Глава 4. E‑mail – огромный почтовый ящик

E‑mail – огромный почтовый ящик

Однажды зимой Санта читал со сцены Radio City Music Hall в Нью‑Йорке рождественские письма и рассказывал тысячам детишек, как они запросто могут связаться с ним через сайт santa.com. Никто и глазом не моргнул, ведь это в порядке вещей для него – оставаться на связи с домашним офисом. Мы плавно перешли от послевоенного поколения сначала к поколению Х, а затем к поколению. com.

Даже если вы не пишете и не получаете миллионы сообщений, все равно они заменили привычную корреспонденцию. Электронная почта делает то, чего обычные письма или телефонные звонки сделать не в силах. Это легко, быстро и дешево. Идеально подходит для подтверждения планов и отправки коротких сообщений, экономит затраты на звонки, курьеров и счета за авиаперевозки. Благодаря электронной почте исчезают часовые пояса и необходимость перезванивать.

Если вы звоните по телефону, то всегда есть риск оторвать собеседника от дел или застать в неподходящий момент. Пользуясь электронной почтой, вы посылаете письмо тогда, когда удобно вам, а получатель открывает его тогда, когда может.

E‑mail позволяет компаниям оставаться на связи и реагировать оперативно.

«Вся внутренняя корреспонденция должна передаваться исключительно по электронной почте, – говорит Билл Гейтс. – Так сотрудники могут действовать почти с рефлекторной скоростью». Он настаивает, что на совещаниях не надо знакомить всех с информацией: «Гораздо удобнее использовать e‑mail».

Электронная почта меняет мир, в котором мы живем и работаем. Вместо поездок с семьей за границу многие руководители компаний останавливаются в отелях и становятся «виртуальными мигрантами» благодаря электронной почте и мобильным телефонам. Поколение. com заботится обычно о наличии постоянного электронного адреса: «Реальное место проживания люди моего поколения меняют постоянно, а вот адрес электронного ящика останется со мной навсегда, так что люди всегда смогут связаться со мной».

Предупреждение: электронная почта нередко вызывает привыкание и становится причиной разного рода проблем. Она может ускорить развитие конфликта в вопросах, которые требуют более глубоких размышлений. В переписке по электронной почте бывают моменты, когда не удается прервать разговор и спокойно решить проблему. А иногда из соображений любезности наилучшим выходом было бы написанное от руки письмо.

Обычно те, кто оказался в онлайн‑пространстве не так давно, делают для себя массу открытий и готовы всем сообщить об этом. Однако они рискуют столкнуться с огромной, но не расположенной их слушать аудиторией. Люди застенчивые, напротив, могут замкнуться в рамках электронных сообщений, что не улучшит их коммуникацию с миром. В целом же все большее число людей отправляют все больше лишних мыслей все большему количеству адресатов. Зная об этом, некоторые начинают удалять письма без прочтения или просто не отвечают на них.

Время – это проблема

Проблема связана не столько с написанием письма, сколько с его получением – как заставить деловых людей прочесть ваше сообщение и добиться ожидаемых действий? Пассажир на борту самолета из Нью‑Йорка в Даллас[20]ответил на 900 неоткрытых электронных писем, полученных им за десять месяцев. Однако их оказалось так много, что ему пришлось быть избирательным и удалить весь очевидный мусор.

Большинство руководителей получают от 50 до 100 электронных сообщений в день, у кого‑то это число достигает четырех сотен. Допустим, половину легко отсортировать и удалить. Но для ответа на вторую половину и написание еще пары десятков писем потребуется от двух до четырех часов в день. Каждый день. Поток никогда не прекращается. Если вы не разберетесь со своей почтой, она будет безостановочно накапливаться, а вы будете жертвовать общением с семьей, сном или деловыми встречами, чтобы в конце концов что‑то сделать со всем этим.

Проблема нехватки времени не ограничивается электронной почтой. Опрос Pitney Bowes показал, что среднестатистический офисный работник в США отправляет или получает более 200 сообщений в день по телефону, электронной почте, голосовой, внутриофисной и традиционной почте, экспресс‑почте, факсу, через телефонограммы, курьера или в виде стикеров. Многие из этих сообщений постоянно держат руководителей в напряжении. Специалист по экономике труда Алан Крюгер говорит: «Стало гораздо труднее определить, где кончается работа и начинается отдых».

Мы специально дали вам некое представление о том, какое давление на бизнес оказывает электронная почта. Это понимание – отправная точка для того, чтобы научиться писать хорошо.