Схемы классификации документной информации в архиве

Схема классификации (организации) дел архивного фонда - это систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Цель создания классификационной схемы – организация архивного фонда. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности.

Основные признаки классификации:

структурный — в соответствии со структурными подразделениями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

Примеры классификационных схем:

· структурно-хронологическая (сначала дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам.)

Например:

1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д.

· или хронологически структурная (дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям.);

Например:

1980 г. 1981 г.

1. Секретариат. 1. Секретариат.

2. Плановый отдел. 2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел. 3. Финансовый отдел.

· отраслевая хронологическая (дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам.)

Например:

1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

· или хронологически отраслевая (дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя);

Например:

1980 г. 1981 г.

1. Землеустройство. 1. Землеустройство.

2. Земледелие. 2. Земледелие.

3. Растениеводство. 3. Растениеводство.

· функционально-хронологическая (в отношении бесструктурных фондообразователей, закончивших свое существование) или хронологически-функциональная (в отношении действующих бесструктурных фондообразователей);

· номинально-хронологическая (при небольшом объеме фонда), хронологически номинальная;

1. Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

· тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д.

К дополнительным классификационным признакам относятся (деление документальной информации внутри основной схемы):

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам документов.

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 10