Перелік умовних скорочень

КСБО – комп’ютерна система бухгалтерського обліку.

ПК – персональний комп’ютер.

ЕОМ – електронна обчислювальна машина.

ПЕОМ – персональна електронна обчислювальна машина.

АРМ – автоматизоване робоче місце.

АРМБ – автоматизоване робоче місце бухгалтера.

ІС – інформаційна система.

АІС – автоматизована інформаційна система.

ЕІС – економічна інформаційна система.

ІТ – інформаційна технологія.

АІТ – автоматизована інформаційна технологія.

КІСП – комп’ютерна інформаційна система підприємства.

ЕОД – електронна обробка даних.

СУБД – система управління базами даних.

ППП – пакети прикладних програм.

БД – бази даних.

РБД – розподільча база даних.

ІБД – інтегрована база даних.

САПР – система автоматизованого проектування.

ПЗ – програмне забезпечення.

ТП – технологічний процес.

ТПР – типові проектні рішення.

СУТП – система управління технологічними процесами.

СППР – система підтримки прийняття рішень.

ERP – Enterprise Resource Planning – планування ресурсів підприємства.

MRP-II – Manufacturing Resource Planning – планування потреб у виробничих ресурсах.

ТМЦ – товарно-матеріальні цінності.

ЕККА–електронні контрольно-касові апарати.

Тема 1. ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАЦІЯ ТА ЗАСОБИ ЇЇ ФОРМАЛІЗАЦІЇ

1.1. Поняття інформації. Властивості інформації.

1.2. Поняття економічної інформації, її властивості. Класифікація економічної інформації.

1.3. Види економічної інформації. Структура економічної інфор­мації, форми подання та відображення.

1.4. Ключові поняття, що визначають структуру економічної ін­формації – реквізит, показник і документ. Класифікація документів.

1.5. Характеристика засобів формалізованого опису економічної інформації. Єдина система класифікації та кодування. Категорії класи­фікаторів. Штрихове кодування інформації.

1.6. Перелік основних загальнодержавних і галузевих класифікаторів.

1.7. Штрихове кодування інформації.

1.8. Роль облікової інформації в управління, її принципи відповідності.

1.1. Поняття інформації. Властивості інформації

Інформація – позначення даних, які можуть бути інтерпретовані людиною. Інформація –універсальний ресурс, який використовується усіма сферами економіки і представляє собою сукупність відомостей, фактів, знань про навколишні її компоненти, об’єкти, суб’єкти, переданих прямо або опосередковано від джерела до споживача, у результаті чого знижується невизначеність у ситуації, що склалася.

Інформація повинна розглядатися в 3-х аспектах:

1) синтетичний– зв’язаний тільки зі способом передачі інформації;

2) семантичний – відображає значеннєве втримування інформації;

3) прагматичний– відображає споживчий властивості інформації.

Властивості інформації:

1. Практично неубутна потенційна ефективність інформації, яка часто реалізується не відразу, а через деякий час (відкриття вчених);

2. Тиражуємість і багаторазовість використання; це наслідок першої властивості й приводить до відносної незалежності інформації.

3. Неадитивність, некомунікативність, і неасоціативність;

4. Кумулятивність (накопичення) – це властивість, яка характери­зує економічну інформацію, пов’язана з однією з основних закономір­ностей економіки;

5. Залежність рівня фактичного впровадження та ефективності від ступеня використання інформації;

6. Абстрактний характер інформації, тобто інформація при пере­да­чі кодується;

7. Споживання інформації вимагає певних навичок і зусиль;

8. Цінність інформації суб’єктивна;

9. Виробництво інформації завжди повинне бути адресним;

10. Парність філософських категорій, матерій, інформації. Поява нової інформації веде до створення нових форм існування об’єктів і процесів.

Інформація відзначається змістовним навантаженням. Вона дуже різноманітна і поділяється за видами людської діяльності, в якій її використовують, таких як: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова та інші.

1.2. Поняття економічної інформації, її властивості. Класи­фікація економічної інформації.

Під економічною інформацією звичайно розуміють таку інформацію, яка характеризує виробничі відносини в суспільстві.

Економічна інформація виступає одночасно як:

- предмет (первинно-необроблені дані),

- засіб (сукупність знань, способів, засобів для переробки інформації),

- результат праці (інформація, яка має споживчі властивості)

Економічна інформація –документовані відомості, що відобра­жають стан і хід економічних процесів.

Економічна інформація може втілюватися в декількох знакових формах, об’єднаних на основі природньої мови в якийсь комплекс. Це інформація про процеси виробництва, споживання і нагромадження матеріальних благ і різних послуг.

Властивості економічної інформації:

1) цінність, корисність, вірогідність і актуальність економічної інформації характеризується вартістю, трудомісткістю, доступністю й істинністю;

2) повнота економічної інформації може бути: достатньою, недо­статньою, надлишковою;

3) незалежність утримування від форм надання.

4) ясність і зрозумілість.

Інформація стає ясною й зрозумілою, якщо вона виражена мовою, якою спілкуються ті, кому призначена ця інформація. Якщо цінна актуальна інформація виражена незрозуміло, то вона стає марною.

Інформація є достовірною,якщо вона не спотворює дійсного стану справ.Цінність інформації залежить від того, які завдання вирішують із її допомогою. В умовах, які постійно змінюються, важливо мати актуальну (своєчасну) інформацію.

Класифікація економічної інформації:

1. За значенням у процесі управління:

· керуюча (складається з інформації у формі прямих наказів, планових завдань, або у формі економічних і моральних стимулів);

· що інформує (втілена у звітних показниках, виконує в еконо­мічній системі функцію зворотному зв’язка: відомості про результати виконання розв’язку й стану управлінського об’єкта)

2. За змістом:

· за фазами і процесами виробництва (наприклад: інформація про ринок, інформація про виробництво);

· по відображених структурних одиницях;

- по галузях;

- по економічних регіонах;

- по окремим підприємствам.

3. По можливості використання цінності інформації для ухвалення рішення:

· корисна;

· неправдива;

· надлишкова.

4. По ступеню обробки й місцю в інформаційному процесі:

· первинна;

· похідна;

5. По постійності (стабільності):

· постійна;

· умовно-постійна;

· змінна.

6. За стадіями управління:

· прогнозна;

· планова;

· облікова;

· нормативна;

· аналізу господарської діяльності;

· оперативного управління.

Недоліки економічної інформації:

- не всі відомості несуть інформаційне навантаження;

- багаторазове дублювання даних;

- аналогічні дані не порівнянні;

- термінологія економічної інформації не уніфікована.

1.3. Види економічної інформації. Структура економічної інформації, форми подання та відображення

Економічна інформація являє собою сукупність відомостей, які відображають стан або визначають напрямки змін і розвитку народного господарства та його галузей.

Види економічної інформації

1. Нормативна.

2. Облікова – облік господарських фактів:

ü оперативний;

ü статистичний;

ü бухгалтерський;

ü фінансовий;

ü управлінський.

3. Контрольна – контроль господарських фактів:

ü дослідження;

ü тематична перевірка;

ü ревізія.

4. Аналітична – аналіз господарських фактів:

ü оперативний;

ü ретроспективний;

ü перспективний.

5. Планова.

Найважливішими властивостями економічної інформації є:

1. Достовірність та повнота – економічна інформація є досто­вірною, якщо вона не спотворює істинне відображення справ. Недосто­вірна інформація може привести до неправильного розуміння справ або помилкового прийняття рішення. Економічна інформація є повною, якщо її достатньо для прийняття рішення. Неповна економічна інформація стримує прийняття рішення або може призвести до помилкового прийняття рішення. За повнотою економічна інформація поділяється на:

- достатню;

- надмірну;

- недостатню.

2. Цінність та актуальність – цінність економічної інформації залежить від того які задачі вирішуються з її допомогою. Актуальну інформацію важливо мати, при роботі в умовах, що постійно змінюються (стабільність). За стабільністю економічна інформація поділяється на:

- постійну (сталу);

- умовно-постійну;

- змінну.

3. Ясність та зрозумілість – економічна інформація стає ясною та зрозумілою, якщо вона виражена у термінах, які використовують осо­би, що використовують цю інформацію. З позиції технології розв’язання економічних задач розрізняють інформацію вхідну, проміжну, вихідну.

Економічній інформації притаманні наступні особливості:

- залежність обсягів і змісту від об’єкту управління;

- перевага алфавітно-цифрових знаків, як форми подання даних;

- дискретність інформації;

- провідна значущість операцій автоматизованої обробки даних арифметичних та логічних;

- необхідність оформлення у зручній для користувача формі;

- необхідність одержання значної кількості підсумків;

- необхідність стиснення розмірів при передачі з нижньої ланки управління на вищу;

- необхідність нагромадження та тривалого зберігання.

Для економічної інформації характерні:

- великі обсяги;

- багаторазові повтори циклів її одержання й перетворення в певні періоди часу (місяць, квартал, рік і т.п.);

- різноманітність її джерел і споживачів;

- значна частина логічних операцій під час її обробки.

Ці властивості економічної інформації визначають необхідність і економічну доцільність використання засобів обчислювальної техніки під час збору, нагромадження, передачі й обробки даних.

1.4. Ключові поняття, що визначають структуру економічної інформації – символ, реквізит, показник і документ. Класифікація документів

Структурою економічної інформації визначається її склад, виділення тих чи інших елементів. ці елементи називаються інформа­ційними одиницями. Схематично узагальнююча структура економічної інформації відображена на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 – Структура економічної інформації

Структура економічної інформації визначається логічною послідовністю представленою на рис.1.2.

Символ ―› Реквізит―› Показник ―› Документ

Рисунок 1.2 – Схема логічної послідовності складових економічної інформації

Складові економічної інформації мають наступний зміст:

Символ – це елемент даних, який не має змісту (літера, цифра, знак).

Реквізит – це елементарна одиниця інформації, яка не підлягає поділу, тобто це мінімальна одиниця інформації, що характеризує якісну або кількісну характеристику об’єкта. Ця інформація не піддається наступному розподілу, тому що зміст її змінюється.

Реквізит поділяються на реквізит ознаки та реквізит основу.

Реквізит ознаки – характеризує якісні властивості об’єкту (час, місце дії, прізвище виконавця, назву роботи).

Реквізит основа – дає кількісну характеристику явища, що виражається у одиницях виміру (сума у гривнях, ставка податку у процентах і т.д.).

Сукупність логічно пов’язаних реквізитів утворюють показник.

Показник – речення, яке має закінчений економічний зміст і містить число, тобто складається з реквізитів- основ (Р-ОСН) і реквізитів- ознак (Р-ОЗН).

Показник – найменша змістовна одиниця, здатна бути самостій­ним предметом повідомлення і створення документа.

Приклад: 26.01.08. 1 $ 27,25

Р-ОЗН Р-ОСН Р-ОЗН Р-ОСН

Зафіксована інформація у порядку агрегування має логічну структуру представлену на рис. 1.3.

Символ®поле®агрегат даних®запис®файл®база даних

Рисунок 1.3 – Схема логічної структури інформації у порядку агрегування

Складові інформації, представлені на рис. 1.3 мають наступний зміст:

Поле – поєднання символів. Яке приводить до створення мінімаль­ного семантичного елемента масиву (дата, цех, дільниця).

Агрегат даних – сукупність елементів, яка має самостійний зміст.

Запис – пойменована сукупність полей, які об’єднуються за змістовим зв’язком і є об’єктом та результатом кроку обробки.

Файл – пойменована сукупність записів для об’єктів одного типу.

База даних – пойменована сукупність взаємопов’язаних файлів з мінімальною надмірністю, яка призначена для одночасного використання багатьма користувачами.

Документ – матеріальний носій даних, який має юридичну чин­ність, що містить оформлені в певному порядку повідомлення, призна­че­ні для використання людиною. Це засіб закріплення даних про факти, яви­ща й діяльність, що служать для передачі інформації у часі і на відстані.

Класифікація документів:

1. Документи, що відображають процеси функціонування підрозділів підприємства за призначенням:

- конструкторсько-технологічні (креслення);

- планові (бюджет доходів і видатків);

- обліково-звітні (касова книга);

- нормативні;

- довідкові (терміни використання матеріалів).

2. За способом одержання:

- первинні;

- похідні.

3. За кількістю відображених операцій:

- однорядкові;

- багаторядкові.

4. За способом охоплення господарських операцій:

- разові;

- накопичувальні.

5. За ступенем автоматизації:

- заповнені вручну;

- частково автоматизовані;

- електронні.

1.5. Характеристика засобів формалізованого опису економіч­ної інформації. Єдина система класифікації та кодування. Категорії класифікаторів

До числа основних засобів формалізованого опису елементів економічної інформації в інформаційних системах відносяться класифікація і кодування означених номенклатурою, за якими здійснюється упорядкування, пошук та логічна обробка соціально-економічних та техніко-економічних показників.

Важлива складова інформаційного забезпечення – система класи­фікації та кодування.

Класифікація – обов’язковий етап попередньої підготовки еконо­мічних даних до автоматизованого оброблення, а також передумова раці­ональної організації інформаційної бази та моделювання інформаційних процесів.

Її можна визначити як складову інформаційного забезпечення будь-якої інформаційної системи, що належить до мовних засобів управління. Тому класифікація є основою для кодування інформації та наступного її пошуку.

Система класифікації – це сукупність методів і правил розподілу множини об’єктів на підмножину відповідно до ознак подібності або неподібності. Система класифікації– це сукупність методів і правил розподілу об’єктів множини на складові частини по різним ознакам.

Об’єкт класифікації – елемент класифікаційної множини. Об’єкта­ми можуть бути професії робітників, перелік робіт і послуг в різних галу­зях управління, перелік спеціальностей по освіті та ін.

Класифікаційне групування – підмножина об’єктів, отриманих у результаті класифікації.

При розробці класифікаторів техніко-економічної інформації в основному використовуються два методи класифікації: ієрархічний і фасетний.

Ієрархічний метод класифікації – це послідовний поділ множини об’єктів на підпорядковані класифікаційні угрупування (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 – Ієрархічна класифікація

При ієрархічному методі класифікації між класифікаційними угрупуваннями встановлюються відношення підпорядкування – ієрархія. Початкова множина об’єктів групується по обраній ознаці. Потім кожне угрупування згідно з заново обраною основою розподіляється на низку дрібніших, які, у свою чергу, також розподіляються, конкретизуючи об’єкт або його властивості.

До переваг ієрархічного методу можна віднести: логічність побудови, чіткість визначення ознак, великий обсяг інформації, зручність використання.

До недоліків ієрархічного методу можна віднести: жорстку структуру, брак резервного обсягу.

Фасетний метод класифікації – це паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні угрупування.

Фасетна класифікація не має жорсткої структури і заздалегідь побудованих кінцевих угрупувань. В її основі лежить аналіз, якому підлягають характерні ознаки об’єктів класифікації і виявляються основні категорії властивостей предмету.

Фасет – набір значень однієї ознаки класифікації. Фасети взаємно незалежні. Кожний об’єкт може одночасно входити в різні класифікаційні угруповання.

До переваг фасетного методу можна віднести: гнучкість структури (пристосування до змін у задачах), наявність можливості введення нових фасетів або видалення старих.

До недоліків фасетного методу можна віднести: недостатньо повне використання обсягу.

Класифікація об’єктів передбачає виділення класів, підкласів, груп, підгруп, видів, підвидів, типів. Питання класифікації тісно пов’язані з кодуванням показників і їх елементів.

Кодування – це процес привласнення умовних позначень об’єк­там, процесам і явищам. Кодування необхідне для однозначного (форма­лізованого) описання даних, їх ефективного пошуку.Кодування– процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.

Код – це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного угрупування чи об’єкта класифікації.

Розробка кодів проводиться згідно з такими вимогами:

- логічність побудови;

- мінімальна значність кодів;

- запас номерів для кодування нових елементів;

- можливість поєднання з іншими класифікаторами;

- запас ємності з врахуванням всіх ознак об’єкту;

- відповідність структури кодів алгоритмам розв’язання задач.

Для кодування техніко-економічної інформації в інформаційних системах застосовуються порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралельний методи кодування.

Порядковий метод кодування є найпростішим і найпоширенішим. При його застосуванні привласнення кодів проводиться по мірі зросту або убування ознак без пропуску номерів.

Наприклад, код категорії працюючих має вигляд: 1 – робітник, 2 – спеціаліст, 3 – службовець, 4 – учень, 5 – молодший обслуговуючий персонал.

При серійно-порядковому методі кодування на кожну групу ознак відводиться серія порядкових номерів з резервом на випадок появи нових ознак.

Наприклад, на підприємстві використовується праця 20 основних професій, 10 допоміжних і 30 посад службовців. У цьому випадку, основним професіям можна виділити серію номерів від 01 до 40, допоміжним – від 41 до 60, посадам – від 61 до 99.

Послідовний метод кодування передбачає виділення певних розрядів коду під певні ознаки. При цьому значення ознаки, записаної у вигляді цифри або літери на певному розряді коду, залежить від значення ознак, записаних на попередніх розрядах коду, тобто, код розташованого нижче угрупування створюється шляхом додавання відповідного коду до коду угрупування вищого рівня.

Паралельний метод кодування також передбачає виділення розрядів. Але у противагу послідовному методу значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від значення ознак, записаних на інших розрядах.

Методи кодування використовуються при складанні класифікато­рів. Вибір методів класифікації та кодування об’єктів передбачає:

- можливість розширення кодової множини об’єктів і внесення відповідних змін;

- однозначність ідентифікованих об’єктів;

- мінімальну довжину коду;

- можливість оброблення інформації за допомогою ЕОМ;

- простоту методу кодування;

- застосування загальноприйнятих позначень.

Після присвоєння кодів створюється класифікатор.

Класифікатор – це систематизоване зібрання однорідних найме­нувань та їх кодових позначень. Класифікатор – це систематизоване зведення назв об’єктів, що кодуються, їх класифікаційних угрупувань і кодів. Класифікатор включає ідентифікаційний блок і блок назв. Ідентифікація є умовне позначення одиниць інформації за допомогою присвоєння їм скорочених цифрових, буквених або змішаних позначень.

Єдина система класифікації та кодування – це комплекс взаємо­зв’язаних класифікаторів техніко-економічної інформації, пристосованих до оброблення засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів.

Результатом робіт із класифікації та кодування є розробка класифікаторів за типом об’єктів і категоріями.

1.6. Перелік основних загальнодержавних і галузевих класифікаторів

Держстандартом допускається використання класифікаторів таких видів:

- загальнодержавні (державні) класифікатори;

- міжгалузеві класифікатори;

- галузеві класифікатори;

- класифікатори підприємств (локальні).

Наведемо перелік основних загальнодержавних і галузевих класифікаторів:

СПАТО – система позначень автономій, територій, областей;

УКФВ – український класифікатор форм власності;

КОПФГ – класифікатор організаційно-правових форм гос­подарювання;

ЄДРПОУ – єдиний державний реєстр підприємств, організацій України;

ЗКГНГ – загальний класифікатор галузей народного господарства;

СПОДУ – система позначень органів державного управління;

УКВ – український класифікатор валют;

УКП – український класифікатор продукції;

КОВ – класифікатор одиниць виміру;

УСГК – українська стандартна галузева класифікація;

УБК – українська бюджетна класифікація;

КВПП – класифікатор видів платників податків;

КБУ – класифікатор банківських установ;

УКОЗ – український класифікатор основних засобів.

Наведемо приклади кодових позначень:

УКУД – український класифікатор управлінських документів. Код уніфікованої форми документа складається з 7 цифрових десяткових знаків і контрольного числа. Структура коду форми документа за УКУД:

XX – клас форм;

XX – підклас форм;

XXX – реєстраційний номер;

X – контрольне число.

УКВЕД – український класифікатор видів економічної діяльності.

Загальне кодове позначення об’єктів КВЕД виглядає так:

XX – розділ;

XX. X – група;

XX. XX – клас;

XX. XX. XX– підклас.

1.7. Штрихове кодування інформації

Штрихове кодування –є одним з типів автоматизованої іденти­фікації, що використовує оптичне зчитування.

Мета штрихового кодування інформації полягає у відображенні таких інформаційних властивостей товару, що забезпечують реальну можливість простежити за їх рухом до споживача, що пов’язано з підвищенням ефективності управління виробництвом.

Система штрихового кодування інформації – це сукупність виду штрихових кодів і технічних засобів нанесення на носії, верифікації якості печатки, зчитування з носіїв, а також попереднього оброблення даних.

Штрихове кодування ґрунтується на принципі двійкової системи числення; інформація запам’ятовується як послідовність 0 і 1. Широким лініям і широким проміжкам привласнюється логічне значення 1, вузьким – 0. У зв’язку з цим штрихове кодування – це спосіб побудови коду за допомогою чергування широких і вузьких, темних і світлих смуг.

Потребу запровадження штрихових кодів продиктовано надзви­чайно великим обсягом постачань, територіальною розкиданістю взаємо­залежних організацій і підприємств, недостатньою інформацією про вла­стивості товару на його пакуванні і в супровідній документації, браком до­стовірної та своєчасної інформації про надходження товару до покупця.

Використання штрихових кодів забезпечує діяльність виробників і споживачів на товарному ринку використання єдиного коду, захист споживача від несумлінності виробників продукції, керування потоками інформації, а також обмін інформацією як усередині організації, так і між організаціями за допомогою методів і засобів електронного обміну даними. Для зчитування штрихового коду з носіїв інформації викори­стовуються сканувальні пристрої різного типу.

Приклад процесу застосування штрихових кодів: Типова техно­логія використання системи штрихового кодування в Україні магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладі процесу оформлення надходження товарів та його продажу покупцям:

1) Надходження товару супроводжується накладною.

2) Прийнятий товар вводиться з накладних у комп’ютер.

3) Розсипний товар фасується з нанесенням коду ЕАN-13.

4) Робоче місце касира-контролера з’єднано з касовим апаратом, комп’ютером, де є довідник штрихових кодів усіх наявних товарів і відповідні їм ціни.

5) Ведеться також операторський контроль наявності товарів у торговій залі й на складі, який дає можливість одержувати інформацію про обсяг продажу, запасів продукції, наявності в торговій залі, змінах цін.

6) Робочі місця на всіх рівнях поєднуються в єдину обчислю­вальну мережу.

В теперішній час діють такі види штрихових кодів:

UРС – універсальний товарний код, розроблений у США, застосовується в країнах Америки;

ЕАN – товарний код, створений у Європі на базі UРС. Відповідає назві Європейської асоціації товарної нумерації, що одержала в наш час статус Міжнародної організації (ЕАN International);

UСС/ЕАN – єдиний стандартизований штриховий код; створений об’єднаними зусиллями організацій США і Канади (Uniform Соde Соuncil) і ЕАN Іnternational.

Відповідно до видів розрізняють такі штрихові коди:

UРС-12, ЕАN-13, ЕАN-14, ЕАN-8, UСС/ЕАN-128 (Соdе 39).

Розглянемо більш докладно наведені приклади структури штрихових кодів у вигляді табл. 1.1.

Використання кодів регулюється відповідними міжнародними й національними стандартами. Код країни присвоюється EAN International.

Таблиця 1.1 – Структура кодів

Закінчення табл. 1.1

1.8. Роль облікової інформації в управління, її принципи відповідності

Економічна інформація – найважливіша складова управлінської інформації. Вона містить відомості про склад трудових, матеріальних і грошових ресурсів і стан об’єктів управління на певний момент часу. Економічна інформація відображає діяльність підприємств і організацій за допомогою натуральних, вартісних і інших показників, її можна використовувати в процесі планування, обліку, контролю, аналізу на всіх рівнях управління.

Облікова інформація має складну ієрархічну структуру, на нижньому щаблі якої містяться інформаційні одиниці - реквізити, які не піддаються подальшому логічному розподілу.

Інформація – невід’ємна частина системи управління. Уся еконо­міч­на інформація на підприємстві поділяється на п’ять груп:

1) описова (облікова);

2) імовірнісна (прогнозна);

3) дискретна (виробляється у результаті діалогів «людина – людина»або «людина – машина»);

4) випадкова – дані, які попередньо вважалися непотрібними або які знадобилися, але в поточному обліку їх не було;

5) пропагандистська – виробляється для досягнення певної мети.

Ядром економічної інформації підприємства є облікова інфор­мація. Це пов’язане з тим, що вона більш повна, точна й оперативна, всебічна й достовірна в порівнянні з будь-якою іншою. Вона моделює, як зв’язок підприємства з навколишнім середовищем, так і його внутрішню структуру, дає можливість розподіляти права виконавців і їх відпо­відальність за економічну ефективність.

Облікова інформація відповідає таким принципам:

а) багаторазовість використання;

6) концентрація, тобто обираються тільки істотні ознаки;

в) штучність – інформацію створюють люди (облікові праців­ники), вона не виникає природно, тобто сама по собі;

г) цілеспрямованість, тобто інформація, відповідає певним завданням;

д) аналітичність, тобто здатність надавати не тільки зафіксовані в документах дані, а й підсумкові, розрахункові, додаткові.

& Література по темі 1: [1; 3; 4; 15;21; 33; 41; 43–50;57;60; 63; 67; 69; 77; 79–87].

Контрольні запитання до теми 1

1. Визначте сутність поняття інформації.

2. Наведіть основні властивості інформації.

3. Визначте сутність поняття економічної інформації.

4. Охарактеризуйте властивості економічної інформації.

5. Охарактеризуйте структура економічної інформації.

6. Охарактеризуйте основні форми подання та відображення економічної інформації.

7. Надайте формалізований опис економічної інформації. Система класифікації.

8. Надайте формалізований опис економічної інформації. Система кодування.

9. Визначте основні види економічної інформації.

10. Наведіть основні ознаки класифікації документів.

11. Наведіть логічну структуру інформації у порядку агрегування.

12. Перелічіть основні методи кодування інформації, визначте їх сутність.

13. Наведіть перелік основних загальнодержавних і галузевих класифікаторів.

14. Визначте основні принципі штрихового кодування інформації.

15. Визначте роль облікової інформації в управлінні та її прин­ципи відповідності.

Тема 2. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

2.1. Поняття інформаційної системи, її компоненти, завдання й функції.

2.2. Класифікація інформаційних систем. Їхні функції.

2.3. Загальна характеристика інформаційного забезпечення.

2.4. Склад інформаційного забезпечення. Класифікація інформа­ційного забезпечення.

2.5. Позамашинна інформаційна база. Машина інформаційна база. Типи інформаційних масивів.

2.1. Поняття інформаційної системи, її компоненти, завдання й функції

Інформаційна система –це сукупність взаємозалежних елементів, що представляють собою інформаційні, кадрові і матеріальні ресурси, процеси, які забезпечують збір, обробку, перетворення, зберігання і передачу інформації.

Термін система слід використовувати у двох аспектах:

а) як певний метод, суть якого – координація і синхронізація дій персоналу управління, об’єднаних метою досягнення поставлених завдань;

б) як об’єкт, який має досить складну, певним чином налаштовану внутрішню структуру (наприклад, виробничий процес).

В організаціях існує велика кількість різних типів інформаційних систем: від традиційних до складних, що працюють на базі локальних і глобальних комп’ютерних мереж.

Інформаційна система включає:

- інформацію - довідковий фонд,

- мову обробки інформації,

- носії інформації,

- комплекс моделей.

Автоматизована інформаційна система – сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, апаратних, програмних, організаційних, технологічних засобів і фахівців.

Автоматизована інформаційна система призначена для ефективної експлуатації економічної інформаційної системи.

Економічна інформаційна система – комплекси функціонування, які відображають стан економічних об’єктів у процесі їх розвитку.

Кожна інформаційна система має такі компоненти:

- структура системи – безліч елементів системи і взаємозв’язків між ними. Приклад: організаційна й виробнича структура підприємства;

- функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції – прийняття рішень у певних структурних підрозділах підприємства;

- вхід і вихід кожного елемента і системи в цілому. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, які надходять у систему або виводяться з неї;

- ціль і обмеження системи і її окремих елементів. Приклад: досягнення максимальному прибутку, фінансові обмеження.

При застосуванні комп’ютерів обробку економічної інформації здійснює КІСП – комп’ютерна інформаційна система підприємства, яка є сукупністю інформації, методів, моделей; технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також фахівців, які виконують обробку інформації й ухвалюють управлінські рішення в межах підприємства.

КІСП така ж рівноправна й необхідна частина виробничої інфраструктури, як технологічне встаткування, ресурси й персонал.

Структура економічної інформаційної системи складається з функціональної та забезпечуваної підсистем (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 – Структурна схема економічної інформаційної системи

Функціональна підсистема містить планування, облік, контроль, регулювання й мотивації.

Забезпечувана підсистема містить технічне, лінгвістичне, матема­тичне, правове, організаційне і інші види забезпечення.

Функціональна підсистема – комплекс організаційно-економічних завдань управління з високим ступенем інформаційно-технологічних зв’язків. Етапи розвитку функціональної підсистеми за базами даних:

I покоління. Засоби автоматизованих операцій (Fox Base).

II покоління. Автоматизація окремих локальних завдань (Fox Base).

III покоління. Інтегроване трансакційне середовище функціону­вання різних модулів (Batrieve).

IV покоління. Функції ПЗ в рамках клієнт-сервісної архітектури (Oracle, Intermix).

V покоління. Об’єктно-орієнтована реалізація (Oracle).

Кінцевим користувачам немає сенсу постійно відслідковувати в деталях відновлення і реорганізацію інформаційно-технологічних особ­ливостей інформаційних систем. У наш час це складно навіть для фахівців з обробки даних. Слід виділити два головні аспекти:

- теоретично бухгалтер повинен розуміти стільки, щоб не відчу­вати недолік кваліфікації при оцінці можливостей інформаційних систем, обговорення планів їх розвитку й обґрунтування своєї думки із цього приводу;

- бухгалтер повинен добре володіти основними методами аналізу і прогнозу для розробки альтернативних рішень, хоча б в електронних таблицях.

Сучасні інформаційні системи, які застосовуються на облікових роботах представлені в табл. 2.1.

Таблиця 2.1 – Загальний перелік сучасних інформаційних систем

Роль інформаційних технологій у повсякденній роботі фахівців дуже велика. Методи аналізу чутливості, “ що, якщо ”, кореляційного й регресійного аналізу, моделювання й аналізу трендів, пошуку оптималь­ного розв’язку реалізуються в електронних таблицях практично без засто­сування додаткового програмування, тобто на користувацькому рівні.

Одним з найважливіших завдань автоматизованихінформаційних систем є швидкий добір записів, що володіють певними властивостями. Атрибути, що задають ці властивості ідентифікують не одну, а безліч записів. Вони називаються додатковими (вторинними) ключами.

Пошук потрібних записів по додатковому ключу розбивається на два етапи:

- спочатку визначають значення основного ключа, що відпо­відають записам із заданим значенням додаткового ключа.

- на другому етапі за знайденими значенням основного ключа знаходять адреси записів, а потім і самі записи.

Для швидкого виконання першого етапу (без перегляду всіх записів підряд) використовують інвертовані списки.

Кожний список складається з пар значень додаткового і відповід­ного йому безлічі значень основного ключа, упорядкованих по додат­ковому ключу.

Приклад етапів створення інвертованих списків по різних додаткових ключах представлено в табл. 2.2–2.4.

Таблиця 2.2 – Вихідний файл

Таблиця 2.3 – Список, інвертований по ключу рік народження

Таблиця 2.4 – Список, інвертований по ключу код професії

Об’єднання інвертованих списків по всіх додаткових ключах ство­рює інвертований файл, по якому легко знайти записи з даними атрибутами.

Основним завданням, яке вирішується в документальних авто­ма­тизованихінформаційних системах, є пошук документів по їхньому змісту.

Найважливіша властивість інформаційних систем – єдність управ­лінської інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління.

Вхідною інформацією користуються всі органи управління. Її властивості наведено в табл. 2.5.

Таблиця 2.5 – Властивості інформаційної системи

Структурно інформаційна система складається з таких компонентів:

-власне інформації;

-системи оброблення інформації;

-входу;

-виходу;

-внутрішніх і зовнішніх каналів.

Характерною рисою інформаційних систем є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Це виявляється в умовах функціонування АРМу, коли людина (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в управлінні. Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одержувачем інформації. Те саме повідомлення одному одержувачеві може давати багато інформації, а іншому – мало або нічого.

Потенційні можливості інформаційних систем реалізуються через їх функції, до яких відносяться:

- обчислювальна – вчасно і якісно виконує оброблення інфор­мації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

- пошукова – відстежує і формує всю необхідну для управління зовнішню та внутрішню інформацію;

- запам’ятовувальна – забезпечує безупинне накопичення, систе­матизацію, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;

- комунікаційна – забезпечує передачу потрібної інформації в задані пункти;

- інформаційна – реалізує швидкий доступ, пошук і видачу необхідної інформації;

- регулювальна – здійснює інформаційно-управлінський вплив на об’єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функ­ціонування від заданих значень;

- оптимізаційна – забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об’єкта управління;

- прогнозна – визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об’єкта управління;

- аналітична – визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

- документальна – забезпечує формування всіх обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.

Задачі, що розв’язуються в автоматизованих інформаційних систе­мах, мають ряд характерних особливостей, що впливають на технологію автоматизованої обробки даних:

- Інформаційний взаємозв’язок, який проявляється в тому, що результати рішення одних задач є вхідними даними для рішення інших. Ця особливість впливає на склад та зміст інформаційної бази комп’ютерної системи, потребуючи також вибору способів і методів нагромадження і зберігання інформації в системі.

- Масовість та груповий характер вирішення. Як правило, економічні розрахунки виконуються через певний термін, причому визначається не один, а група взаємопов’язаних економічних показників. Ця особливість впливає на структуру алгоритмів рішення задач, а також на склад та зміст програмного забезпечення систем.

- Потреба багатоваріантного рішення. Це стосується задач про­гнозування, планування та прийняття рішень. Саме тому в КІСП мають бути передбачені відповідні спеціальні інструментальні та апаратні засоби, наприклад база моделей для задоволення згаданої потреби.

- Чітко регламентовані терміни подання вхідних даних і резуль­татів рішення задач. Тому при створенні КІСП необхідно вирішувати питання контролю інформації на всіх етапах її переробки.

- Постійні зміни складу економічних показників та методик їх розрахунку. Ця особливість впливає на склад та зміст програмного забезпечення, особливо на його прикладну частину.

Класифікація задач обробки даних за шістьма основними ознаками:

1) За функціями управління:

- планові;

- облікові;

- контрольні;

- задачі нормування показників;

- задачі складання звітності.

2) За характером перетворення інформації:

- обчислювальні;

- імітаційні;

- прийняття рішень.

3) За роллю в процесі управління:

- інженерно-технічні;

- економічні;

- інформаційно-довідкові.

4) За математичною суттю:

- оптимізаційні (розв’язуються шляхом пошуку одного рішен­ня із великої кількості можливих варіантів; характеризуються складною методикою розрахунків, що зумовлює використання різноманітних моделей, а також невеликими розмірами вхідних даних);

- прямого розрахунку (характерні великі розміри і складність вхідних даних, проста методика розрахунку і одно варіантність розв’язання);

- інформаційно-пошукові (задачі типу «запитання–відповідь» характеризуються складною методикою розрахунку та значними розмі­рами вхідної інформації.

5) За можливістю формалізованого опису:

- формалізовані (рішення можна описати у вигляді матема­тичних формул і залежностей);

-неформалізовані (рішення не можна описати у вигляді ма­те­­матичних формул і залежностей)

6) За регулярністю рішень:

- систематичні;

- епізодичні;

- випадкові.

При самому загальному підході інформаційну систему можна визначити як сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів (абонентів).

Історія розвитку інформаційних систем

І покоління (1960 – 1970 р.р.). Виникнення електронних систем обробки даних. Під кожну задачу готувались вхідні дані, створювалась математична модель і розроблялось програмне забезпечення.

Недоліки систем І покоління: інформаційна надмірність, матема­тична надмірність, тривалість і трудомісткість розробки програмного забезпечення.

ІІ покоління (1970 – 1980 р.р.). Виникнення та розповсюдження мініЕОМ. Створюються автоматизовані банки даних, починають впро­ваджувати діалоговий режим та режим телеобробки. Основна відмінність від І покоління – спільне інформаційне забезпечення (об’єднання даних у бази даних). Виникнення систем управління базами даних, (СУБД призначені для створення та підтримки в актуальному стані бази даних, зв’язок її з програмами розв’язування економічних завдань).

Недоліки систем І та ІІ покоління:

- відсутність підтримки неструктурованих та слабоструктуро­ваних задач;

- відсутність гнучкості (стандартний набір завдань та підсистем);

- централізація – відсутність оперативного управління та регулю­вання в реальному масштабі часу;

- недостатня кількість оптимізаційних завдань;

- автономність роботи різних типів автоматизованих систем управління на підприємствах;

- відсутність оперативної взаємодії з ЕОМ керівників (пакетний режим);

- відсутність реорганізації підприємства.

IІІ покоління (з середини 80 – х р.р.). Інтегровані інформаційні системи – багаторівневі ієрархічні автоматизовані системи управління, які забезпечують комплексну автоматизацію управління на усіх рівнях; ієрархічно організований комплекс методів, технічних, програмних, алгоритмічних та інформаційних засобів, які мають модульну структуру і забезпечують наскрізне узгоджене управління матеріальними та інформаційними потоками об’єкта управління.

Основною рисою цього етапу стала децентралізація та розподільна обробка. Виникають нові класи систем: експертні системи, системи підтримки прийняття рішень, інформаційно-пошукові системи, системи зі штучним інтелектом.

В табл. 2.6 наведено основні характеристики етапів створення інформаційних систем.

Таблиця 2.6 – Характеристика етапів створення інформаційних систем

І-й (1960–1970 р.р.)	Створення автоматизованих ІС (позадачний підхід)	Система обробки даних
ІІ-й (1970–1980 р.р.)	Створення і розвиток автоматизованих ІС на основі концепції баз даних	Управлінські інформаційні системи
ІІІ-й етап (з 1985 р.)	Створення інтегрованих АІС,обчислювальних систем і мереж	Системи виробництва прийняття рішень

2.2. Класифікація інформаційних систем. Їхні функції

У загальному вигляді класифікацію інформаційних систем можна визначити наступним чином:

- Фактографічні автоматизовані інформаційні системи, у яких бази даних складаються з формалізованих записів.

- Документальні автоматизовані інформаційні системи, у яких записами можуть бути неформалізовані документи.

На рис. 2.2 відображено загальну класифікаційну схему.

Рисунок 2.2 – Загальна класифікація інформаційних систем

Більш детальна класифікація може бути проведена на основі класифікації за ознаками:

1. По призначенню:

- система інформаційного забезпечення (приклад: «1С: Бухгалтерія»);

- довідково-інформаційна система, яка має самостійне цільове призначення (приклад: «Гарант»).

2. По кількості користувачів і територіальній ознаці:

- однокористувацькі (приклад: «Еxcel»);

- багатокористувацькі низького рівня (приклад: «Аccess»);

- інформаційні системи рівня підприємства;

- розподілені;

- великі;

- надвеликі.

3. По функціях управління:

- планові;

- бухгалтерські програми;

- аналітичні програми.

4. По видах оброблюваної інформації:

- текстова;

- графічна;

- мультимедійна;

- числова;

- моделі реального миру.

5. По оперативності обробки інформації:

- система реального часу;

- система оперативної обробки трансакцій;

- система пакетної обробки.

6. По підтримці видів діяльності:

- система автоматизованого проектування (САПР);

- автоматизовані системи управління технологічними процеса­ми (СУТП);

- предметно-орієнтовані економічні інформаційні системи.

2.3. Загальна характеристика інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення є однією із найбільш важливих орга­нізаційно-методичних передумов успішного рішення за допомогою об­числювальної техніки задачі з аналізу економічної діяльності клієнтів банка.

Інформаційне забезпечення – це сукупність форм документів, нор­мативної бази і реалізованих рішень по обсягу, розміщенню та формам організації інформації, що циркулює в системі автоматизованої обробки економічної інформації чи в інформаційній системі.

Створення інформаційного забезпечення відбувається за такими основними принципами:

- цілісності;

- достовірності;

- контролю;

- захисту від несанкціонованого доступу;

- єдності і гнучкості;

- стандартизації та уніфікації;

- адаптивності;

- мiнiмiзації помилок вводу-виводу інформації.

2.4. Склад інформаційного забезпечення. Класифікація інформа­ційного забезпечення

Інформаційне забезпечення складається з наступних частин:

- методичні і інструкційні матеріали;

- система класифікації і кодування;

- інформаційна база.

Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 2.3.

Рисунок 2.3 – Структура інформаційного забезпечення

Основою інформаційного забезпечення інформаційних системах є інформаційна база, що використовується у функціонуванні інформаційної системи. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньо-машинну інформаційну базу. Однією з основних частин інформаційного забезпе­чення є інформаційна база – сукупність упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС і поділяється на внутрішньо-машинну і позамашинна.

Внутрішньо-машинна інформаційна база – це частина інформа­ційної бази, яка являє собою сукупність даних на машинних носіях, які використовуються в інформаційній системі.

Позамашинна інформаційна база – це частина інформаційної бази, яка являє собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без використання засобів обчислювальної техніки.

2.5. Позамашинна інформаційна база. Машина інформаційна база. Типи інформаційних масивів

Позамашинна інформаційна база – це частина інформаційної бази, яка складається із сукупності повідомлень, сигналів і документів, які використовуються при функціонуванні комп’ютерних інформаційних систем у формі, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

До неї відносяться система економічних показників; система кла­сифікації і кодування техніко-економічної інформації; система первинної і зведеної документації; засоби формалізованого описання інформації; методичні та інструктивні матеріали, первинні та результатні документи.

Система економічних показників – це сукупність взаємопов’яза­них соціальних, економічних і техніко-економічних показників, які відоб­ражають економічні процеси в суспільстві і використовуються при розв’язанні економічних задач в комп’ютерних інформаційних систем різного рівня і призначення.

Систему класифікації і кодування в інформаційній системі складає сукупність загальнодержавних, галузевих і локальних класифікаторів та програм їх ведення.

Система первинної і зведеної документації, яка використовується в інформаційній системі дуже різноманітна. Вона розподіляється на нормативно-довідкову, оперативну, планову і звітно-статистичну.

Нормативно-довідкові документи містять довідкові і нормативні дані, які забезпечують розв`язання функціональних задач.

Оперативні документи містять інформацію одноразового викори­стання, наприклад, результати соціального обстеження, фактичний виробіток та ін.

Планові документи згідно з різними формами звітності містять планову інформацію.

Звітно-статистична документація – містить фінансові резуль­тати об’єкту управління.

До засобів формалізованого описання інформації відносяться: словники термінів, за допомогою яких здійснюється декодування інфор­мації, яка виводиться з ЕОМ; мови і засоби спілкування користувачів з ЕОМ.

Методичні та інструктивні матеріали інформаційної системи – це методичні і первинні документи по державній системі ведення загаль­нодержавних класифікаторів; використанню мовних засобів; форму­ванню баз даних та знань і т. д.

Первинний документ – це бланк встановленої форми, заповнений необхідними даними і підписаний посадовими особами, що надає йому юридичну силу.

Документи заповнюються вручну або з використанням обчислю­вальної техніки. Комп’ютеризація процесів управління приво­дить до розповсюдження формування і введення в пам’ять ЕОМ аналогів пер­винних документів. Удосконалення інформаційного забезпечення комп’ютерних систем нерозривно пов’язане з удосконаленням форм первинної документації і, в першу чергу, їх уніфікацією.

Уніфіковані форми первинних документів розробляються окреми­ми міністерствами і відомствами, а затверджуються Міністерством стати­стики, Міністерством фінансів України. Крім того вони реєструються Держстандартом України.

Форми представлення вихідної результатної інформації залежать від її призначення та експлуатаційних можливостей технічних засобів обробки даних. В умовах обробки інформації на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відоб­ражаються у формі машинограм або відеограм.

Машинна інформаційна база – це сукупність даних, які фіксу­ються в оперативних засобах пам’яті ЕОМ, на спеціалізованих машинних носіях і використовуються для електронної обробки.

При розробці внутрішньо-машинної інформаційної бази особливу увагу приділяють тому, щоб дані, які зберігаються в ній, можна було широко використовувати і щоб способи використання даних можна було легко змінити.

Як правило, до складу машинної інформаційної бази входять такі різновиди інформаційних масивів:

- нормативно-довідкові;

- оперативні;

- проміжні;

- результативні.

Масиви нормативно-довідкової інформації можуть використову­ватись при реалізації вводу даних, вони також використовуються для контролю введеної інформації на наявність її в файлах нормативно-довідкової інформації.

Інформаційні масиви машинної інформаційної бази поділяють за терміном зберігання та обробки інформації:

Умовно постійні масиви вміщують інформацію, яка використо­вується на протязі довгого часу.

Умовно-змінні масиви зберігають поточну інформацію.

Кожен масив з точки зору логічної організації масиви характеризуються:

1. Обсягами– кількістю записів, символів, байтів.

2. Стабільністюінформаційного масиву, яка у кількісному відно­шенні характеризується коефіцієнтом стабільності.

Основні масиви створюються на підставі вхідних, постійно збері­гаються та містять основні дані про об’єкт управ