Выявление и анализ системы целей организации и стратегии их достижений

Система целей организации – это совокупность миссии, целей и ограничений внешней среды. Рассмотрим данный вопрос в вышеназванной последовательности.

Анализ миссии организации.

Миссия – это центральный момент системы целей организации. Выявление миссии организации сталкивается часто с рядом трудностей. В большинстве случаев она не является формализованным, четко выраженным определением главной цели организации. Чаще всего это разрозненные предложения-предположения о причинах существования организации. Формализованные сформулированные миссии чаще всего слабо связаны с реальным положением организации, Тем не менее, после определенного осмысления исследователь сможет сформулировать более четко, какое видение у организации своего назначения.

Создание стратегии организации распадается на три задачи – формулирование миссии, установление целей и разработка стратегий.

Миссия, т.е. предназначение организации – это ответ на вопрос, в чем заключается деятельность организации, чем она намерена заниматься. Формулировка миссии подчеркивает основное содержание деятельности, что позволяет различать одну организацию от другой и наделить ее собственными чертами. В процессе формулировки миссии и стратегического видения необходимо учитывать следующие требования:

1. Миссия ставит во главу угла клиента, а удовлетворение его требований и есть основная задача организации.

2. Миссия разрабатывается на основе объективной, правильной оценки ситуации внутри организации.

3. Миссия соответствует реальным требованиям рынка и включает в себя механизм адаптации к изменениям внешней среды.

4. Миссия содержит детальное и четкое определение того, что производит организация, чьи интересы она удовлетворяет, каким образом удается этого достичь, каков имидж организации на рынке, каковы ценности организации и т.д.

Миссия организации находит свое отражение в деятельности каждого подразделения. Тщательно сформулированная миссия имеет следующую управленческую ценность:

1. Формирует взгляды высшего руководства на развитие организации.

2. Снижает риск принятия необоснованных решений.

3. Служит стимулом хорошего отношения к работе.

4. Облегчает подготовку организации к решению стратегических задач.

После выявления миссии организации следует ее критически осмыслить. Обычные недостатки формулировки миссии следующие:

1. Миссия не является общей целью организации, а является частной

функциональной целью. Например, не может быть миссией организации следующая цель «Повысить уровень рентабельности предприятия за год на 10%».

2. Миссия организации определяется узко. Например: «Общая цель нашей организации – строительство объектов телефонной связи». Это узкая формулировка, более правильно речь должна идти об обеспечении организаций и населения современными средствами связи и коммуникаций.

3. Миссия слабо осознается и плохо поддерживается большинством

сотрудников организации

4. Миссия ориентирована на внутренние потребности организации без привязки к внешним причинам ее существования. Например, прирост прибыли – это внутренняя проблема организации. Поскольку современные организации представляют собой открытые системы, то они могут выжить, только если будут удовлетворять какую – либо потребность вне ее самой. В центре внимания, как мы уже определяли, должны находиться клиенты организации и другие заинтересованные лица.

5. Миссия не поддерживается совокупностью целей и стратегий организации. Из стратегии вытекает организационная структура, которая в свою очередь базируется на деловых процессах и процессах принятия решений.

Схема взаимосвязи различных элементов организационно- управленческой подсистемы управления показана на рис.4.1.

Пример формулирования миссии нашего университета.

«Университет как образовательное и научно-исследовательское учреждение призван дать фундаментальную подготовку в области естественно-научного и гуманитарного знания. ЧелГУ должен решить проблему формирования интеллектуальной и культурной элиты региона, т.е. людей, способных принимать оптимальные решения в изменяющихся общественных, технологических и политических условиях»

Миссия

Цели организации

Стратегии достижения целей

Организационная структура

Процедура деловых Процедура принятия

процессов решений

Планы Графики Бюджеты

Организационная культура

Рис.4.1 Схема взаимосвязи различных элементов организационно- управленческой подсистемы управления.

Заканчивая рассмотрение миссии, необходимо отметить, что она, прежде всего, должна быть нацелена на будущее и не должна быть легко достижимой.

Анализ целей

После выявления миссии анализ целей продолжается посредством декомпозиции миссии на составляющие ее цели. Выявление и анализ целей организации (а это должен уметь делать каждый управленец) чаще всего осуществляется с помощью построения иерархического графа «дерево целей» организации.

Правила построения «дерева целей» следующие:

1. Ясность и четкость формулировки каждой цели, не допускающей произвольных толкований.

2. Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по своему масштабу и значению.

3. Формулировка целей должна обеспечить возможность количественной или порядковой степени ее достижения.

4. Необходимо следить за полнотой разукрупнения: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы достижение всех целей нижнего уровня означало бы достижение целей верхнего уровня.

5. Цель вышестоящего уровня не является простой суммой целей нижнего уровня.

6. Цель нижестоящего уровня определяется вышестоящими; цель является средством для достижения высших целей.

7. По мере перехода к низшим уровням цели все более конкретизируются.

8. Все дерево – единая, но детализированная цель.

Степень полноты и детализации составляющих элементов «дерева целей» зависит от масштабов и задач диагностики, однако нижний уровень необходимо формировать из конкретных действий. Приведем учебный пример – «Цель – узнать, как составляется «дерево целей». Разбиваем цель на подцели: спросить про составление «дерева целей» у знакомых, поискать про составление «дерева целей» в книгах и журналах, воспользоваться компьютером. Дробление целей происходит до тех пор, пока подцели не становятся объективно измельченными. В нашем примере: спросить про составление «дерева целей» у Ивана, спросить у Анастасии Филипповны, спросить у Гали; поискать про составление «дерева целей» в книгах и журналах: найти библиографию по системному анализу, ознакомиться со статьями, сделать выписки; воспользоваться компьютером; включить компьютер и т.д.

Существует четыре простых правила для проверки полноты и внутренней непротиворечивости составленного «дерева целей»:

1. При чтении сверху вниз подцель должна отвечать на вопрос – «Что нужно сделать для того, чтобы реализовать цель предыдущего уровня». Например, чтобы послать запрос, компьютер надо сначала включить и т.д.

2. При чтении снизу вверх цель более высокого уровня должна отвечать на вопрос, для чего необходима цель непосредственно под ней. Например, библиография по системному анализу нужна, чтобы по указанным в ней источникам узнать, как составляется «дерево целей».

3. При чтении подцелей, необходимых для достижения одной цели, следует уточнить, все ли подцели действительно необходимы для ее достижения.

4. При чтении подцелей, необходимых для достижения одной цели, следует уточнить, какие еще подцели этого уровня необходимы для достижения цели.

Кроме того, полезно применять при составлении «дерева целей» следующие понятия:

1. «Состязательность целей», в котором выражается представление о том, что достижение одной подцели может затруднять достижение другой.

2. «Взаимоподдержка целей», в котором выражается представление о том, что достижение одной подцели способствует достижению другой - что помогает расставлять приоритеты.

Чаще всего законченного и правильно оформленного с точки зрения формальной логики «дерева целей» построить не удается в силу объективной конфликтности между некоторыми целями. Но в любом случае его разработка позволяет упорядочить области деятельности организации, представить ее в наглядной форме и подвергнуть осмыслению и анализу.

Анализ системы целей можно дополнить аналитическим моментом, когда цели в «дереве целей» экспертами подвергаются сравнительной оценке по важности их достижения. Возможно определение относительной важности отдельных мероприятий и их вклад в достижение целей по уровням и в целом вплоть до реализации миссии предприятия.

Ограничения внешней среды

При анализе системы целей и стратегий их достижения следует обратить внимание на неопределенность внешней среды. Для этого необходимо предусмотреть различные сценарии развития внешней среды, и для наглядности представить в виде иерархического дерева (рис. 4.2.)