Сделайте структуру вашего сообщения очевидной

Прежде чем начать писать, продумайте структуру документа. Она зависит от длины, сложности и характера темы. Любая записка длиннее половины страницы (или экрана) требует плана, который должен быть понятен читателю. В противном случае ваше сообщение покажется несвязным.

Вашему читателю придется нелегко, доведись ему припоминать все пункты и их взаимосвязи. Если то, что вы хотите сказать, укладывается в общепринятые схемы – например, три основных пункта, каждый подкреплен несколькими примерами, с одним‑двумя комментариями по каждому, – план может заменить вам структуру. Четкая структура поможет вашему читателю держать в памяти все пункты.

Некоторые заметки в неофициальном стиле – это на самом деле сложные отчеты и рекомендации. Любое подобное сообщение начинайте с изложения того, какие вопросы собираетесь затронуть.

В этом пакете документов:

• 4‑страничное стартовое объявление для WSJ и FT

• 2‑страничное дополнительное объявление

• 2 ролика телерекламы

• Медиаплан с учетом интернета

• Мнение агентства о функции, которую будет выполнять реклама

Рекомендации:

• На запуск кампании в середине сентября мы вкладываем $10 миллионов (средства массовой информации и производство).

• Необходимо договориться со СМИ и начать телепроизводство к 26 июля, чтобы успеть с запуском к середине сентября.

Вы согласны?

Пожалуйста, направьте нам комментарии и одобрите план к понедельнику, 26 июля.

Или же напишите краткую общую памятку и приложите ее к вашему отчету или плану в виде отдельного документа. Часто упускается из виду еще одна удобная структура: нумерованный список. У него есть масса преимуществ:

1. Он отлично подходит, когда нужно сформулировать несколько замечаний об одном предмете, слабо связанных между собой.

2. Он избавляет от необходимости придумывать логические связки; закончив один пункт, вы просто переходите к следующему.

3. Он визуально структурирует для читателя ваши мысли.

4. Пронумерованные разделы могут быть настолько длинными или короткими, насколько вы захотите (от предложения до двух и более абзацев). Единственное, что важно, – каждый пункт должен показывать начало новой мысли.

5. На номера пунктов сообщения впоследствии легко ссылаться.