Организация бухгалтерского учета основных средств в ФГУ АМП Калининград

Основные средства - средства труда (здания, сооружения, оборудование и т.п.), участвующие в производстве длительное время и постепенно переносящие свою стоимость на продукцию предприятия.

В ФГУ АПМ Калининград согласно принятой учетной политике в качестве основных средств к бухгалтерскому учету принимается имущество, которое единовременно отвечает условиям п.4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», а именно:

1.используются при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации и для сдачи в аренду;

2.используются в течение длительного времени (т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;)

3.не предполагается последующая перепродажа данных активов;

4.способно приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Бухгалтерский учет основных средств ведется для получения документально обоснованной информации об их наличии и движении внутри организации.

Основными задачами учета основных средств в организации являются:

1.правильное оформление документов и своевременное отражение в учете поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

2.достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

3.полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технические осмотры и уход, на проведение всех видов ремонта);

4.контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией с основными средствами, оформляются оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет основных средств в ФГУ АМП. Формы первичной учетной документации, соответствующие поступлению, эксплуатации и выбытию основных средств, применяются в соответствии с постановлением Госкомстата № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Таблица 2.1. Первичные документы по учету движения ОС

На первичных документах, прошедших проверку и обработку ставится отметка «ПК» («прошедшие контроль»), исключающая возможность их повторного использования. Номера документам присваиваются следующим образом: первая цифра - является непосредственно номером документа, через дробь - год, в котором осуществлена операция. Система нумерации создана так, чтобы при работе с ней можно легко ориентироваться, не теряя время на поиск необходимого документа. С лицами, ответственными за сохранность объектов основных средств, заключены договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах хозяйственного и оперативного ведения осуществляется на счете 01 «Основные средства». К счету открыты субсчета:

01.1 «Основные средства в эксплуатации»

01.2 «Выбытие основных средств»

01.3 «Основные средства в аренде»

Организация аналитического учета ОС

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельно конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. В случае наличия у одного объекта несколько частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Аналитический учет по счету 01 «Основные средства» ведется по видам и отдельным объектам основных средств в инвентарных карточках ф. ОС-6, которые являются основным регистром аналитического учета основных средств. Инвентарные карточки составляют в бухгалтерии ФГУ АМП на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Инвентарные карточки заполняются на основе первичных документов (актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов). Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта. На лицевой стороне указывается наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска, дату и номер акта о приемке, местонахождение, полную стоимость, нормы износа, шифр затрат. Впоследствии в карточке отмечают дату и стоимость каждого капитального ремонта, внутреннее перемещение объекта и причину выбытия. Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. Построение аналитического учета обеспечивает возможность получения данных о наличии и движении основных средств необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, местам нахождения). В бухгалтерии ФГУ АМП инвентарные карточки формируются в инвентарную картотеку в которой они разделены на группы по видам основных средств и местам хранения, а также по материально ответственным лицам.

Все первичные учетные документы, которыми оформляется операции по движению основных средств, составляются и подписываются членами комиссии, назначенной приказом руководителя предприятия. В состав такой комиссии на данном предприятии входят:

1. Главный бухгалтер;

2. Главный инженер;

3. Материально ответственное лицо, за которым будет закреплено основное средство.

Затраты, произведенные при приобретении объекта основных средств в ФГУ АМП рассматриваются как капитальные вложения. Сумма НДС по приобретенному основному средству отражается по дебету счета 19.1 «НДС по приобретенным основным средствам» и присоединяется к стоимости в момент принятия объекта к учету в качестве основного средства.

Процесс движения основных средств в организации состоит из 3-х основных стадий:

1. стадии поступления основного средства в организацию;

2. стадии эксплуатации основного средства в организации;

3. стадии выбытия основного средства из организации.

На первой стадии производится принятие основного средства к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка. Основным способом поступления основных средств в организацию является - приобретение за плату.

На стадии эксплуатации основные средства используются в производственном процессе, в результате чего изнашиваются и постепенно теряют свою стоимость. Постепенно теряемая стоимость основных средств по мере их износа переносится на себестоимость изготовленной продукции. На стадии эксплуатации основное средство может происходить восстановление основных средств, их внутреннее перемещение в организации. Восстановление основных средств осуществляется посредством ремонта, модернизации.

Выбытие основных средств из организации происходит в следующих случаях:

1.списание основных средств из-за морального и физического износа;

2.продажа (реализация) основных средств;

3.недостача и порча основных средств, выявленные при проведении инвентаризации активов.

Начисление амортизации.

Стоимость объектов основных средств, находящихся в организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (включая объекты основных средств, переданные в аренду, безвозмездное пользование, доверительное управление), погашается посредством начисления амортизации, если иное не установлено Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01.

Начисление амортизации объектов основных средств производится одним из следующих способов:

линейный способ;

способ уменьшаемого остатка;

способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).

Применение одного из способов начисления амортизации по группе однородных объектов основных средств производится в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в эту группу.

Объекты основных средств со стоимостью не более 20 000 рублей за единицу, а также приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. В целях обеспечения сохранности этих объектов в организации должен быть организован контроль за их движением.

Годовая сумма амортизационных отчислений определяется:

а) при линейном способе - исходя из первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

б) при способе уменьшаемого остатка - исходя из остаточной стоимости (первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) за минусом начисленной амортизации) объекта основных средств на начало отчетного года, нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. При этом в соответствии с законодательством Российской Федерации субъекты малого предпринимательства могут применять коэффициент ускорения, равный двум; а по движимому имуществу, составляющему объект финансового лизинга и относимому к активной части основных средств, может применяться коэффициент ускорения в соответствии с условиями договора финансовой аренды не выше 3.

В первый год эксплуатации годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости, сформированной при принятии объекта основных средств к бухгалтерскому учету, 40 тыс. руб. (100000 x 40: 100). Во второй год эксплуатации амортизация начисляется в размере 40 процентов от остаточной стоимости на начало отчетного года, т.е. разницы между первоначальной стоимостью объекта и суммой амортизации, начисленной за первый год, и составит 24 тыс. руб. (100 - 40) x 40: 100). В третий год эксплуатации амортизация начисляется в размере 40 процентов от разницы между остаточной стоимостью объекта, образовавшейся по окончании второго года эксплуатации, и суммой амортизации, начисленной за второй год эксплуатации, и составит 12,4 тыс. руб. ((60 - 24) х 40: 100) и т.д.

в) при способе списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования - исходя из первоначальной стоимости или (текущей (восстановительной)) стоимости (в случае проведения переоценки) объекта основных средств и соотношения, в числителе которого число лет, остающихся до конца срока полезного использования объекта, а в знаменателе - сумма чисел лет срока полезного использования объекта.

Начисление амортизационных отчислений по объектам основных средств в течение отчетного года производится ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 исчисленной годовой суммы.

В случае принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету в течение отчетного года годовой суммой амортизации считается сумма, определенная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, до отчетной даты годовой бухгалтерской отчетности.

При применении начисления амортизации по объектам основных средств способа списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования такого объекта.

Срок полезного использования объекта основных средств определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету.

Определение срока полезного использования объекта основных средств, включая объекты основных средств, ранее использованные у другой организации, производится исходя из:

ожидаемого срока использования в организации этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен); естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).

В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта основных средств в результате проведенной достройки, дооборудования, реконструкции или модернизации организацией пересматривается срок полезного использования по этому объекту.

Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, включая находящегося в запасе (резерве), и производится до полного погашения стоимости этих объектов либо до их выбытия.

Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или выбытия объекта.

В течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев перевода его по решению руководителя организации на консервацию на срок более 3-х месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

Начисление амортизационных отчислений по объектам основных средств производится независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде и отражается в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому оно относится.

Сумма начисленных амортизационных отчислений отражается в бухгалтерском учете путем накопления соответствующих сумм на отдельном счете, как правило, по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета амортизации.

Для целей бухгалтерского учета в организации в соответствии с п. 18 ПБУ 6/01 применяется линейный способ начисления амортизации, что отражено в учетной политике организации. При линейном методе начисления амортизации годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. В течение отчетного года амортизационные отчисления производятся ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. При использовании линейного способа годовая и ежемесячная суммы амортизационных отчислений в течение срока полезного использования объекта основных средств остаются неизменными.

Пример: Организацией приобретен прицеп для тягача (контейнерная площадка) инв. № 579 за 240 000 руб. Срок полезного использования 5 лет. Годовая норма амортизации составляет 20% (100%/5лет). Годовая сумма амортизационных отчислений будет равна произведению первоначальной стоимости объекта на исчисленную годовую норму амортизации (240 000руб.*20%)/100%=48000руб. Ежемесячная сумма амортизационных отчислений в течение всего срока полезного использования объекта составит 4000руб. (48000/12месяцев).

Согласно п. 5 ПБУ 6/01 организация может отражать в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов основные средства стоимостью не более 20 000 рублей и списывать их на статьи затрат единовременно в момент отпуска в производство. На эти объекты не заполняется «Акт приемки-передачи» ф. ОС-1, а инвентарная карточка ф. ОС-6 не заводится. Объект закрепляется за материально ответственным лицом как материально-производственный запас. После того, как объект будет введен в эксплуатацию, его стоимость учитывается в составе расходов организации. Сама производственная единица с учета не выбывает, а продолжает числиться с нулевой стоимостью за материально ответственным лицом на забалансовом счете материальные ценности.

Для обобщения информации об амортизации объектов основных средств, накопленной за время их эксплуатации, предназначен пассивный счет 02 «Амортизация основных средств». В соответствии с п. 8 ПБУ 10/99 начисленная по объектам основных средств амортизация относится к расходам по обычным видам деятельности. Начисленные суммы амортизационных отчислений по объектам основных средств отражаются в бухгалтерском учете ФГУ АМП: Д20 К02.

Внутреннее перемещение основных средств.

Перемещение объектов основных средств осуществляется в ФГУ АМП только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Для оформления и учета внутренних перемещений между структурными подразделениями применяется «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» ф. ОС-2 (Приложение №5). Накладная выписывается передающим подразделением в 3-х экземплярах, подписывается материально ответственными лицами получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в структурное подразделение, получающее основное средство. Данные о перемещении объекта основных средств вносятся бухгалтером в инвентарную карточку объекта основных средств.

Учет ремонта основных средств.

Затраты, производимые при ремонте объекта основных средств, отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов.

Затраты по ремонту объекта основных средств отражаются в бухгалтерском учете по дебету соответствующих счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

В целях организации контроля за своевременным получением объектов основных средств из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время ремонта, осуществляемого с периодичностью более 12 месяцев) объекта основных средств, ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений.

Приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации объекта основных средств оформляется соответствующим актом.

В случае наличия у объекта основных средств нескольких частей, учитывающихся как отдельные инвентарные объекты и имеющих разный срок полезного использования, замена каждой такой части при восстановлении учитывается как выбытие и приобретение самостоятельного инвентарного объекта.

Затраты на содержание объекта основных средств (технический осмотр, поддержание в рабочем состоянии) включаются в затраты на обслуживание производственного процесса и отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

Затраты, связанные с перемещением объекта основных средств (транспортные передвижные средства, экскаваторы, канавокопатели, подъемные краны, строительные механизмы и др.) внутри организации, относятся на затраты на производство (расходы на продажу).

В ФГУ АМП для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации применяется Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ф. № ОС-3 (Приложение №6). Акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передают организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившей ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

В ФГУ АМП Калининград ремонт, реконструкция и модернизация объектов основных средств выполняются силами сторонних организаций, т.е. подрядным способом. Если же ремонт, реконструкцию и модернизацию организация выполняет собственными силами, акт составляется в одном экземпляре.

Пример: Учёт ремонта основного средства ООО «Стальмонтажконструкция» гидротехнического сооружения 1-го пускового комплекса. Работы осуществлялись подрядным способом. Приемка ремонтных работ оформлена Актом о приеме-сдаче выполненных работ по форме КС-2. Законченные работы оплачиваются подрядчику из расчета сметной стоимости их фактического объема. На стоимость законченных работ подрядчики представили заказчику справку о стоимости выполненных работ и счет-фактуру. На основании поступивших в бухгалтерию документов бухгалтер оформила Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме ОС-№3. В учете данная операция была оформлена следующей записью:

Д 20 К 60.1-245126,76 руб. - списаны расходы, связанные с ремонтом ОС.

Д 19.4 К 60.1 – 44122,82 руб.- отражен НДС

Д 60.1 К51 - 289249,58 оплачены услуги контрагента.

По окончании отчетного года затраты на ремонт основных средств списываются на затраты производства в сумме фактически произведенных расходов.

Выбытие основных средств.

Существуют несколько способов выбытия основных средств. Их можно продать, передать безвозмездно или ликвидировать. Все вышеперечисленные способы выбытия имели место в деятельности ФГУ АМП по операциям с объектами основных средств. Если в ФГУ АМП Калининград списание объекта основных средств производится в результате его продажи, то выручка от продажи принимается к бухгалтерскому учету в сумме, согласованной сторонами в договоре. Доходы и расходы от списания с бухгалтерского учета объектов основных средств отражаются в отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы и расходы от списания объектов основных средств с бухгалтерского учета подлежат зачислению на счет 91 «Прочие доходы и расходы» согласно п. 31 ПБУ 6/01 и нормам ПБУ 9/99 «Доходы организации» и 10/99 «Расходы организации». Для учета выбытия объектов основных средств в бухгалтерии используется счет 01.2 «Выбытие основных средств», в дебет счета переносится стоимость выбывающего имущества, а в кредит - сумма накопленной амортизации. По окончании процедуры выбытия объекта основных средств его остаточная стоимость, отраженная на субсчете 01.2, списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Сальдо со счета 91 списывается на счет 99 «Прибыли и убытки». Реализация основных средств осуществляется с разрешения руководителя организации. В организации издается приказ о продаже объекта основных средств. Реализация основных средств осуществляется по договору купли-продажи, оформленном в юридическом отделе. Цена продажи основного средства устанавливается в соответствии с договором купли-продажи. Цена продажи объекта основных средств, согласованная между сторонами является рыночной.

Пример: В мае 2008г. был продан автомобиль. Реализация осуществлялась по договору купли - продажи. Продажная цена автомобиля «Шкода - Октавия» по условиям договора составила 238950руб. в т.ч. НДС - 36450 руб. При этом первоначальная стоимость объекта по данным бухгалтерского учета составляла 435148,86 руб., сумма накопленной амортизации по данным бухгалтерского учета 269360,60 руб.

Д62.1 К91.1. - 238950 руб. начислена выручка от реализации ОС;

Д91.2 К68.2 - 36450 руб. отражен НДС по проданному ОС;

Д01.2 К01.1 - 435148,86 руб. списана первоначальная стоимость ОС;

Д02 К 01.2 - 269360,60 руб. списана амортизация по проданному ОС;

Д91.2 К 01.1 – 165788,26 руб. списана остаточная стоимость проданного ОС;

Д91.9 К99 – 36711,74 руб. выявлен финансовый результат (прибыль) от продажи ОС по данным бухгалтерского учета.

Для оформления списания основных средств в организации применяется «Акт на списание основных средств» ф. № ОС-4 (Приложение №4). Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств. Акт подписывается членами комиссии. Для оформления списания автотранспортных средств применяется «Акт на списание автотранспортных средств» ф. № ОС-4а. Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр с документом, подтверждающем снятие с учета в ГИБДД, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации автошин б/у, двигателей б/у, металлолома.

Инвентаризация.

В ФГУ АМП Калининград проводится инвентаризация основных средств один раз в год по стоянию на 01 ноября. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включаются представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты, способные оценить состояние основных средств.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документа по ним сданы в бухгалтерию. Также перед началом проведения инвентаризации в бухгалтерии проверяется:

•наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

•наличие и состояние инвентарных карточек.

Результаты инвентаризации отражаются в «Инвентарной описи основных средств» по форме № ИНВ-1 (Приложение №8). Данная опись составляется в 2-х экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.