Зміст та основні функції офіційної документації

Соціальна природа документа найтіснішим чином пов’язана з функціями документа. Під функцією (від лат. «Functio» – виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них [7, с. 384].

Функції документа безпосередньо пов’язані з функціями інформації, які документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії. Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто є багатофункціональною, остільки і документ також поліфункціональний.

Сукупність функцій є засобом досягнення мети і реалізації завдань, для вирішення яких документ призначений. Функції мають безпосередній вплив на види, різновиди, структуру документів. Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого більш глибокого їх вивчення.

Різні функції документа тісно взаємопов’язані і переплетені між собою, тому вивчення їх можливо тільки за допомогою загальнонаукового методу абстрагування, тобто уявного розмежування і тимчасового виділення деяких окремих функцій.

Функції документа можна розділити на загальні та спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи якусь певну потребу, тобто реалізуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність у документі інших функцій.

Виникнення документа, як уже зазначалося, було обумовлено цілком конкретними суспільними потребами, а саме – необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і властиві всім документам. Названі функції, в свою чергу, тісно пов’язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації і т.д. Нерідко документознавці об’єднують їх в якусь єдину інформаційну функцію, що навряд чи виправдано, оскільки інформація є глибинною, сутнісною характеристикою документа, поряд з його соціальною природою [17].

Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування та підтримання інформаційних зв’язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально закріплюючу роль.

Передача інформації охоплює всі рівні соціальної системи і різних її підсистем. Вона може бути інтерактивною, тобто вестися в діалоговому режимі; може здійснюватися в якомусь одному напрямку: зверху-вниз чи знизу-вгору. Відповідно виникають і різні категорії документів:

- двосторонньої дії (ділове та особисте листування, договірні документи і т.д.);

- багатосторонньої дії, розраховані на інформування всього суспільства (наприклад, Загальна декларація прав людини);

- документи, орієнтовані зверху-вниз, тобто від законодавця до виконавця, від керівника до підлеглого (закони, укази, постанови, розпорядження, накази, інструкції і т.д.);

- документи, орієнтовані знизу-вгору – від виконавця і підлеглого до керівника (скарги, донесення, доповідні записки, рапорти і т.д.) [18, с. 493].

Виникнення і широке поширення в останні десятиліття комп’ютерних, телекомунікаційних і космічних мереж зв’язку і передачі інформації (системи «Інтерсупутник», «Інтернет», електронна пошта та ін..) різко збільшили швидкість і обсяги передачі інформації і, як наслідок, комунікативні можливості документа.

Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багаторазово затребувана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значне число спеціальних установ та організацій – архівів, інформаційних центрів, музеїв та ін..

Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективному середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, яка є різновидом функції зберігання інформації і якою документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов’язана виключно з ретроспективним середовищем побутування документів, тому відноситься до ряду вторинних функцій.

Слід зауважити, що історичне джерело є складною інформаційною структурою. Воно містить, поряд з відкритими, також і приховані шари інформації. З часом, у зв’язку з постійно мінливими умовами життя суспільства, зростаючими потребами людей, прихована інформація може актуалізуватися і все більш виявлятися. До того ж постійно удосконалюються і методи добування ретроспективної інформації. Таким чином, функція документа як історичного джерела практично не може бути вичерпана [6].

Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій чи іншій мірі відображати рівень матеріальної, наукової, технічної, мовної культури, рівень освіти, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не тільки закріплення, але і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, моральних норм, примноження та розвиток цих традицій, накопичення інтелектуальних ресурсів, культурного потенціалу в суспільстві.

Крім розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділені в межах тієї чи іншої конкретної сфери людської діяльності. До їх перш за все слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, які спеціально створені для цілей управління і виступають інструментом управлінської праці. Вони функціонують переважно в оперативному середовищі.

Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різноманітні: організаційно-розпорядчі, планові, звітні і т.д.

З управлінською тісно пов’язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією володіють насамперед документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити певні юридичні наслідки. Сюди можна віднести правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти; акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, які фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п.). Крім того, правову функцію на деякий час можуть виконувати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу [ 8, с. 96–97].

Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв’язків, розвиток економічних відносин зумовило потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи, необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відображення насамперед в бухгалтерській, статистичній, плановій, звітній документації.

Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв’язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива насамперед науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а насамперед у практичних цілях, зокрема, для розуміння й успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.

Ряд документів володіє політичною функцією, яка тісно пов’язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься в першу чергу діяльність органів державної влади та державного управління. Політична функція знаходить своє вираження насамперед у документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об’єднань, блоків, політичних діячів і т.д. (різного роду програмні матеріали, маніфести, політичні заяви, звернення тощо) [8, с. 99].

Суміжною з політичною є ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося її ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних верств і груп населення.

Разом з тим добре відомо, що документи, які виконують ідеологічну функцію, можуть надавати дуже істотний вплив на налаштування і на соціальну поведінку значних мас людей. Досить згадати про роль документів релігійного змісту в період Реформації у Західній і Центральній Європі (ХVІ століття) або під час розколу Російської православної церкви в Росії (ХVІІ століття) [17].

У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв’язків, актуалізації окремих напрямів людської діяльності, а також в процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояву вже діючих функцій або проявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом дуже актуальною стала проблема захисту інформації. В результаті деякі документознавці не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості.

По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі і бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.

По-друге, як уже зазначалося, будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно декількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов’язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція.

По-третє, функції документа можна розділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функція захисту інформації), та функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну і соціокультурну спадкоємність [4, с. 113].

Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному та інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну. В результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. У кінцевому рахунку деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими.

РОЗДІЛ 2. ОФІЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ –