Структурирование внешних носителей и способы обзора

Четко разделяйте области: основного внимания, ближайшего, все остальное. Например, центр стола – только для важнейшего, окраины – для менее важного, все остальное – в ящики. Следите за тем, чтобы в области центрального внимания было не больше 1-2 предметов, на «окраинах» - 7-10. Меняйте предметы местами в зависимости от того, что в данный период времени более важно. То же самое верно в отношении любых напоминаний: постеров на телефоне или мониторе, и т.п. Не бывает нескольких одинаково важных дел – если вы сочтете их все одинаково важными и поместите в область ближайшего внимания, то быстро потеряете ориентацию (из-за ограниченности объема внимания).

Очевидно, такой способ наведения порядка значительно более прост и компактен, чем хрестоматийное "каждая вещь должна знать свое место". На практике обычно получается так, что это правило неисполнимо, и поэтому порядка нет вообще никакого. Правило структурирования внимания требует гораздо меньше затрат сил (всего лишь разделить всю информацию на 3 области, и поддерживать своевременное удаление лишнего из областей первостепенного внимания), но дает больший выигрыш в расходах времени и внимания на появление нужного дела в поле зрения в нужный момент.

Другой способ повысить эффективность обзора - применение списков, в частности - двухмерных. В системе TMI широко применяются т.наз. "матрицы", т.е. таблицы с осями типа "месяцы года - дни месяца", итп. Они применяются в основном для планирования дел, жестко привязанных ко времени. Мы применили этот метод к задаче обзора регулярных дел, не привязанных жестко к времени:

При наступлении конца соответствующего периода напротив всех дел ставится или галочка (выполнено), или прочерк (не выполнено). Прочерк ничего плохого не означает, какие-то дела не обязательно выполнять каждую неделю. Более того, в недельной таблице могут быть и ежемесячные дела (норма – одна галочка на три прочерка). Главное, что вы получаете компактный обзор того, что происходит. Одно дело просто каждый день или каждую субботу к вечеру вспоминать «ой, опять забыл забэкапиться», а потом, нарвавшись на вирус, к великому удивлению обнаружить, что это «ой» происходило в течение нескольких недель, и ущерб достаточно велик. А другое дело – видеть перед собой последовательность галочек и дефисов, которые ясно вас информируют: бэкап не делан уже две недели… пора…