Порядок проведения экспертизы ценности

В работе по проведению экспертизы ценности документов можно выделить три этапа:

· первый (подготовительный) этап – задачами работы на данном этапе являются определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе, разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы;

· второй (основной) этап – задачей этого этапа является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивных фондов и восполнению фондов руководящих органов;

· третий (заключительный) этап – задачами заключительного этапа являются оформление результатов экспертизы ценности документов, внесение изменений в научно-справочный аппарат и учетные документы архива, физическое изъятие выделенных к уничтожению документов.

Экспертиза ценности документов проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в ведомственном архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

· в государственном архиве – для систематизации и учета архивных фондов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

3. ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ
(ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ)

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных
и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий), необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением
о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.