Розділ 1. Загальні особливості офіційної

Поняття, зміст і роль офіційної документації

Курсова робота

з дисципліни

«Документне забезпечення

діяльності організацій»

студентки групи ДІД–31

Ковтун Тетяни Богданівни

Науковий керівник:

к. іст. н., доц.

Цуп О. В.

Тернопіль – 2012

ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………………………………..3

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ...……..5

1.1. Поняття «офіційний документ» у документознавчій науці та в управлінні.....................................................................................................5

1.2. Видова різноманітність службових документів………….………....8

1.3. Зміст та основні функції офіційної документації………………....12

РОЗДІЛ 2. ОФІЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ – НЕВІД’ЄМНА СКЛАДОВА ПОВНОЦІННОГО ВЕДЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ………….…..19

2.1. Роль офіційних документів в управлінській діяльності…..............19

2.2. Основні вимоги до оформлення та складання службових документів………………………………………………………………...22

2.3. Специфіка оформлення офіційної документації..............................27

2.3.1. Накази…………………………………………………………27

2.3.2. Службові листи……………………………………………….29

2.3.3. Протоколи…………………………………...………………. 33

ВИСНОВКИ……………………………………………………………...…………36

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ..…………………………………….38

ДОДАТКИ………………………………………………………………………......40

ВСТУП

Як свідчить практика, переважна і найважливіша частина інформації фіксується на певних матеріальних носіях. Фіксація інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати будь-яким способом.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. На сучасному етапі розвитку документознавства та діловодства документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності [2, с. 34].

Документи відіграють надзвичайно важливу роль в управлінській діяльності, адже вони є безпосереднім підтвердженням її повноцінного ведення. Особливо це стосується офіційної документації, створення якої вимагає чіткого дотримання стандартів, законів та інших нормативно-правових актів.

Актуальність обраної теми полягає у тому, що офіційна документація активно функціонує у багатьох сферах і галузях діяльності людини. Зацікавлення проблемою зумовлене великою кількістю документації, особливостями її створення, обробки та подальшого функціонування в динамічному стані.

Питанням та проблемам, що стосуються поняття, змісту і ролі офіційної документації, приділяли увагу такі вчені, як А. Н. Діденко, В. А. Блощинська, Г. М. Швецова-Водка, Ю. І. Палеха, В. М. Бріцин, Н. Г. Горголюк, О. Г. Кірочок, І. А. Казімірова, А. С. Головач.

Метою дослідження є загальна характеристика та аналіз службових документів, визначення їх функцій та ролі в управлінні, в діловодстві підприємств, організацій, установ.

Відповідно до мети постають такі завдання:

1) визначити сутність поняття «офіційний документ», порівнявши його значення в різних науках та галузях знань;

2) охарактеризувати офіційні документи як об’єкт управлінської діяльності;

3) визначити їх сутність, роль, призначення та основні функції,

4) проаналізувати зразки та особливості оформлення офіційних документів.

Об’єктом дослідження є офіційна документація, що активно використовується при вивченні дисциплін документознавчого циклу та у діловодстві, що здійснюється в межах як однієї, так і багатьох організацій.

Предмет дослідження: офіційні документи, особливості та умови їх укладання.

При написанні курсової роботи застосовуватимуться такі методи: аналітичний, синтетичний, діалектичний, систематичний, узагальнюючий, історичний, метод дослідження інформаційних потоків, загальнонауковий метод абстрагування.

За своєю структурою курсова робота складається з двох розділів, що містять у собі шість підрозділів; вступу; висновків; списку використаної літератури та додатків.

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНОЇ

ДОКУМЕНТАЦІЇ