Специалист по закупкам

К основным обязанностям деятельности специалиста по закупкам являются:

1. Обеспечение наличия на складе ТМЦ и оборудования, необходимых для производственно-хозяйственной деятельности структурных подразделений метрополитена, согласно закрепленной номенклатуре;

2. Изучение технических характеристик поставляемых ТМЦ;

3. Проведение анализа потребности структурных подразделений метрополитена по закрепленной номенклатуре;

4. Осуществление ведения договорно-претензионной работы по кругу своих обязанностей.[11]

Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие «Петербургский метрополитен» является унитарным предприятием, которое основано на праве хозяйственного ведения. Официальным документом ГУП «Петербургский метрополитен» является «Положение «О Закупках». Данное Положение регулирует порядок проведения закупок за счет собственных средств предприятия и содержит требования к закупкам, включающий порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения, информационное обеспечение закупки, порядок заключения и выполнения договоров, а также другие связанные с обеспечением закупок положения. ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от 21.07.2005 года №94-ФЗ не распространяет свое действие на порядок проведения закупок метрополитеном за счет собственных средств.

Порядок проведения закупок за счет собственных средств ГУП «Петербургский метрополитен» регулируется Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, Федеральным законом «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.2002 года №161-ФЗ, Положением «Об организации работы исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам, связанным с осуществлением Санкт-Петербургом прав собственника имущества государственных унитарных предприятий», утвержденным Распоряжением «О мерах по реализации ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 04.04.2003 года № 600-ра.

Положение регулирует отношения, которые связаны с закупкой товаров, работ, услуг, прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации.

Крупной для ГУП «Петербургский метрополитен» является сделка, стоимость которой 5 000 000 рублей и более. Согласование совершаемых метрополитеном крупных сделок по закупке энергоресуров (электроэнергии, теплоэнергии, газа и прочих энергоресурсов, водоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод), которые необходимы для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности предприятия, у единственного поставщика (монополиста в сфере электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод), осуществляется посредством издания соответствующего распоряжения Комитетом по транспорту, осуществляющим от имени Санкт- Петербурга, права собственника имущества метрополитена в области согласования крупных сделок.

Целью регулирования положения являются создание условий для своевременного и полного удовлетворения потребностей ГУП «Петербургский метрополитен» в товарах, работах, услугах, прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации с необходимыми показателями цены, качества и надежности, эффективное использование денежных средств, расширение возможностей участия юридических и физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, в закупках, осуществляемых для нужд метрополитена, развитие добросовестной конкуренции, обеспечение гласности и прозрачности закупки, предотвращение коррупции и других злоупотреблений.[12]

2.2. Анализ современных логистических концепций применяемых в ГУП «Петербургский метрополитен»

Закупки материальных ресурсов и обеспечение ими производственных подразделений предприятия являются одной из благоприятных сфер деятельности, где применение концепции логистики дает наиболее ощутимый положительный результат. Для закупочной деятельности характерна многовариантность возможных решений. Перед предприятием всегда стоит задача выбора рынка закупок, конкретного поставщика, выбора взаимозаменяемых материальных ресурсов, выбора формы закупки, вида транспорта, размера партии и сроков закупки, места хранения материальных ресурсов и др.

Принятию наиболее обоснованного и даже оптимального решения способствует инструментарий логистики. Здесь могут решаться одно и многокритериальные задачи оптимизации объема закупки по номенклатуре закупаемых материальных ресурсов, их качественным характеристикам, по поставщикам, по формам товародвижения. Применение соответствующих моделей позволяет оптимизировать размеры партий и сроков закупки материальных ресурсов, а также величину производственных запасов.[13]

Понятие «логистическая концепция» для организации бизнеса на предприятии можно рассматривать как основную идею, как платформу поддержки и механизм оптимизации ресурсов фирмы при управлении основными и сопутствующими потоками.

Основными концепциями в логистике являются:

- информационная (главная идея данной концепции заключается в том, чтобы сформулировать общую проблему управления материальным ресурсами предприятия (фирмы в целом или отдельной функциональной области: снабжения, производства, продаж) и одновременно производить информационно-компьютерное обеспечение решения проблемы);

- маркетинговая (уделяет внимание менеджмента компании на организацию логистического процесса в области распределения для усиления позиций фирмы в конкурентной борьбе. Такая система должна поддерживает стратегию конкуренции фирмы на рынке за счет принятия оптимальных решений в распределении, прогнозировании спроса на продукцию, интеграцию логистических операций и функций распределения, управления логистикой в компании);

- интегральная (данная концепция по сути развивает маркетинговую, учитывая новые условия бизнеса на современном этапе:

· Новое осознание механизмов рынка и логистики как стратегического элемента в конкурентных возможностях предприятия;

· Перспективы объединения между логистическими партнерами, новые организационные (структурные) отношения;

· Новые технологические возможности, например, в области гибких производств и информационно-компьютерных технологий, контроля и управления во всех сферах производства и распределения продукции).

В процессе развития логистики в бизнесе возникли и получили интенсивное развитие такие логистические концепции/технологии, как:

1. RP (Requirements/Resоurseplаnning) - планирование потребностей/ресурсов;

2. JIT (Just-in-time) - точно в срок;

3. LP (LeаnPrоductiоn) - «стройное» (плоское) производство.

Среди прочих логистических концепций, большинство которых появилось в последние 5-7 лет, можно указать следующие:

4.Supplychаinmаnаgement (SCM) - «управление цепью (цепями) поставок»;

5. Time-bаsedlоgistics - «логистика в реальном масштабе времени»;

6. Vаlueаddedlоgistics - «логистика добавленной стоимости»;

7. E-lоgistics - «Электронная логистика»;

8. Virtuаllоgistics - «Виртуальная логистика».

ГУП «Петербургский метрополитен» использует концепцию SCM, то есть «управление цепью / цепями поставок».

Управление цепями поставок (Supply Chаin Mаnаgement)– это организация, планирование, контроль и выполнение товарного потока, от проектирования и закупок через производство и распределение до конечного потребителя в соответствии с требования рынка и эффективности по затратам.[14]

Здесь внимание уделяется минимизации затрат и скорости прохождения продукции через цепь поставок с учетом интересов конечного пользователя в цепи. Идея заключается в том, что конкуренция поднимается с уровня отдельных компаний до уровня цепей поставок, что отражает суть следующего этапа эволюции конкуренции.

Закупочная функция может обеспечивать взаимодействие с разными участниками цепи поставок: заказчиками-организациями, заказчиками их заказчиков (заказчики второго уровня) и поставщиками, обслуживающими их поставщиков (поставщиками второго уровня).[15]

The Institute for Supply Management, ISM (Институт управления поставками), в своем глоссарии дает следующее определение управления цепью поставок: «Проектирование однородных, добавляющих ценность процессов, выходящих границы организации для удовлетворения реальных потребностей конечного потребителя и управления этими процессами. Важнейший фактор, необходимый для успешной интеграции цепи поставок, - развитие и интеграция человеческих и технологических ресурсов».

Конечно, накопление исторических данных способствует повышению точности прогнозов и планов, что в свое время с каждым месяцем и годом повышает оптимальность использования ресурсов компании.

Для передачи данных многочисленными приложениями были разработаны интерфейсы, однако использование разрозненных систем в метрополитене приводило к дублированию ввода данных, повышению затрат на их сбор, обобщение и анализ. Так, в 2003 году руководство Петербургского метрополитена приняло решение о необходимости создания единой системы управления предприятием на основе типового промышленного решения, которое должно учитывать как современные достижения в сфере информационных технологи, так и существующие потребности и особенности метрополитена. В связи с этим было принято решение о введение системы SАP ERP, которая охватывала все основное бизнес – процессы метрополитена:

- закупка материалов и оборудования;

- управление складскими запасами;

- бухгалтерский и налоговый учет;

- управление взаимоотношениями с поставщиками и подрядчиками;

- учет основных средств;

- техническое обслуживание и управление производством;

- планирование и управление производством;

- управление инвестициями;

- учет затрат;

- работа с договорами;

- финансовое планирование.

Алгоритм решения материально-технического снабжения ГУП «Петербургский метрополитен» с помощью SАP включает в себя три ключевых бизнес-процесса:

1. Обработка заказа на поставку

2. Поступление материала на склад

3. Контроль счетов и оплата

Сотрудники службы материально-технического снабжения используют в процессе закупочной деятельности программное обеспечение SАP ERP 2005.

Ключевым документом в решении SАP является заказ на поставку. Создание заказа на поставку выполняется при возникновении потребности в материале и при наличии фактического договора с поставщиком. Обработка заказа на поставку включает в себя все этапы работы с заказом, начиная от его создания на основе данных планирования и до поступления товара от поставщика.

Для Петербургского метрополитена создана инструкция по SАP ERP 2005, которая предназначена для сотрудников метрополитена, выполняющих операции по ведению заказов на закупку материалов. Заказа формируются в системе со ссылкой на контракт. Процесс создания заказа состоит из следующих этапов:

1. Вводится ссылка на контракт;

2. Определяется номенклатура материалов, количество, стоимость, дата поставки, дополнительные условия, склад (при поставке для склада поставщиком)

Документ «Заказ на поставку» состоит из трех частей:

- Заголовок. Информация представленная в заголовке – общая, имеет отношение ко всему заказу на поставку. Например, здесь указываются условия оплаты и доставка.

- Обзор позиций. Он представляет собой таблицу, в которую заносятся позиции заказа.

- Позиция подробно. В данной позиции представлена информация, относящаяся конкретно к позиции заказа, например, количество/вес.

Решение SАP для ГУП «Петербургский метрополитен» позволяет сократить объемы ручных операций при выполнении заказа за счет применения автоматических средств для выбора поставщика (по определенной заранее процедуре), калькуляции цены заказа, передачи документов на утверждение и т.д. Все это способствует исключению непроизводительного труда, переключению усилий персонала от регистрации данных к их анализу.

Поступление материала в программе SАP – это процесс, который обновляет значительное количество данных в различных областях, таких как история взаимоотношений с поставщиком, статус заказа на поставку, стоимость складских запасов материала, и в конечном итоге – объем складских запасов. Приемка материала может быть организована с применением процедур контроля качества, когда часть поставки передается в запас на проверке качества и останавливается для перемещения до окончания этой проверки.

Программа SАP автоматизирует обработку поступающих счетов-фактур от поставщиков, проверяя их на предмет корректности данных материала, цен, количеств, соответствия заказам на поставку.

Преимущества использования SАP:

1. Управление сложными цепочками поставок, сокращение затрат и обеспечение соблюдения нормативных требований;

2. Использование технологий RFID, SMS и GPS для обеспечения готовности к важнейшим событиям в реальном времени;

3. Повышение обзорности производственных объектов, партнеров и предприятия

4. Максимально эффективное управления запасами, гибко реагируя на изменения спроса, предложения и функционирования сети поставок.

5. Определение точных и достаточных объемов запасов, регулярное обновление этих данных и управление ими

6. Снижение затрат клиентов благодаря уменьшению объема хранимых запасов и сокращению оборотного капитала

7. Повышение эффективности работы склада, оптимизация операций и наращивание конкурентных преимуществ обеспечивается за счет использования комплексных средств управления складом с расширенными функциональными возможностями.

Таким образом, система поддерживает процесс закупки в ГУП «Петербургский метрополитен», обеспечивая его надежное исполнение как важного этапа в выполнении логистической сети предприятия. В процессе выполнения закупок формируется статистика по поставщикам и затратам, которая используется в процедуре оптимизации логистической сети.

2.3. АВС - XYZ – анализ закупаемых материалов ГУП «Петербургский метрополитен».

Широко используемая классификация и закупок и запасов исходит из денежной стоимости продукции. В XIX веке итальянский ученый В.Парето обратил внимание на то, что, независимо от изучаемой страны, основную часть ее богатсва контролирует небольшая часть населения. Это наблюдение привело к появлению кривой Парето, которую часто называют правилом 80-20, а еще чаще кривой АВС – анализом, который приводит к выделению трех классов запасов: А, В и С.[16]

Рис. 2.2 - Кривая Парето

Метод АВС – анализа заключается в делении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности в зависимости от их удельной стоимости. Всю номенклатуру закупаемых материально-технических ресурсов распределяют в порядке убывания общей суммы закупок (как правило, за год). Так, к группе А относят все наименования продукции начиная с первого, общая стоимость закупок по которым составила 75-80% суммарной стоимости годового объема закупок. В группу В включают позиции, общая сумма закупок которых составляет 10-15% от общей суммы, соответственно в группу С — номенклатурные позиции, закупки по которым составляют 5-10% от общей суммы закупок за год.

АВС-анализ в системе снабжения используют для определения подходов к планированию потребности в материально-технических ресурсах, выбору поставщиков, управлению запасами.

Как специалист по закупкам может пользоваться подобной классификацией? Целесообразно, чтобы он тратил больше времени на категорию А и В, и меньше всего на категорию С. Так как гарантия поставок и наличия обычно в равной степени важна по всем изделия то, как правило, для управления запасами категории С заказы на них размещают у одного или всего у нескольких поставщиков. Для этого нужно заключать соглашение о закупках «отсутствие запасов» или системные контракты, применяя карты снабжения, используя электронные каталоги и достаточно редко проводя проверку имеющейся продукции. Эти приемы сокращают объем необходимой документации и усилия специалистов (по большей части изделий) и при этом обеспечивают высокий уровень обслуживания.

Изделия категории А особенно важны для обеспечения финансовых показателей организации, и поэтому их обычно хранят в небольшом количестве, а заказывают и проверяют часто. Изделия категории В располагаются между категориями А и С, их проверяют меньше, чем категорию А. [17]

XYZ – анализ позволяет произвести классификацию ресурсов в зависимости от стабильности их потребления и точности будущего прогнозирования. С помощью этого метода можно определить товары, имеющие постоянный спрос, товары, закупка или продажа которых подвержены колебаниям, например, сезонность и, товары, потребность в которых носит случайный характер.

Методика XYZ – анализа заключается в расчете каждой товарной позиции коэффициента вариации и колебания расхода. Данный коэффициент показывает отклонение расхода от среднего значения и выражается в процентах.

Формула для расчета коэффициента вариации (рис.2.3):

(рис.2.3)
где — значение параметра по оцениваемому объекту за i- тый период,

— среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,

— число периодов.

Результатом XYZ – анализа является группировка ресурсов на 3 категории:

Категория X – ресурсы, характеризующиеся стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза (от 5% до 15%).

Категория Y – ресурсы, характеризующиеся известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования (от 15% до 50%).

Категория Z – потребление ресурсов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая (50% и выше).

При совмещении результатов АВС-и XYZ-анализа определяется девять групп товаров: АХ, АY, АZ, ВХ, BY, BZ, СХ, CY, CZ, составляющих так называемую матрицу АВС XYZ. На основе данной матрицы может быть осуществлен выбор конкретных решений и разработаны стратегии по работе с номенклатурными позициями.[18]

Преимущества совмещенного подхода АBC XYZ – анализа:

1. Повысить эффективность системы управления товарами

2. Перераспределить усилия персонала в зависимости от их квалификации и имеющегося опыта

3. Выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество этих товаров на складе

4. Повысить долю высоко прибыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики

В качестве объекта анализа была выбрана одна номенклатурная группа «Электроинструмент», содержащая 136 товарных единиц, которые были закуплены за год в период с 01.03.2012 по 31.02.2013.

Все данные были взяты из системы SАP ERP 2005 ГУП «Петербургский метрополитен».

Рисунок 2.4 - Пример закупки «шуроповерта BОSCH» в системе SАP ERP2005

Рисунок 2.5 - Пример закупки «шуроповерта BОSCH» в системе SАP ERP 2005

Анализируя полученные данные, можно сделать следующие выводы:

Группа товаров А содержит 11 наименований, что составляет около 49,45% от общего количества номенклатурных позиций исследуемого ассортиментного ряда.

Группа товаров В включает в себя 35 наименований, что составляет 31,14% от общего количества единиц номенклатуры.

Группа товаров С состоит из 89 наименований, которые обеспечивают самый маленький процент объема закупок.

Рисунок 2.6 - Итог АВС – анализа закупок «Электроинструмента» в ГУП «Петербургский метрополитен»

По результатам XYZ – анализа можно сделать следующие выводы:

Все товары номенклатурной группы «Электроинструмент» вошли в группу Z. Это связано с тем, что закупка данных товаров в ГУП «Петербургский метрополитен» носит непредсказуемый и случайный характер. Для данных товаров характерны закупка по потребности в них, а значит, их нельзя спрогнозировать или заранее спланировать, а также закупить.

В результате АВС-XYZ анализа были выявлены 3 группы АZ, BZ и CZ. Так, группы АZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. По товаром этой группы необходимо пересмотреть систему заказов. Часть товаров необходимо перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по другой части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, которые ближе расположены к складу и тем самым снизить сумму страхового товарного запаса, повысить периодичность контроля и др.

В группу товаров CZ входят товары спонтанного спроса, новые товары, товары, поставляемые под заказ. Часть этих товаров можно выводить из ассортимента, а другую часть необходимо контролировать, потому что именно из товаров этой группы возникают неликвидные товарные запасы, от которых предприятие несет потери.