Общие требования к системе электронного документооборота

Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, и на определенном носителе [2]. Как правило, документы различаются по типам носителей информации. И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Микрофиши (то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.

Электронные носители информации, внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации. Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой.

Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами:

- Стоимость хранения информации - прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

- Стоимость (время) поиска необходимой информации определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

- Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным документам.

По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2011 году 60% [8]. Следует говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.

Электронный документооборот – это система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций [3].

Существуют общие требования к системе электронного документооборота:

Функциональность и гибкость системы.

Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей систем.

Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности [5].

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.