Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка предусматривает целый комплекс работ по оформлению дела:

1. Полистный просмотр документов дела.

2. Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А 4 – на 4 прокола).

Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

6. Нумерация листов в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя.

В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

- полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

- индекс дела – переносится из номенклатуры дел;

- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;

- срок хранения - переносится из номенклатуры дел;

- крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

- номера документов в деле;

- номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

- количество листов в деле – переносится с листа-заверителя.

7. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.