Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?


Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Раздел 1. Экспертиза ценности документов: понятие, виды, признаки





 

В современном обществе информация имеет значительную ценность. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача – отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного хранения [1, с. 8].

Третья задача – обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось». В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов:

- роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций.

- время и место образования документов

Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. К таким периодам относятся: периоды Отечественной войны 1812 г., Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг. и др.;

Чтобы было понятно, приведем такой пример. Всем известна структура управления системой образования в нашей стране: Министерство образования Республики Беларусь, далее — областные и районные управления образования. Документы названных органов управления поступают на государственное хранение. Только Министерство образования является источником комплектования государственного архива республиканского уровня — Национального архива Республики Беларусь, областные управления образования передают документы на государственное хранение в областные архивы, а документы районного управления образования поступают на хранение в зональный государственный архив. Документы же средних общеобразовательных школ в государственные архивы не поступают, потому что основные документы, характеризующие деятельность учреждения (например, планы, отчеты, бухгалтерские балансы, штатные расписания и др.), имеются в районных управлениях образования и поступают на государственное хранение в составе документов районных управлений.

2) критерии содержания документов

- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Этот критерий, например, действует при определении сроков хранения таких документов, как устав организации, свидетельство о регистрации, учредительный договор и многих других документов, которые хранятся постоянно.

3) критерии внешних особенностей документов:

- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей)

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, которые оформленные и подписанные направляются в вышестоящие инстанции.

- юридическая сила документа

Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа;

- поглощенность содержания.

Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени и т.д.

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли или по учреждениям одной отрасли в масштабе района) [8, с.157].

- физическое состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия - наличие сильно поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна.

При определении ценности (сроков хранения) документов рекомендуется использовать все перечисленные выше критерии в комплексе. Это и есть реализация на практике принципов экспертизы: историзма, всесторонности и комплексности.

Однако бывает иногда так, что на постоянный срок хранения определяются документы, в отношении которых нельзя использовать в комплексе все названные принципы и критерии. Речь в данном случае идет о документах, созданных много лет назад, так называемых исторических документах. Например, расписка о том, что в годы войны актер театра за выдающиеся творческие достижения награждался отрезом на костюм, будет интересна потомкам своим содержанием, поскольку отражает дух времени. Записка управляющего домами Правительства БССР, написанная на трофейном немецком бланке, также будет представлять интерес — здесь важен критерий внешних особенностей документа, в котором проявляется принцип историзма.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы [2, с. 35].

 

Date: 2015-10-19; view: 803; Нарушение авторских прав; Помощь в написании работы --> СЮДА...



mydocx.ru - 2015-2024 year. (0.014 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию