от _____________

3.3.8. В левом нижнем углу последней страницы документа оформляется отметка об исполнителе, включающая имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона (при отсутствии свободного места на лицевой стороне отметка оформляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа), например:

Лидия Григорьевна Ожогина
235-98-74