Современные программные средства электронного документооборота

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлено множество систем, как отечественных, так и зарубежных.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.

Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Группа "Канцелярия" объединяет в себе следующие функции:

Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации [10];

Ведение номенклатуры дел - функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем;

Работа со словарями и справочниками - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки;

Сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам;

Распознавание - оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных;

Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др.;

Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения;

Списание документа в архив - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

В группу "Управление электронными документами и деловыми процессами" входят:

Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу;

Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям;

Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях;

Внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой;

Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами;

Поиск по реквизитам - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов;

Поиск по форме документа - задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел;

Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией;

Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду, как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

Группа "Администрирование системы" включает в себя:

Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел [9];

Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека;

Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут;

Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде;

Поддержка цифровой подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей;

Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки, как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационной карточки;

Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала);

Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс.

Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft.

Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал. Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления [6].

К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и на государственные учреждения.

Выше уже были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных на рынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем.

Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес). В крупных компаниях и государственных учреждениях стоимости владения системой также уделяют большое внимание.

Необходимо также понимать, что, если система не обладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой.