Цель и принципы организации и ведения управленческого учёта

Рассмотрим более подробно существенные характеристики управленческого учёта. К ним относятся: цель, задачи, принципы, предмет, объект и метод управленческого учёта.

Целью управленческого учета является подготовка существенной информации для эффективного управления организацией, её структурными подразделениями и сегментами бизнеса

Цель управленческого учета реализуется в его задачах. В укрупненном виде эти задачи можно сформулировать следующим образом:

1) обеспечение информацией внутренних пользователей (менеджеров) для контроля соблюдения целесообразности хозяйственных операций, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

2) предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения её финансовой устойчивости.

3) учёт наличия и движения материальных ресурсов и представление информации о них менеджерам;

4) учёт затрат и результатов, а также их отклонений от установленных норм и смет по организации в целом, её структурным подразделениям, центрам ответственности, видам продукции, бизнес-процессам и другим объектам учёта;

5) калькулирование себестоимости выпускаемой продукции (работ, услуг), выявление и анализ отклонений фактической себестоимости от её плановой или нормативной величины;

6) определение финансовых результатов деятельности центров ответственности по новым управленческим решениям, произведённой и реализованной продукции, выполненным работам и оказанным услугам;

7) бюджетирование, контроль и анализ производственно-хозяйственной деятельности организации и центров ответственности;

8) подготовка управленческой отчётности и представление её руководителям для текущего управления и принятия решений на будущее.

Принцип (лат. рrincipium – основа, начало) – основное исходное положение какой-нибудь теории, учения, мировоззрения, теоретической программы [26, с. 595]. В логическом смысле принцип есть центральное понятие, основание системы, представляющее обобщение и распространение какого-либо положения на все явления той области, из которой данный принцип абстрагирован [31, с. 294].

Принципы бухгалтерского учёта составляют его концептуальную основу. Они сформулированы в Законе о бухгалтерском учёте и Положении о бухгалтерском учёте «Учётная политика организации» (ПБУ 1/98) в виде допущений и требований к учётной политике организации.

Допущение подразумевает объективное наличие какого-либо условия, предположения, гипотезы, т. е. указывает не на обязательность, а на предположительность определённого факта. Предположения, изложенные в допущениях, означают их независимость от учётной политики организации. К допущениям относятся:

- имущественная обособленность (имущество организации обособлено от имущества её собственников и имущества других организаций);

- непрерывность деятельности (организация намерена выполнять принятые на себя обязательства);

- последовательность применения учётной политики (учётная политика не будет меняться без необходимости);

- временная определённость фактов хозяйственной жизни (расходы соотносятся с теми доходами, в связи с которыми были понесены).

Требование предусматривает неукоснительность выполнения указанного положения, а его реализация целиком зависит от субъективной воли исполнителя. Требования к учётной политике организации состоят в том, что она должна обеспечивать:

- полноту отражения в бухгалтерском учёте всех фактов хозяйственной жизни;

- своевременность отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учёте и отчётности;

- осмотрительность – большую готовность к признанию в учёте расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов;

- приоритет содержания перед формой – отражение фактов хозяйственной жизни исходя не из их правовой формы, а из экономического содержания;

- непротиворечивость аналитического учёта синтетическому учёту;

- рациональность ведения бухгалтерского учёта, исходя из условий хозяйственной жизни и величины организации.

Данные принципы в основном распространяются на организацию и ведение финансового учёта. Однако управленческий учёт также не должен противоречить этим принципам.

В учебном пособии под редакцией Я. В. Соколова [30, с. 14-16] отмечается, что ключевые принципы организации и ведения управленческого учёта - это:

- подход с точки зрения эффективности;

- использование различных затрат для разных целей;

- соответствие целям предприятия и текущим задачам бизнеса;

- учёт влияния поведенческих аспектов при информационном обеспечении управленческих решений.

Принцип эффективности означает, что критерием формирования информации в управленческом учёте являются превышение ожидаемой выгоды от её использования над ожидаемыми затратами на её получение.

Принцип «разные затраты – для разных целей» является концептуальным для управленческого учёта и реализуется путём использования разных группировок затрат, методов их оценок и систем калькулирования. Альтернативные способы исчисления затрат обусловлены широким спектром управленческих решений.

Принцип соответствия целям организации и текущим задачам бизнеса способствует формированию структуры управленческого учёта, соответствующей достижению стратегических целей и решению тактических и оперативных задач организации.

Принцип, в соответствии с которым мотивы и модели поведения работников учитываются при подготовке бюджетов и отчётов, важен в связи с тем, что информация в управленческом учёте формируется не только для помощи менеджерам в принятии решений, но и для оценки их деятельности. Бюджеты и отчёты должны быть построены таким образом, чтобы можно было не только контролировать, но и мотивировать менеджеров и других работников на достижение главных целей предприятия.

Кроме этих четырех принципов, в упомянутом учебном пособии отмечаются также принципы: ответственности, управляемости (подконтрольности), достоверности, взаимозависимости, релевантности информации.

Ответственность. Управленческий учёт представляет информацию, которая позволяет определить достижение предприятием поставленных целей и оценить влияние внешних факторов на данный процесс. Для того чтобы действия менеджеров были эффективны, необходимо все время определять их ответственность и основные индивидуальные результаты их деятельности.

Управляемость (подконтрольность). В управленческом учёте выделяются операции, доходы, затраты, на которые могут или не могут воздействовать менеджеры. Это облегчает надлежащий мониторинг, анализ, сравнение и объяснение информации, которая конструктивно используется при выполнении функций контроля, оценки и регулирования.

Достоверность. Информация управленческого учёта должна вызывать доверие. Её достоверность для пользователя зависит от источника, полноты и доступности.

Взаимозависимость. Сбалансированность информации управленческого учёта требуется потому, что её получают, во-первых, из внутренних и из внешних источников; во-вторых, из подразделений, выполняющих взаимодействующие функции, связанные со снабжением, производством, сбытом, персоналом, финансами и т. п.

Релевантность информации – это своевременное её представление в чёткой, понятной форме с использованием такого числа альтернатив, какое необходимо для принятия обоснованных решений.

В учебнике О. Н. Волковой [6, с. 22-25] отмечаются две базовые концепции бухгалтерского учёта:

1) концепция достоверного и добросовестного отражения фактов хозяйственной жизни;

2) концепция приоритета содержания перед формой.

Эти две концепции формируют среду принципов управленческого учета: обособленности; непрерывности; полноты; надёжности; своевременности; сопоставимости; понятности; периодичности и экономичности.

Принцип обособленности в управленческом учёте требует обособленно рассматривать не только организацию в целом, но и её отдельные структурные подразделения или сегменты (центры ответственности), а также отдельные управленческие проблемы.

Принцип непрерывности подразумевает необходимость формирования информационного поля учётных данных постоянно, а не время от времени.

Принцип полноты означает, что информация, касающаяся любой учётно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными.

С принципом полноты тесно связан принцип надёжности, который требует, чтобы информация, используемая для принятия решений, была обоснованной и объективной.

Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима – в этом заключается принцип своевременности. Его хорошо иллюстрирует русская пословица «Дорога́ ложка к обеду».

Принцип сопоставимости означает, что одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы по одним и тем же правилам. Кроме того, при альтернативном выборе лучшего решения из нескольких вариантов следует привести данные по этим вариантам в сопоставимый вид.

В соответствии с принципом понятности информация, представленная в любом документе, должна быть понятна пользователю этого документа – менеджеру, принимающему решение на основе этой информации. Информация также должна быть уместной, т. е. относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена излишними деталями.

Принцип периодичности в отношении финансового учёта закреплен нормативными требованиями. Внутренний оборот информации и внутренние отчёты желательно также строить в соответствии с этим принципом.

Принцип экономичности означает, что затраты на поддержание системы управленческого учёта должны быть существенно меньше выгод от его функционирования. К финансовому учёту этот принцип не относится, поскольку ведение финансового учёта обязательно для организации. Его нужно вести так, как предписано, невзирая на величину затрат на учётный процесс.

Информация, формируемая в системе управленческого учёта, должна формироваться не ради самого процесса учёта, она должна быть полезной внутренним и внешним пользователям, служить надёжной основой для прогнозирования, планирования, организации, мотивации и контроля хозяйственной деятельности предприятия, т. е. выступать средством принятия эффективных управленческих решений на всех этапах управленческого цикла.

Для этого информация должна отвечать требованиям адресности, оперативности, достаточности, аналитичности, гибкости, полезности, экономичности и конфиденциальности.

Адресность информации означает, что она должна представляться только конкретным пользователям в соответствии с уровнем их подготовленности и местом в системе управления предприятием.

Оперативность нужна для того, чтобы представляемая менеджерам информация давала бы им возможность сориентироваться в обстановке и своевременно принять наилучшее управленческое решение.

Достаточность означает, что объём информации должен быть настолько полон, чтобы она позволяла менеджерам принять на соответствующем уровне управленческое решение. В то же время информация не должна быть избыточной, чтобы не отвлекать внимание менеджеров на несущественные и не относящиеся к делу сведения. Такая информация называется релевантной.

Аналитичность. Представляемая информация должна содержать данные экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа в кратчайшие сроки. В управленческом учёте непосредственно учётные данные составляют только 20–30% всей информации, остальные 70–80% приходятся на аналитические данные. Для сравнения, в финансовом учёте на долю учётных данных приходится 40–50% всей информации.

Гибкость необходима для того, чтобы при изменении внешних или внутренних условий хозяйственной жизни конкретные блоки информации обеспечивали бы всю полноту информационных интересов пользователей.

Полезность информации означает, что она должна объективно отражать параметры управляемых объектов и привлекать внимание руководителей к сферам потенциального риска.

Экономичность необходима для того, чтобы затраты на подготовку информации не превышали выгоду от ее использования.

Конфиденциальность. Информация, формируемая в системе управленческого учёта, является коммерческой или служебной тайной и требует защиты.