Сбор необходимой информации

Основными способами сбора информации по организационно-управленческому анализу являются: изучение внутренней документации, интервьюирование, наблюдение.

Информацию, необходимую для организационно-управленческого анализа, можно получить из следующих видов документов, если таковые имеются в организации.

Штатное расписание. В данном документе в табличной форме представляется состав структурных подразделений без обозначения административных связей. Данная информация не является обязательной, если в процессе исследования не планируется изучение системы оплаты и стимулирования труда.

Организационная структура. Данный документ обычно представляет собой графическое изображение организационных единиц и вертикальных связей между ними. Документ является очень полезным, но представляет собой достаточно редкое явление в российской экономике.

Положение о структурных подразделениях и должностные обязанности работников. Данные документы содержат распределения деятельности (функций, обязанностей) по организационным единицам организации часто с указанием прав, ответственности, и взаимоотношений с другими организационными единицами. Информация, содержащаяся в данных документах, является полезной для выполнения анализа, даже если в настоящий момент она не соответствует системе управления

Приказы, распоряжения. Это документы, закрепляющие распределение обязанностей, делегирование полномочий, создание или упразднение организационных единиц и т.д.

Внутренний трудовой распорядок (регламент). Этот документ может содержать информацию, касающуюся внутриорганизационных отношений, как по вертикали, так и по горизонтали, в том числе констатацию элементов организационной культуры.

Документы, регламентирующие управленческие процессы. Это могут быть документы уровня стандартов предприятия, информационные схемы, документация отделов информатизации и компьютеризации. Кроме того, важную роль играют документы предыдущих исследований, связанные с совершенствованием организационной структуры управления, разработкой и внедрением информационных систем, систем менеджмента качества, других управленческих инноваций. Определенную роль в анализе играет телефонный справочник, в котором заложены «рабочие отношения» служащих.

Большинство существующих ныне российских предприятий имеет у себя лишь некоторые фрагменты вышеперечисленных документов. Основную часть информации, необходимую для проведения организационно-управленческого анализа приходится получать в ходе интервью и наблюдений.

Интервью

Для его проведения, тем более успешного, необходимо соблюдение следующих требований. О предстоящем интервью (дата, время, место проведения, цели, требуемая информация) сотрудник должен быть осведомлен своим руководителем. Сотрудника желательно заранее познакомить с исследователем, который будет брать интервью.

Наблюдения

С помощью наблюдения можно получить большое количество информации, полезной для целей организационно-управленческого анализа. Необходимо путем наблюдения изучить организацию труда исполнителей, техническую оснащенность. Исследователю следует обратить внимание на следующее:

- доску объявлений и настенную информацию,

- дизайн и внутреннее устройство помещения,

- общий порядок в помещении,

- размещение компьютерной техники,

- отношение к содержанию и хранению документации,
- рабочие взаимоотношения между сотрудниками,
- формы и содержание вербального и невербального общения сотрудников.