Развитие архивного дела в 19 веке до 1917 г

В начале XIX века сеть высших и центральных учреждений подверглась преобразованиям. Эта реорганизация повлекла и изменения в архивном деле. В 1802 году в России создаются министерства и Комитет министров, а при них складываются комплексы документов и формируются архивы. Создание министерств положило начало множественности и дробности ведомственных архивов. При министерствах создавались департаменты, при каждом из них - свой архив. Такая же дробность и множественность, узкая ведомственность характеризовала и архивы в провинции.

Значительные комплексы документов откладывались в этот период в архивах высших государственных учреждений. В частности, в архиве Комитета министров (1802-1906) откладывались журналы заседаний, отчеты министров, губернаторов, градоначальников, представления ведомств и другие документы.

Ценные исторические документы откладывались в архивах созданных в 1802 году министерств и их департаментов - по соответствующим направлениям их деятельности: архив Министерства внутренних дел хранил документы по управлению страной, архив Министерства иностранных дел - по истории внешней политики, архив Министерства народного просвещения - освещал организацию учебных заведений, деятельность ученых обществ и другие сферы просвещения и образования, архив Министерства финансов хранил документы о финансовом состоянии страны, архивы Военного и Морского министерств - документы об организации армии и флота, войнах, и так далее.

В Военном министерстве возникли два крупных хранилища военных документов: в одном хранились картографические материалы, документы стратегического и оперативного характера, труды по военно-исторической мысли; во втором - военно-административные, военно-хозяйственные документы.

Тяжелый урон архивам нанесла война 1812Г. Архивам российских столиц пришлось пережить эвакуацию и оккупацию.

Рост делопроизводства в связи с бюрократизацией управления, рост объема документации, переполнение ряда архивов поставили вопрос о необходимости “разгрузки” архивов. Обычно это мероприятие приурочивалось к частичной реорганизации того или иного учреждения и часто наносило немалый вред архивам, так как ведомственные архивы руководствовались узковедомственными подходами при отборе документов на уничтожение, произвольно дробили архивные фонды. Понятие “разгрузка” включало в себя: - передачу архивных материалов из одного переполненного архива в другой архив; - переброску архивов в пустующие и чаще всего неприспособленные помещения; - массовое уничтожение архивных материалов. Уничтожение архивных документов было санкционировано в 1829- 1830 годах Николаем I при разборе документов Кабинета. Позже - в 1857 году, -разрешение на уничтожение дел было предоставлено местным органам власти.

С другой стороны, в этот период совершенствуется дело описания архивных документов. Большой вклад в это внес и Комитет для описания московских архивов и лично член этого Комитета, будущий руководитель Московского архива Министерства юстиции П.И.Иванов: были упорядочены множество архивных дел, создан ряд архивных справочников. Наряду с описями прежних образцов, обеспечивавших в основном учет дел, стали создаваться и описи, раскрывающие содержание этих дел и предназначенные для исследователей, работающих в архивах.

В 30-50-е годы XIX века наблюдается значительное усиление интереса ученых к работе в архивах. Если раньше центром научных исследований был в основном Московский архив министерства иностранных дел, то теперь историки обратили внимание и на другие московские архивы, и на муниципальные.

Во второй половине XIX века пристальное внимание архивистов начинают привлекать вопросы экспертизы ценности документов. Наиболее распространенными архивными справочниками во второй половине века становятся описи, обозрения, путеводители (“памятные книжки”), качество которых значительно улучшилось. Одним из самых лучших путеводителей того времени стала “Памятная книжка Московского архива Министерства юстиции” (Москва, 1890).

Дела архивов были подвергнуты перегруппировке по принципу принадлежности.

Расширялось использование документов, издательская деятельность архивов, особенно Московского главного архива МИД и Московского архива Министерства юстиции.

Начало XX века характеризовалось массовым появлением в архивах научно-технической документации, машинописных материалов, телеграфных лент, записей радиограмм и телефонограмм, фотографий, кинофильмов, звукозаписей. Эти новые источники и виды их носителей требовали от архивистов определенных навыков работы. Архивисты усилили разработку теоретических вопросов, в том числе истории архивного дела.

Документы в этот период группировались в основном по принципу происхождения. Интенсивно велась работа по созданию архивных справочников: были подготовлены описи Синода, Государственного совета, Сената, ряда министерств.

Издательская деятельность архивов приняла широкий размах. В начале XX века складываются архивы ряда российских политических партий, однако в целях сохранения партийных документов архивы партий чаще всего находились за границей.

Осуществлялись попытки реформирования архивного дела, но в дореволюционный период она так и не была проведена.

В годы Первой мировой войны, с одной стороны, образовывались большие комплексы документов, но с другой стороны, документы массами гибли.

Правительственные мероприятия по отношению к архивам в дореволюционной России не затрагивали такую категорию архивов, как частные архивы. Частные архивы и их судьбы больше зависели от случайностей, часто после смерти владельца архива его собрания переходили в библиотеки и музеи - по завещанию, в других случаях продавались - иногда частями, часто частным лицам. Частновладельческие архивы чаще, чем исторические и ведомственные, гибли в результате военных действий, стихийных бедствий.

Характер состава материалов частных архивов определялся способами и целями накопления документов. Если документы отлагались у субъекта (лицо, семья, род), как продукты его жизни и деятельности, работы их предприятий, то такое собрание называлось частный архивный фонд (архив фондового характера). Если в частном архиве отлагались документы о жизни и деятельности других субъектов, о каких-то выдающихся событиях, то такие частные собрания назывались архивами коллекционного типа.

Итак, к 1917 году в России существовала огромная сеть хранилищ документов, насчитывавшая около 30 000 архивов. Среди них выделялись исторические (государственные, законченные) архивы - такие, как Государственный архив МИД (Государственный архив Российской империи), Московский главный архив Министерства иностранных дел, Московский архив Министерства юстиции, Архивы древних актов в Киеве и Вильне и Харьковский исторический архив, Межевой архив, Военно-ученый архив Главного штаба, Лефортовский архив, и другие. Кроме того, существовало огромное количество ведомственных. текущих архивов – в центре (архивы Госдумы, Совета Министров, Сената, других высших и центральных учреждений. в том числе министерств, их департаментов) и на местах. В каждой губернии существовало до 1500 правительственных и общественных архивов (не говоря уже о частных): архивы губернского управления, жандармского управления, полицейского управления, воинских присутствий, окружного суда, камеры прокурора, уездных мировых судей, сиротского суда, нотариусов, губернской земской управы, уездных земских управ, городских управ, казенной палаты, контрольной палаты, фабричных инспекторов, акцизного управления, землеустроительных комиссий, лесничих, почтово-телеграфного округа и почтовых контор, духовной консистории, соборных и приходских церквей, губернских и уездных предводителей дворянства, учебных заведений, волостных правлений, существовали еще и монастырские архивы в каждой губернии.

Архивное дело в России, характеризовавшееся сильным влиянием ведомственности, отсутствием регулярного поступления оконченных дел из канцелярии в текущие архивы, а из них - в исторические, часто - классификациейбез соблюдения фондовой структуры, - нуждалось в централизации и реформировании.

2. Особенности составления заголовков дел

З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно- грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

• вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело,

• материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

• автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

• корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

• предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

• территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

• время (событий или составления документов);

• формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1) простых заголовков, например:

Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;

2) простого и обобщенного заголовков, например:

Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией;

3) обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Подлинники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно- аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.

Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например:

Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящнЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым, д А. Серовым, П. В. Жуковским.

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например: В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например: В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания.

При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Порядок присвоения заголовка АД (см. таблицу)

3.Практическое задание:

БИЛЕТ № 5