Заголовок (чего, о чем)

Комиссия в составе председателя И.О. Фамилия и членов: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия,

И.О. Фамилия составили акт (чего, о чем)

Основная часть текста

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

В дело №_____

Подпись исполнителя Дата

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Составляется по инициативе составителя или по указанию руководства. Может быть как внутренней, так и внешней. Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятия (для внешних), наименование структурных подразделений (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту. Текст имеет две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной составления документа, во второй приводится мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу. Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию, которая может стать основанием для издания распорядительного или другого документа.

Справка

Справка – это документ, подтверждающий какие-либо факты и события. В делопроизводстве

организации справки бывают двух видов: 1) подтверждающие события производственной жизни, ход выполнения работы; 2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад). В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем.

Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника и подписывается руководителем предприятия. Заголовка такая справка не имеет. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты. Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает и главный бухгалтер.

Служебные письма

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для

данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанный через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме: введение, в котором объясняют причины составления письма; основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения; заключение, в котором формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменятся структура изложения текста,

применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например: «Просим предоставить данные об итогах приема на 2000/2001 учебный год».Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть

заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего письма». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым представлено право подписи в пределах их компетенции. Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма – напоминания, письма – извещения, письма – просьбы и др.

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.

Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием факса.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или

оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или

материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по

прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за

движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них проводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо – подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как

они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилие по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не

только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма. Это разновидность письма – извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографическим способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Макет письма приводится на следующей странице.

ДСП (гриф ограничения)

Экз.№ 01

Начальнику налоговой инспекции

И.И. Иванову

454080, г Челябинск,

ул. Студенческая, д.19

Резолюция

И.И. Семенову

Суть поручения,

срок исполнения

Подпись Иванов

21.01.2002

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод

для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на... л., в... экз.

Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу, является пересылка их по почте.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

Исполнитель

(Фамилия или Фамилия, имя, отчество)

телефон 00 00 00

В дело №_____

01.03.2002

Петрова

Макет служебного письма

Герб (эмблема, товарный знак)

НАИМЕНОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ

Индекс предприятия связи,

почтовый и телеграфный адрес,

№ телефона, факса и т. д.,

№ счета в банке

код предприятия

код формы документа

00.00.0 №_____

На №____ от 00.00.0000

Налоговая инспекция

Вх. №_________

Отметка для автоматического поиска документа

Контрольные вопросы

1. Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р 6.30 – 97.

2. Состав реквизитов ОРД, правила их оформления.

3. Характеристика и состав распорядительных документов.

4. Характеристика и состав справочно-информационных документов.

5. Перечислите реквизиты приказа.

6. Назовите стадии подготовки распорядительных документов.

Задание

Студентам предлагается взять в качестве образца условное предприятие любой формы собственности и разработать схему документационного обеспечения его деятельности по мере изучения второй и последующих тем, предусмотренных программой.

Название, профиль, характеристика предприятия______________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

После изучения второй темы необходимо составить список документов, необходимых для

создания и начала производственной деятельности предприятия:

1. Документы для регистрации организации __________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

2. Внутренние организационные документы ___________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

3. Распорядительные документы_____________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

4. Информационно-справочные документы____________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

5. Документы по трудовым отношениям ______________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

6. Финансовые документы __________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Составить макеты заголовочной части общего бланка организации (в компьютерном и типографском варианте), бланка письма.