Система управления заданиями: список дел

Допустим, кто-то говорит: «Позвоните мне где-то через три недели после совещания (или проекта)». Как запомнить такое задание? Записать в свой календарь как точное по времени дело, хотя у него нет определенных даты и времени? Может, стоит внести в список дел, и пусть он маячит там все эти три недели? Прилепить стикер на стену в офисе?

Как вы можете догадаться, ни один из этих вариантов не идеален. Но если ваши задания систематизированы, они напоминают о себе ровно тогда, когда их нужно сделать. Тогда можете вспомнить о них, назначить приоритет и выполнить.

Систематизация просто означает хранение заданий в соответствии с той датой, когда вы должны их сделать. Нужно помещать каждое задание, попадающееся на пути, в сегодняшний или будущий список дел. Управление этими списками – это ваша система управления заданиями. Теперь посмотрим, как они будут работать на вас.

Как мы знаем, гибкие по времени решения проблем не записываются в календарь; они направляются в список дел. И не забывайте о ключах к эффективному использованию системы: применяйте только одну, избавьтесь от бесконечных листочков и имейте постоянный доступ к ней.

Если вы записываете все задания, можете быть уверены: вы всегда будете в курсе, что надо делать. Вы просто сверяетесь со списком дел, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Это снижает стресс, сохраняет спокойствие и дает чувство уверенности, что переделаете как свои обязательные дела, так и необязательные (но желаемые) дела для достижения успеха.

Большинство используют один длиннющий список дел, который продолжается и продолжается от одного дня к другому. Каждый раз, когда придумывают новое задание, добавляют его в список. И в конце концов каждый день пересматривают все задания, какие только пришли на ум, независимо от того, смогут их выполнить или нет (рис. 8.2). Как вы думаете, получится ли закончить хоть одно задание в такой ситуации? Скорее, нет. Вас не только будет ошеломлять количество записанных дел, но и сама мысль когда-нибудь их завершить будет выглядеть глупо.

Рис. 8.2

В конце концов, список пополнится парой дел в понедельник, еще что-то добавится во вторник и среду. Вы понадеетесь, что к четвергу с ними разберетесь, а в пятницу махнете на все рукой.

Систематизация заданий поможет не впасть в отчаяние. Вам надо помещать задания в те дни, когда их возможно сделать.

Рассмотрите день, показанный на рис. 8.3.

Рис. 8.3

Когда б о льшую часть дня занимают назначенные дела, свободное время для выполнения гибких по времени заданий ограничено. Невозможно вместить в этот отрезок все, что надо сделать вообще. В конце концов вы будете нервничать и расстраиваться, что не сделали запланированного. Если так вести себя день за днем, задания в списке будут только накапливаться.

Через какое-то время вы настолько привыкаете к их присутствию, что перестаете вспоминать, пока они вдруг не станут срочными. Эта плохая привычка позволяет привлекать внимание только к срочным заданиям, а остальные вылетают из головы, и вы о них забываете. Здесь работает система реактивной мотивации с помощью страха, которую мы обсуждали в четвертой главе. Правило для создания осуществимого списка дел такое:

Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.

Посмотрите свои точные по времени дела на день, определите, какие проблемы сможете решить сегодня и для каких гибких по времени заданий есть время или какие необходимо сегодня сделать, и внесите в сегодняшний список дел.

Рис. 8.4 показывает более реалистичный список дел на такой день. Можете воспользоваться коротким отрезком продуктивного времени между назначенными делами и запланировать несколько решений проблем. Это намного лучше, чем ошарашивать себя огромным списком, к которому невозможно подступиться в такой день. Точно так же как вы планировали время для достижения успехов в пятой главе, ориентируйтесь на точные по времени обязательства, когда создаете список дел на день, имея в виду задания для достижения успеха, которые записываете в календарь. Теперь посмотрите, сколько проблем успеете решить за оставшееся свободное время. Если вы смотрите на приемлемый список вместо нереального, имеете больше шансов не терять времени, выполняя задания. Вы также навряд ли вычеркнете задания для достижения успеха в пользу заданий для решения проблем.

Рис. 8.4

Все остальные дела лучше запланировать на тот день, когда будет больше шансов их сделать. Если знаете, что не сможете сделать это до следующей среды, внесите в список дел на следующую среду и не позволяйте этому заданию давить на вас сегодня. Потом, когда вы потратите пять минут в среду, чтобы распланировать день, увидите и это задание. Для этого и существует список будущих дел.

Вот несколько примеров заданий, которые можно записать в список будущих дел:

1. Элен просит вас позвонить через три недели и рассказать, как продвигается проект. Добавьте задание «Позвонить Элен, чтобы рассказать о таком-то проекте» в список дел на дату через три недели от текущей. Это позволит не натыкаться каждый день на это задание в списке. А когда наступит время, тогда оно и появится; вы можете не думать о нем до того момента. Вы также можете назначить точное время, чтобы позвонить ей в этот день, тем самым перенося это задание как назначенное в свой календарь.

2. Надо не забыть купить подарок на сорокалетие Дейва, но нет времени сделать это сегодня. Добавьте «Купить Дейву подарок на день рождения» в список дел на определенную дату, когда у вас появится время его выполнить, – и точно не придете на вечеринку с пустыми руками.

3. Продукция для клиента должна быть готова через три месяца, и вы перепоручили Джею выполнить несколько шагов. Добавьте «Проверить прогресс Джея по шагу № 1» через две недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 2» через четыре недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 3» через шесть недель.

4. Надо позвонить насчет сделки клиенту, который говорит, что еще не готов ничего купить, но попросил уточнить через несколько месяцев. Добавьте «Позвонить Бретту и снова предложить сделку» через три месяца.

5. Каждый день вы думаете: «Почему я постоянно пытаюсь забронировать столик на День матери в последнюю минуту?» Добавьте «Забронировать столик на День матери» в список дел на декабрь или январь (настолько рано, насколько вам удобно), чтобы быть уверенным, что мама будет счастлива – и вы спокойно пойдете в выбранный вами ресторан в этот особенный майский день.

6. У вас есть проект, разделенный на восемь этапов. Используйте список дел, чтобы распланировать эти этапы и быть уверенным, что не отстанете от графика. Добавьте «этап 1», «этап 2» и т. д. в свой список дел на те даты, когда должны их выполнить.

7. У вас есть клиент, делающий заказ примерно раз в три месяца. Добавьте «Напомнить Питеру сделать заказ» в список дел через три месяца – и вы будете спокойны, что он не перейдет к конкурентам.

Создание списка будущих дел снимает стресс и позволяет планировать реалистично, не думать ни о чем, кроме тех дел, на которые есть время именно сегодня. Если вы не можете сделать их сегодня, не думайте о них сегодня. Впишите их в список дел на тот день, когда сможете сделать. Это 365-дневный список дел, или, как я называю его, список дел на будущее.

Вы можете спросить, в чем же разница между 365-дневным списком дел и календарем. Последний нужен для точных по времени запланированных дел для выполнения А– и В-заданий (ваших достижений успеха или важных подотчетных решений проблем). 365-дневный список дел – для гибких по времени решений проблем, которые надо в конце концов сделать. Список дел на будущее дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание.

Вы увидите еще один плюс от использования технических систем. Когда назначите дату вашему заданию, устройство напомнит об этом в нужный день. Многие почтовые системы могут быть синхронизированы с мобильным телефоном, и напоминалка будет выскакивать на экране в нужное время. Вы также можете продублировать эту систему на вашем компьютере: это сделает ее списком дел и на сегодня, и на будущее. Это также позволит автоматически передвигать любое задание, которое не получилось сделать сегодня, на следующий день. Их можно отмечать красным или как-то по-другому показывать, что вы просрочили.

Этот подход позволяет следить и за переданными другим поручениями. Если вы отдали свое задание мне, можете выбрать какую-нибудь дату в списке будущих дел, чтобы проверить меня и спросить о состоянии работы. Этот подход можно назвать ключом к управлению контактами. Если вы связываетесь с клиентами или членами команды в разные интервалы времени, можете использовать эту систему, чтобы следить за своими обязательствами, не назначая им точного времени.

Списки дел на будущее также позволяют не терять голову от бесконечного перечисления дел. Они устраняют ощущение в конце каждого дня, что все выполнить не удалось. Цель всего этого – сбалансировать количество заданий, которые нужно сделать, и время, которое на них надо потратить, с количеством времени, не занятого назначенными делами на этот день. Подобный баланс может оказаться ключом к снижению стресса и перегрузки. В день, занятый точными по времени делами, внесите в список максимум два или три задания. Если попытаетесь успеть больше, сами себя загоните в ловушку, а продуктивность и энергия только снизятся. И кто это для вас устроил? Правильно, родители. Они во всем виноваты. Всегда вините родителей! Шучу. Вы сами загнали себя в эту ловушку, потому что не учли всех ограничений.

Напомним, какими правилами надо руководствоваться в системе управления заданиями:

1. Выберите одно место, где будете записывать список всех дел, как личных, так и рабочих. Лучше всего подобрать электронную систему, к которой есть постоянный доступ с вашего мобильного устройства. Также нужно удостовериться, что вы можете ее синхронизировать с компьютером или интернетом, в случае если потеряете мобильное устройство.

2. Придерживайтесь одной выбранной системы, чтобы всегда знать, где посмотреть свои задания. То есть прекратите использовать все остальные напоминания, включая разлетающиеся бумажки и стикеры.

3. Разделите список заданий на сегодняшний список дел и список на будущее, назначайте каждому заданию дату. Это сформирует отдельный список дел для каждого дня. Смотрите реалистично на свои обязательства, чтобы снизить стресс и с пользой провести продуктивное время. Если не можете выполнить это сегодня, не думайте об этом сегодня. Запишите это в список дел на будущее.