Место управленческого учёта в системе управления организацией

Организации существуют почти столько же, сколько существует человеческое общество. История управления организациями тоже исчисляется тысячелетиями. Однако раньше вряд ли кто-то задумывался о том, как нужно правильно управлять организациями. Только на исходе XIX века стали проводиться научные исследования в этой области.

Развитие управления как научной дисциплины не представляло собой серию последовательных шагов. Существовало несколько подходов, в рамках которых исследования нередко совпадали по времени. Известны четыре основных подхода, которые внесли существенный вклад в теорию и практику управления:

1) подход с позиций выделения различных школ управления. Он включает в себя четыре школы: а) школу научного управления, б) школу административного управления, в) школу человеческих отношений и науки о поведении, г) школу науки управления или количественных методов;

2) процессный подход, с позиций которого управление рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций;

3) системный подход, в котором организация рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (людей, структур, задач и технологий), ориентированных на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды;

4) ситуационный подход, суть которого состоит в том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует множество факторов в самой организации и в окружающей среде, то не существует единого «лучшего» способа управления организацией. Самым эффективным методом управления в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Крупным поворотом управленческой мысли был процессный подход, который широко применяется в настоящее время. Он был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались сформулировать и описать функции менеджера. Однако они были склонны рассматривать такого рода функции как независимые друг от друга. Процессный же подход рассматривает функции управления как взаимосвязанные.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других людей – это не единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия и называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления, таким образом, является общей суммой всех управленческих функций.

Обзор литературы позволяет выявить следующие управленческие функции: планирование, организацию, распорядительство (или командование), мотивацию, руководство, координацию, контроль, коммуникацию, исследование, оценку, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров, заключение сделок. Почти в каждой публикации по управлению содержится свой список управленческих функций, отличающийся от других подобных списков.

Известные специалисты в области менеджмента М. Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури [22] полагают, что процесс управления состоит из четырёх основных взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля. Эти функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Рассмотрим управление организацией и определим место управленческого учёта с позиций системного подхода и теории управления. Будем пользоваться терминологией, приведенной в сборнике рекомендуемых терминов АН СССР «Теория управления» [28].

Система управления – это система, состоящая из управляющего объекта и объекта управления. Система управления может быть замкнутой или разомкнутой. Разомкнутая система управления – это система управления, в которой осуществляется управление без обратной связи. Замкнутая система управления – это система управления, в которой осуществлено управление с обратной связью.

Обратная связь - это зависимость текущих воздействий на объект от его состояния, обусловленного предшествующими воздействиями на этот же объект. Обратная связь может быть естественной (присущей объекту) или искусственно организуемой. Различают отрицательную обратную связь и положительную обратную связь как обратную связь, действующую в первом случае в сторону уменьшения, а во втором – в сторону увеличения отклонений текущих значений координат объекта от их предшествующих значений.

На рис. 1 представлена типичная функциональная структура замкнутой системы управления.

Управление – это процесс выработки и осуществления управленческих воздействий на объект управления, предназначенных для достижения цели. В зависимости от целей различают следующие виды управления: координация, регулирование, стабилизация, оптимальное управление, экстремальное управление, финитное управление и др. [28, с. 17-18].

Рис. 1. Функциональная структура замкнутой системы управления

где Y₀ – задающие воздействия (сигналы); U – управляющие воздействия; Y – управляемые координаты объекта управления; W – возмущения; Y* - координаты состояния объекта управления; Z – воздействия обратной связи.

Управляющий объект – это объект, предназначенный для осуществления управления. Он вырабатывает управляющие воздействия в виде команд, сигналов, которые передаются объекту управления.

Объект управления – это объект, для достижения желаемых результатов функционирования которого необходимы и допустимы специально организованные воздействия. Он воспринимает управляющие воздействия и действует в соответствии с переданными ему командами. О том, что объект управления принял команду и отреагировал на неё, управляющий объект узнает с помощью обратной связи. Объектами управления могут быть как отдельные объекты, выделенные по определенным признакам (например, конструктивным, функциональным), так и совокупность объектов – комплексы. В зависимости от свойств и назначения объектов управления могут быть выделены технические, экономические, организационные, социальные и другие объекты управления и комплексы.

Совокупность действий управляющего объекта, относительно однородная по некоторому признаку, направленная на достижение частной цели, подчиненной общей цели управления, называется функцией управляющего объекта. Можно выделить две основные функции управляющего объекта: 1) выработку управленческих воздействий и 2) осуществление управленческих воздействий.

Выработка управленческих воздействий включает следующие действия:

- сбор информации о состоянии объектов, возмущениях и воздействиях извне;

- передачу и обработку необходимой информации;

- принятие решений о характере и величине управляющих воздействий.

Осуществление управленческих воздействий, в свою очередь, включает их передачу и при необходимости преобразование этих воздействий в форму, непосредственно воспринимаемую объектом управления.

Действия управляющего объекта по осуществлению управленческих функций можно также рассматривать как частные его функции.

Человек, выполняющий одну или несколько функций управляющего объекта, называется человеком-оператором.

Управляющий объект может представлять собой управляющую систему, подсистемы которой предназначены для выполнения отдельных функций управления. К числу типичных относятся подсистемы: 1) измерения, сбора, обработки, распределения и передачи информации о состоянии объекта управления, входных и внутренних воздействиях; 2) принятия решений; 3) контроля; 4) диагностирования; 5) передачи и осуществления управленческих воздействий; 6) сбора и представления информации человеку-оператору; 7) документирования и другие подсистемы.

Система управления организацией, как и любая другая замкнутая система управления, также может быть представлена в виде совокупности управляющего объекта (субъекта управления), управляемого объекта (объекта управления) и их взаимосвязей.

Субъектами управления в системе управления организацией выступают её собственники (хозяева) и менеджеры всех уровней, наделённые определенными полномочиями по принятию решений. Объекты управления – это ресурсы организации (персонал, основной и оборотный капитал), хозяйственные процессы, затраты, результаты, центры ответственности и др., а также организация в целом.

Функции выработки и осуществления управленческих воздействий являются связующими, т. е. присутствуют на всех этапах управленческого цикла (…планирование – организация – мотивация – контроль…). Они пронизывают всё, что делают управляющие, формулируя цели и добиваясь их достижения.

Поскольку основой осуществления всех управленческих функций является информация обо всех аспектах деятельности организации и её внешней среде, то управление – это совокупность информационных процессов. Данные, формируемые управленческим учётом необходимы на всех этапах управленческого цикла, т. е. при выполнении функций планирования, организации, мотивации и контроля. Без информации невозможно определить цели, оценить ситуацию, сформулировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение.