Основні вимоги до оформлення та складання службових документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності документи оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм) [5, с. 11, 15].

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів (див. Додаток Б).

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

01 – Державний герб України;

02 – емблема підприємства, організації, установи;

03 – зображення нагород;

04 – код підприємства, організації, установи;

05 – код форми документа;

06 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

07 – назва підприємства, установи, організації;

08 – назва структурного підрозділу;

09 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження [3, с. 29].

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм.

Основні загальні вимоги до офіційних та ділових документів:

1. Наукова обґрунтованість і цілеспрямованість.

2. Відповідність чинному законодавству (законність).

3. Врахування документів органів виконавчої влади вищого рівня, наступність і погодженість з основними положеннями попередніх власних документів і рішень.

4. Компетентність. Рішення, вказівки, вимоги, рекомендації, сформульовані в документі, не повинні суперечити загальнодержавним, загальногалузевим тощо. Документ має видаватися лише у межах повноважень, компетенції відповідного органу. Конкретні зобов’язуючі пункти рішень, розпоряджень, наказів не повинні адресуватися органам, організаціям, посадовим особам, які не мають повноважень і прав на вчинення певних дій, проведення заходів, визначених для них у документі.

5. Достовірність, об’єктивність оцінки явищ, фактів, процесів.

6. Своєчасність і справжня необхідність документа, відповідність його призначенню. Важливими є раціональне скорочення паперового потоку, своєрідний «захист» справжньої необхідності прийняття того чи іншого рішення, видання розпорядження чи наказу, запиту письмових довідок та інформації.

7. Повнота змісту, переконливість, конкретність, точність, стислість документа. Повним вважається текст документа, зміст якого вичерпує всі істотні обставини справи [10, с. 62–63].

Переконливим є обґрунтований текст документа, який сприяє прийняттю пропозиції чи задоволенню викладених прохань, реалізації внесених пропозицій. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

Конкретність документа виявляється в оперуванні його розробника конкретними фактами, цифрами, висновками, пропозиціями. Рішення, розпорядження, накази мають конкретно визначити: що треба зробити, яких заходів вжити, коли має бути виконане накреслене в документі, хто є конкретним виконавцем. У цьому полягає важлива умова їх функціонального призначення.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому відсутнє подвійне тлумачення слів та виразів, коли кожна думка чітко визначена і зрозуміла.

Стислість документа виявляється в тому, що його текст є коротким за обсягом і глибоким за змістом. У ньому відсутні зайві слова, смислові повтори, довгі міркування і відступи не по суті справи, загальновідомі пояснення й екскурси.

8. Дотримання вимог мовної культури оформлення тексту.

Мовна культура – це й знання правил укладання кожного виду ділових паперів та їх оформлення. Це стосується як формуляру документа, так і його словесного наповнення: вибору слів і граматичної форми, окремих рис синтаксису.

9. Послідовність і логічність викладу.

10. Дотримання вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та передбачених примірною інструкцією, інструкціями з діловодства вимог до обсягу й оформлення кожного документа [18, с. 106].

Також важливе значення відіграють вимоги до самого тексту офіційних документів, до підбору мовних форм та засобів, які потрібно застосовувати при створенні того чи іншого виду службової документації.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1) Текст укладати від третьої особи:

Комісія ухвалила…; Інститут просить…; Ректорат клопочеться…

2) Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3) Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4) Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення на зразок: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

5) Використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що…; Нагадуємо Вам, що…; Підтверджуємо з вдячністю…; У порядку надання матеріальної допомоги…; У порядку обміну досвідом…; У зв’язку із вказівкою…; Відповідно до попередньої домовленості…; Відповідно до Вашого прохання…

6) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…; Беручи до уваги…; Розглянувши…; Вважаючи…

7) Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

8) Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення – перед означуваним словом; додатки – після опорного або головного слова; вставні слова – на початку речення).

9) Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своєї пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції…

10) Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…

11) Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників…

12) У розпорядчих документах слід уживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую…; Пропоную…

13) Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

14) Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний тощо [6].

Таким чином, оформлення та складання документів, які використовуються в управлінській діяльності, вимагає чіткого дотримання встановлених законодавством або організацією, де створюються документи, норм, правил та вимог, які є обов’язковими для виконання та нехтування якими призводить до порушень у системі управління та у діяльності окремих фізичних та юридичних осіб.