Характеристика попереднього, поточного і завершального контролю в організації

За рівнем централізації контроль поділяють на:

1) централізований контроль, що постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів. Його особливістю є послідовний, спрямований на суб'єкт вплив «зверху донизу»; здебіль­шого йому властива закритість інформації;

2) децентралізований контроль, який ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях і корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самокон­троль і внутрігруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контро­лю. Не менш важливою його особливістю є забезпечення І двостороннього впливу.

За рівнем охоплення підконтрольних об'єктів виокрем­люють:

1) суцільний контроль — послідовна перевірка усієї сукупності підконтрольних об'єктів (ресурсів, продукції

тощо); процесів (операцій, робіт та ін.) та суб'єктів;

2) вибірковий контроль — перевірка лише окремих об'єктів (наприклад, перевірка роботи лише механічного

цеху);

3) разовий контроль — перевірка об'єктів під впливом чинників, що випадково або несподівано виникають у процесі виробничо-господарської діяльності (наприклад, інвентаризація на складах після виявлення крадіжок).

Методи контролю — способи і прийоми здійснення перевірки відповідності підконтрольних об'єктів заданим параметрам.

Методи контролю поділяють на такі групи: — фактичні (лабораторний аналіз, контрольне прид­бання, контрольний обмір виконаних будівельних, мон­тажних і ремонтних робіт, хронометраж, інвентариза­ція, експертиза, контрольний запуск сировини і матері­алів у виробництво, контрольне приймання продукції за якістю та кількістю, нормативна перевірка, експери­мент тощо);

— розрахунково-аналітичні (техніко-економічні роз­рахунки, аналітичне оцінювання, арифметична перевір­ка, динаміко-статистичне оцінювання):

— документальні (вивчення сутності і змісту відобра­жених у документах операцій, логічна перевірка, перевірка кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, зустрічна перевірка документів та ін.).

Вибір методів контролю залежить насамперед від обся­гів роботи та завдань. Критеріями при цьому є мінімізація витрат робочого часу на проведення найбільшого обсягу контрольних робіт; результативність і доказовість обраного методу; типові для конкретних об'єктів порушення та адекватність методів їх виявлення.

Контроль повинен здійснюватись з урахуванням принципів системності, безперервності, законності, об'єктивно­сті, незалежності, гласності, ефективності, дієвості, всеосяжності, повноти, раціональності.

Процес контролю передбачає кілька послідовних етапів.

1. Визначення завдань контролю. Ними можуть бути виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях; виявлення можливих зловживань і крадіжок в організації; визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів; перевірка якості і кількості виготовленої продукції (наданих послуг); визначення рівня технічної підготовки тощо.

2. Підбір критеріїв і стандартів контролю. Як правило, критерії і стандарти визначають і розробляють у процесі планування, організування, мотивування. На етапі контролювання їх обирають відповідно до цілей контролю.

3. Критерій — підстава, мірило для оцінювання, визначення або групування чогось (критерії вибору матеріалів, 1 сировини, підбору кадрів тощо). Стандарт — сукупність прийнятих норм і нормативів. Норми — максимально допустимі величини абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці для виготовлення одиниці про­дукції встановленої якості в обумовлений термін (розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо). Нормативи — показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання зна­рядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомі­сткість).

4. Оцінювання виконання. Змістом цього етапу є виявлення фактичних даних про стан, властивості, характеристики підконтрольних об'єктів. При цьому використовують спеціальні контрольні прилади та ресурси.

5. 4.Зіставлення результатів із критеріями і стандартами. У результаті порівняння фактичних даних, які стосуються підконтрольних об'єктів, з установленими щодо них стандартами і критеріями, визначають масштаб допустимих відхилень, формують, передають і поширюють інформацію про результати контролювання, оцінюють отриману інформацію.

6. Визначення потреби у корективах. На підставі отри­маних на попередньому етапі результатів визначають необхідність коректив (усунення недоліків, коригування стандартів тощо), доцільність реалізації функції регулю­вання.

Ефективність контролю залежить від: об'єктивності критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю; якісного інформування про стан контрольованих об'єктів і проце­сів; двобічного спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється; уникнення прискіпливого контролю; використання мето­дів матеріального стимулювання за дотримання встано­влених критеріїв, досягнення запланованих результатів; впровадження інформаційно-управлінської системи кон­тролю; надання особливої уваги контролю виробничих процесів.

Не менш важливим при цьому є ефективне функціону­вання інформаційно-управлінської системи контролю — формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, сучасний та майбут­ній стани підконтрольних процесів чи об'єктів. її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп'ютерної техніки, технологій.

Проектування інформаційно - управлінської системи передбачає такі етапи:

¾ оцінювання інформаційної бази;

¾ аналіз системи прийняття управлінських рішень; аналіз інформаційних вимог;

¾ агрегування управлінських рішень (координування інтегрування конкретних рішень у структурі управління організацією);

¾ проектування процесу оброблення інформації;

¾ виділення етапів у технології оброблення інформації;

¾ оцінювання та аналіз інформації, виданої інформаційно - управлінською системою, з метою виправлення

¾ допущених помилок;

¾ встановлення зворотного зв'язку в межах інформаційно-управлінської системи.

Якість, повнота, достовірність, реалістичність інформації, отриманої внаслідок реалізації контролю, залежить намперед від максимального охоплення підконтрольних об'єктів, виключення упередженого ставлення до окремих них, відкритості, доступності, прозорості інформації, кваліфікації контролерів, наявності необхідних технічних засобів для проведення перевірки, відсутності опору з боку працівників тощо.

Особливості створення, налагодження та функціону­вання системи контролювання в організації можна про­ілюструвати на прикладі контролювання виробничих процесів.

Система контролювання виробничих процесів — механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук, проектування, розроблення технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції і маркетинговий пошук.

Вона покликана оцінювати ефективність робіт на всіх етапах циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньо­му і зовнішньому ринках. Тобто така система контролю повинна забезпечити певний рівень якості продукції, який задовольняв би споживача, гарантував виконання замо­влень у встановлені терміни й на належному рівні. Тому це один із найдієвіших об'єктивних методів підвищення ефективності виробництва. Оскільки ця система повною мірою задіяна у процесі управління виробництвом, цілком виправдано її зараховують до керуючої системи.

Робота щодо забезпечення ефективності системи контролювання виробничих процесів на підприємстві здій­снюється у такі етапи: визначення рівня якості відповідно до вимог споживачів; створення умов для досягнення від­повідного рівня якості (розроблення технології, підготов­ка обладнання, придбання матеріалів, підбір і навчання працівників, організація технічного контролю); налагодження виробничого процесу з метою якісного виготовлен­ня виробів; ліквідація виявлених недоліків у якості продукції і виробничого процесу; стабілізація досягнутого рівня якості продукції.

Ця система охоплює сукупність функцій і методів управління, управлінський апарат, а також відповідне нормативне та матеріальне забезпечення. Контроль виробничих процесів, як правило, здійснює самостійний структурний підрозділ підприємства, очолюваний заступником директора з якості. Управління системою контролювання виробничих процесів починається на етапі науково - дослідницьких, проектно - конструкторських і технологічних розробок, а завершується на етапі маркетингового пошуку.

До функцій системи контролювання виробничих про­цесів належать: аналіз конструктивних, технологічних, виробничих і експлуатаційних дефектів; виявлення помилок у кресленнях, схемах, технічних умовах, тех­нологічних картах та іншій технічній документації; кон­троль якості матеріалів, напівфабрикатів, комплектуван­ня, що надходять на підприємство, перевірка їх відповід­ності вимогам документації; контроль за надходженням на виробництво тільки потрібних матеріалів і деталей, які пройшли контроль і випробування; контроль якості інструментів і оснащення власного виробництва, що над­ходять в експлуатацію, а також інспектування стану оснащення та інструментів, які перебувають в експлуа­тації.

Застосування системи контролювання виробничих процесів забезпечує надійний контроль за дотриманням технологічної дисципліни на робочих місцях; ретельне випробування та приймання готової продукції; перевірку правильності оформлення документів на виготовлення і передачу продукції на склад або замовнику; контроль ком­плектності та якості пакування готових виробів, які відвантажують замовнику; перевірку стану засобів контро­лю, вимірювальної техніки; виявлення, аналіз та облік браку; вивчення рекламацій; розроблення разом з іншими підрозділами підприємства заходів щодо усунення браку і поліпшення якості виробів.

Через систему контролювання виробничих процесів до виробничих підрозділів надходять пропозиції щодо впровадження прогресивних засобів контролю, обґрунтування доцільності контрольних операцій, підбору виконавців контролю з метою підвищення його ефективності й зниження трудомісткості. Забезпечуючи інтереси підприємства на ринку, така система запобігає виникненню збитків, пов'язаних з виправленнями і переробками, прихованим браком, усуненням дефектів у виробах. Усе це суттєво впливає на кінцеві результати діяльності підприємства.

Ефективність системи контролювання виробничих процесів залежить від того, наскільки якісно реалізуються всі її функції та завдання. Для підвищення ефективності управління системою і посилення її впливу на кінцеві результати виробництва при проектуванні конструкції й технології виробів визначають методи та засоби контролю, щоб їх технічні характеристики і показники максимально відповідали вимогам споживачів. На стадії організування контролю основну увагу зосереджують на вхідному кон­тролі, від ефективності якого значною мірою залежить подальше виготовлення конкурентоспроможної продукт ції. При цьому дбають про забезпечення тісного зв'язку з підприємствами-постачальниками, оптимізацію технології та управління виробництвом тощо.

Нормативною основою функціонування системи контролювання виробничих процесів є положення, в якому визначають її структуру, враховуючи вид, масштаб, тип виробництва, особливість продукції, права, обов'язки та відповідальність усіх підрозділів системи, їх зв'язок з іншими функціональними службами підприємства. Приблизну структуру системи контролювання виробничих процесів подано на рис. 2.74. Як правило, в ній створюють два підрозділи (групи), покликані забезпечити впровадження і застосування міжнародних стандартів, а також конкурен­тоспроможність продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт. Обидві групи на цій стадії отримують інформацію безпосередньо від начальника системи контролювання виробничих процесів. Результати її використання надходять у зворотному напрямі безпосередньо начальнику системи контролювання, обминаючи всі проміжні структури. Інформацію про діяльність груп отримує і головний інженер підприємства, оскільки вона потрібна йому для оперативного впливу на процес виробництва. Директор підприємства інформацію про результати діяль­ності груп отримує безпосередньо від керівника системи контролювання виробничих процесів, а про результати щодо її реалізації у виробництві — від головного інженера.

Управління системою контролювання виробничих процесів очолює заступник директора з якості — началь­ник системи контролювання виробничих процесів. Він здійснює стратегічне управління системою, безпосередньо керує роботою таких груп: застосування стандартів; атеста­ції виробництва і виробничого персоналу; технологічною; забезпечення конкурентоспроможності продукції на стадії науково - пошукових і конструкторсько - технологічних

Узгоджені дії з підрозділами є запорукою стабільності й ефективності роботи системи контролювання виробничих процесів. При цьому важливо налагодити дієвий

Рис. 2.74. Організаційна структура управління системою контролювання виробничих процесів

механізм взаємозв'язку системи контролювання вироб­ничих процесів зі службами і підрозділами підприєм­ства. З одного боку, відділи і служби забезпечують систе­му контролювання виробничих процесів інформацією, необхідною для успішного управління системою, з іншого — система ставить перед підрозділами конкретні техніко-організаційні вимоги, залучає спеціалістів і керівників до вирішення конкретних питань, пов'язаних із поліпшенням якості продукції.

Виявлені на засадах контролювання проблеми і пору­шення процесу виробничо-господарської діяльності, а також негативні його результати вимагають здійснення регулювання.

Регулювання — вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювальні заходи можуть застосовуватись на всіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, мотивування, організування, контролювання). Для цього вдаються до коригувальних дій, що базуються на виборі таких рішень: усунення відхилень; перегляд стандартів і критеріїв; усунення відхилень з переглядом стандартів і критеріїв.

Особливість регулювання полягає в тому, що на відмі­ну від функцій планування організування та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, воно, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах. На рис. 2.75 зображено графічну модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які потребують змін у плануванні, організуванні, мотивуванні.

Залежно від характеру перешкод чи недоліків, виявле­них у процесі контролю в керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організування чи мотивування). Якщо проблеми виникли у блоці «Планування», розроблені заходи стосуватимуться вдосконалення економічного, соціального чи технологіч­ного планування; виникнення їх в організаційній структурі зумовить необхідність реалізації заходів у блоці «Організування» щодо структури управління організацією, комунікаційних систем тощо; недоліки матеріального сти­мулювання працівників керованої системи усуватимуть у блоці «Мотивування», вдосконалюючи систему премію­вання, дивідендної політики тощо.

У табл. 2.23 охарактеризовано процеси регулювання в організації на конкретних прикладах.

Рис. 2.75, Регулювання діяльності організації

Таблиця 2.23