Схема информационно-технологической сети службы EMS

Международная ускоренная почта производства “Минская почта” является центральным местом обмена отправлений EMS и центральным Бюро рекламаций EMS.

Свою деятельность международная ускоренная почта осуществляет в тесном деловом взаимодействии с другими структурными подразделениями, предприятиями связи республики:

- областные предприятия почтовой связи (6 предприятий);

- районные и городские узлы почтовой связи - 120 узлов

- отделения почтовой связи - 3912 ОС, в том числе 3 118 в сельской местности.

Центральное место в информационно-технологической сети (рисунок 17) занимает файловый сервер, установленный в бюро обмена Минск EMS (ПОПП). На сервере хранится вся информация.

Сервер оснащен модемом, к нему подключены три рабочие станции, оснащенные устройством считывания штрихкода, два принтера для нанесения штрихкода и три лазерных принтера.

Для того, чтобы затрачивать минимальное время на поиск информации, касающейся исходящей и входящей почты все файлы с файлового сервера Минск ПОПП передаются в центр слежения Бюро рекламаций.

В центре слежения вносятся также изменения, касающиеся всех пунктов приема отправлений “EMS”. Это замена существующих тарифов, внесение изменений в план направлений отправлений EMS, изменение пределов веса отправлений, изменение наименований стран, осуществляющих обмен с республикой Беларусь и т.д. Все созданные файлы пересылаются на центральный сервер, а с него адресуются на все рабочие станции республики.

В центре слежения Бюро рекламаций (Минск-50) к ЛВС подключены три рабочие станции, одна оснащена лазерным принтером, для использования по запросам слежения, две оснащены устройством считывания штрихкода, принтерами и используются для приема отправлений EMS.

В АОПП-2 установлена рабочая станция, которая по модему осуществляет передачу данных на сервер ПОПП.

В шести городах (областных) республики установлены сервера и рабочие станции, оснащенные модемом и подключенные к серверу почтамта по ЛВС.

В связи с расширением предоставляемых услуг международной ускоренной почты организован прием отправлений EMS в городских отделениях связи (ГОС) города Минска. Следовательно, отделениями связи необходимо обеспечить введение информации в систему слежения IPS’96. Поэтому проектируется оборудовать рабочие места в ГОС ПЭВМ с установленной системой слежения через модем к серверу ПОПП.

Во всех 94 городах республики, задействованных по приему отправлений EMS, будут установлены рабочие станции, оснащенные модемом для передачи информации. К станциям будут подключены также устройство считывания штрихкода и лазерный принтер.

Рисунок 17 - Информационно-технологическая сеть службы EMS

7.3 Система слежения IPS’96

Целью применения системы IPS-96 является обеспечение слежения за международной почтой и обмен информацией с другими почтовыми администрациями, автоматизация документопроизводство. На каждом этапе обработки отправления система IPS-96 позволяет иметь полную информацию о нем. Выполняя следующие функции:

- регистрация всех исходящих отправлений EMS – номер отправления, место подачи, дата и время подачи а так же вес отправления, категория (документы или товары).

- дата поступления отправлений в бюро обмена Минск ПОПП, запись о прохождении таможни, отправка их по назначению и номер исходящей депеши

- регистрация всех входящих на территорию республики отправлений EMS- номер входящей депеши, дата ее поступления, отметка о прохождении таможни, дата отправки в место вручения

- регистрация поступления в место вручения, попытки доставки, причины невручения, дата вручения и наименование получателя

Процесс слежения за ЕМС- отправлениями основывается на использовании тринадцатизначном номере (девять цифр и четыре латинские буквы) и соответствующем ему штриховом коде присваиваемом EMS- отправлению при его приеме. Этот тринадцатизначный код в дальнейшем фигурировать во всех сопроводительных документах, связанных с данным отправлением.

7.4 Сервер поиска EMS отправлений на сайте РУП “БЕЛПОЧТА”

Любой клиент службы EMS имеет возможность получения информации о любом входящем или исходящем отправлении EMS, зарегистрированном в системе IPS’96, посредством web-сайта в Интернете, страница “слежение” (поиск отправлений EMS).

Запрос в систему делается на основании идентификационного номера отправления EMS (четыре буквы, девять цифр, без пробелов).

Запрос в систему производится из специального окна “слежение” сайта РГО “Белпочта” в следующей последовательности:

- вводится в соответствующее поле идентификационный номер отправления EMS;

- после нажатия кнопки “найти” система дает отчет о запрашиваемом отправлении “статус отправления” - клиент получает всю имеющуюся об этом отправлении EMS в базе данных информацию, а именно:

- дата, время и место подачи отправления;

- дата и время получения отправления в отправляющем учреждении обмена;

- дата отправки депеши с отправлением из отправляющего учреждения обмена;

- дата получения депеши с отправлением в учреждении обмена назначения;

- факт задержания таможней, если таковой имеет место;

- дата и время попытки доставки или вручения отправления (в т.ч. причина невручения отправления, информация о возврате или задержании отправления, кому и когда вручено отправление).

В отчете воспроизводятся события в обратной последовательности, т.е. снизу вверх в хронологическом порядке, например:

В случае отсутствия какой-либо информации о запрашиваемом отправлении, сообщение должно быть следующим:

“К сожалению, нет никакой информации о Вашем отправлении. Если Вы отправили его недавно, информации может еще не быть. Пожалуйста, попробуйте еще раз позже”.